资产运营部档案管理制度

PAGE资产运营部档案管理制度一、总则（一）目的为加强资产运营部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在资产运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于资产运营部各部门及全体员工在资产运营管理活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指资产运营部在资产购置、处置、运营监控、产权管理等业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则资产运营部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理岗位负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则应保证档案的全面性和完整性，涵盖资产运营业务的各个环节和方面，避免重要档案的遗漏。3.准确性原则档案内容必须真实、准确地反映资产运营活动的实际情况，数据准确无误，表述清晰规范。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.方便利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高档案的使用效率，满足资产运营管理工作对档案信息的需求。二、档案管理职责（一）档案管理岗位职责1.负责制定和完善资产运营部档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时、完整和规范。3.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案目录数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的保管、存储，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的查询、借阅服务，根据工作需要及时提供档案信息，做好借阅登记和催还工作。7.参与资产运营部涉及档案的各类业务活动，提供档案咨询和支持，确保档案的合理利用。8.负责档案管理工作的统计和总结，定期向上级汇报档案管理情况。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和归档工作，并指定专人负责档案管理工作。2.各部门档案管理人员应按照档案管理岗位的要求，及时将本部门在资产运营活动中形成的各类档案收集齐全，进行初步整理后移交档案管理岗位。3.在日常工作中，各部门应严格执行档案管理制度，妥善保管本部门暂存的档案，确保档案的安全和完整，积极配合档案管理岗位开展档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.资产购置档案包括资产采购计划、采购合同、招投标文件、资产验收报告、资产入账凭证等。2.资产处置档案包括资产处置申请、评估报告、处置方案、交易合同、处置收入入账凭证等。3.资产运营监控档案包括资产运营数据报表、分析报告、风险预警记录、运营检查记录等。4.产权管理档案包括产权登记文件、产权变更文件、产权纠纷处理文件等。5.其他与资产运营相关的档案如会议纪要、工作请示与批复、调研报告、审计报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在资产运营活动中形成的各类档案，并确保档案的真实性、完整性和准确性。2.档案收集应遵循及时、主动的原则，在业务活动结束后，相关责任人应在规定时间内将档案移交本部门档案管理人员。3.对于重要的资产运营项目，应实行项目档案跟踪管理，从项目启动开始，档案管理人员就应介入，确保项目档案的全程完整收集。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理的要求，实现档案管理的信息化和规范化。（四）整理方法1.分类根据资产运营业务的特点和档案内容，将档案分为资产购置、资产处置、资产运营监控、产权管理等几大类，每大类下再根据具体业务细分为若干小类。例如，资产购置类可分为固定资产购置、无形资产购置等小类；资产处置类可分为出售处置、报废处置等小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年份+类别代码+流水号”的方式，如“2023ZC001”，其中“2023”表示年份，“ZC”表示资产购置类别代码，“001”表示该类别下的流水号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并同时建立电子目录数据库，方便查询和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，保持档案的原貌。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类编号顺序排列存放在档案密集架上，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等。电子档案应按照档案分类目录进行存储，并建立相应的索引，确保电子档案的快速检索和利用。3.对重要的纸质档案和电子档案，应进行异地备份，以防止因自然灾害、突发事件等原因导致档案丢失。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括资产运营部的重要决策文件、涉及重大资产处置和产权变更的文件、具有长期历史价值和法律依据的文件等。3.长期保管的档案保管期限一般为15年至50年，主要包括资产运营业务的一般性文件、重要合同协议、定期的运营数据报表等。4.短期保管的档案保管期限一般为5年以下，主要包括临时性的工作文件、一般性的业务资料等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关责任人的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括档案清查的基本情况、发现的问题及处理结果等，并将清查报告存档。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。2.遵循维护历史真实面貌的原则，确保档案的真实性和完整性，不得随意篡改或销毁档案。3.严格按照规定程序进行鉴定，确保鉴定结果的公正性和权威性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理岗位人员、相关业务部门负责人和专业技术人员组成。档案鉴定小组负责对拟销毁的档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，直接判断档案的保存价值。2.分析比较法将拟鉴定的档案与同类档案进行比较分析，参考同类档案的保存价值，确定拟鉴定档案的保存价值。3.效益评估法从档案对资产运营管理工作的实际效益出发，评估档案的利用价值和保存必要性，以此确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对达到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁审批表》经部门负责人审核、资产运营部主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁纸质档案时，应采用焚烧或粉碎等方式，确保档案信息无法恢复；销毁电子档案时，应采用专业的删除工具，对存储介质进行彻底擦除，确保电子档案数据无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁地点、监销人等内容。5.档案销毁后，应将《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》等相关资料存档，以备查考。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务大局原则档案利用应围绕资产运营部的中心工作，为决策支持、业务开展、监督检查等提供有力的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息不泄露，维护公司的利益和形象。（二）利用范围1.内部查阅资产运营部员工因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案。查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理岗位查阅。2.外部查阅因审计、纪检、司法等工作需要，外部单位查阅资产运营部档案时，应出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经资产运营部主管领导批准后，由档案管理岗位人员陪同查阅。查阅档案应严格遵守相关保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.借阅资产运营部员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、数量、借阅期限等内容，经部门负责人批准后，到档案管理岗位办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用方式1.现场查阅档案利用人员可到档案库房现场查阅档案，档案管理岗位人员应提供必要的查阅条件，并协助查阅人员查找所需档案。2.档案复制根据档案利用人员的需求，档案管理岗位人员可提供档案复制服务。复制档案应经档案管理岗位负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复制的档案应加盖档案管理专用章，并注明复制日期、份数等内容。3.档案摘录档案利用人员如需摘录档案内容，应经档案管理岗位负责人批准，并在摘录内容上注明档案来源、摘录日期等信息。摘录的内容应准确无误，不得断章取义。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、编号、数量、利用方式、归还日期等。2.档案利用登记应采用纸质和电子两种方式，纸质登记册应妥善保管，电子登记记录应定期备份，确保登记信息的完整和可查。3.档案管理岗位人员应定期对档案利用登记情况进行统计和分析，及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的资产运营部档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用全过程的信息化管理。2.通过档案信息化管理系统，提高档案管理工作效率，方便档案查询和利用，提升档案管理的科学化、规范化水平。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露，保障公司资产运营管理工作的顺利开展。（二）信息化系统功能1.档案录入功能能够实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等，并支持批量录入和导入功能。2.档案查询功能提供多种查询方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限、密级等条件进行查询，能够快速准确地定位所需档案信息。3.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、催还等全过程的信息化管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，方便对档案借阅情况进行跟踪和管理。4.档案统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和分析图表，为档案管理决策提供数据支持。5.档案安全管理功能设置用户权限管理，不同人员只能访问和操作其权限范围内的档案信息；对档案数据进行加密存储和传输，防止档案信息泄露；定期进行数据备份，确保档案数据的安全性和完整性。（三）数据录入与维护1.档案管理岗位人员应按照档案整理要求，及时将档案信息录入档案信息化管理系统。录入的数据应准确无误，确保与纸质档案内容一致。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、数据清理、数据备份等。数据更