公司员工人事档案管理制度

公司员工人事档案管理制度第一章总则1.1目的与依据为规范公司员工人事档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保档案信息真实、完整、安全、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》《个人信息保护法》及公司《保密管理制度》《信息安全管理制度》，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司总部、各分支机构、子公司、项目公司全体建立劳动关系的员工，包括正式、试用、借调、返聘、实习、外籍及劳务派遣人员。1.3管理原则（1）一人一档，档随人走；（2）材料归口，分级负责；（3）过程留痕，动态更新；（4）最小可用，安全可控；（5）利用留痕，违规必究。第二章组织与职责2.1档案管理架构公司实行“人力资源部归口、业务部门协同、档案室实体保管、信息化平台支撑”的四级管理模式。2.2人力资源部职责（1）制定、修订、解释本制度；（2）统筹档案分类、编码、索引、统计、培训、考核；（3）审核员工档案转入、转出、借阅、复印、销毁申请；（4）每季度组织一次档案质量抽查，年度覆盖100%；（5）对违规泄密、篡改、丢失事件启动问责。2.3业务部门职责（1）入职后三个工作日内向人力资源部移交原始材料；（2）员工岗位、薪酬、考核、奖惩、培训等信息发生变更后两个工作日内提交佐证材料；（3）指定兼职档案联络员，参加年度培训并通过考核。2.4档案室职责（1）负责实体档案的接收、编号、装盒、上架、温湿度控制、防火、防盗、防虫、防光、防水、防磁；（2）建立《档案库房日志》，每日双人巡查并签字；（3）对保管期满的档案提出鉴定申请，不得擅自销毁。2.5信息化部门职责（1）负责电子档案系统权限设计、加密、备份、审计；（2）确保RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；（3）每年至少进行一次渗透测试和灾备演练。2.6员工本人义务（1）如实填写个人信息，签字确认；（2）变更姓名、身份证、户籍、学历、学位、婚姻、紧急联系人、银行账户、资质证书等信息后十个工作日内主动申报；（3）不得伪造、篡改、隐匿、毁弃档案材料。第三章档案分类与归档范围3.1分类体系A类：履历材料（简历、登记表、证件照、电子签名）；B类：入职材料（录用审批表、offer、劳动合同、保密协议、竞业限制协议、员工手册回执、背景调查授权书及报告、体检报告、原单位离职证明）；C类：证照材料（身份证、护照、居住证、社保卡、公积金卡、学历学位证、职称证、职业资格证、特殊作业操作证、外语等级证、计算机等级证、获奖证书）；D类：岗位变动材料（任免通知、调岗审批表、晋升评审表、降级说明书、轮岗记录、借调函、挂职证明）；E类：薪酬福利材料（定薪表、调薪表、绩效奖金表、股权激励协议、福利补贴表、社保公积金对账单、商业保险单、个税申报记录）；F类：绩效考核材料（绩效合同、季度评估表、年度评估表、绩效面谈记录、绩效申诉表、强制分布确认表）；G类：培训开发材料（培训需求调研表、年度培训计划、培训通知、签到表、课程评估表、考试试卷、结业证、外训协议、培训补贴表）；H类：奖惩记录（通报表扬、记功、创新奖、项目奖、警告、记过、降职、解除劳动合同通知、廉洁承诺书、违纪调查报告）；I类：离职材料（辞职信、解除协议、工作交接单、离职审计表、离职证明、竞业限制启动通知、保密义务提醒函、失业金申领表）；J类：其他需归档材料（员工声明、法律援助记录、工会关系、劳动争议调解书、仲裁裁决书、法院判决书、特殊群体关怀记录）。3.2归档时限（1）入职材料须在员工报到当日完成收集，七个工作日内完成整理、编号、系统录入；（2）在职期间动态材料，业务部门须在事项终了后两个工作日移交；（3）离职材料须在员工最后工作日完成收集，三个工作日内完成归档。3.3归档要求（1）原件优先，复印件须加盖“与原件一致”章并附经办人签字；（2）材料左侧两孔一线装订，不锈钢钉，避免锈蚀；（3）热敏纸须复印后归档，原件附后；（4）大于A4幅面的图纸折叠成210mm×297mm，图签朝外；（5）破损材料先修复再归档，易褪色材料使用无酸纸隔离；（6）电子文件须采用PDF/A-2b格式，分辨率≥300dpi，带数字签名及时间戳。第四章档案编号与目录4.1编号规则采用“公司代码-年度-序列号-版本号”四级结构，共16位。示例：HR20240918001V01，含义：人力资源部2024年入职的第001号员工第1版档案。4.2目录体系（1）卷内目录置于首页，包含序号、材料名称、页数、日期、责任人、备注；（2）系统目录与实体目录同步更新，差异率≤0.1%；（3）新增材料须在24小时内完成补录，目录页加盖“续补”章。4.3条码与RFID每份档案盒贴有唯一二维码+RFID双标签，扫码可显示员工姓名、编号、库房列、节、层、格，实现快速定位与盘点。第五章档案保管与防护5.1库房标准（1）面积按每千卷不低于15㎡规划，预留三年增长空间；（2）采用甲级防火门，耐火极限≥4小时；（3）配置七氟丙烷气体灭火系统，烟感、温感双探测；（4）安装红外双鉴报警器，与物业24小时值班室联动；（5）温湿度范围：温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%，日波动≤±2℃、±5%RH；（6）配置防爆灯、防紫外线窗帘，照度≤50lux；（7）地面铺设防静电地板，荷载≥1200kg/㎡；（8）设置独立UPS，持续供电≥2小时。5.2实体档案防护（1）档案盒采用无酸纸板，PH值7.5-8.5，厚度≥3mm；（2）不同载体分库保管，胶片、磁带、光盘置于防磁柜；（3）每季度进行一次虫霉检查，发现虫卵立即低温冷冻杀虫；（4）年度抽样测酸，PH值低于7.0的纸张进行脱酸处理。5.3电子档案防护（1）采用SM4国密算法加密，密钥长度128位；（2）本地三副本，异地两副本，分别位于同城异楼、异地800公里以上；（3）每日增量备份、每周全量备份、每月刻录一次蓝光光盘冷备；（4）开启WORM（一次写入多次读取）功能，防止勒索病毒篡改；（5）系统登录采用双因子认证，权限颗粒度细化到字段级；（6）所有操作写入区块链日志，哈希值每日同步至公证处节点。第六章档案利用与借阅6.1利用范围（1）员工本人可申请查阅本人档案，须出示身份证并现场拍照；（2）因审计、诉讼、公证、职称评审、积分落户、退休审批等需要，经人力资源部总监书面批准可调阅；（3）外部机构调阅须持正式公函，经法务、保密办、分管副总裁三级审批，并签订《保密协议》；（4）任何借阅不得带走原件，电子档案采用水印+DRM控制，有效期≤24小时，到期自动销毁。6.2借阅流程（1）申请人在OA提交《档案借阅申请单》，注明用途、所需材料、借阅时长；（2）系统自动校验申请人权限，生成二维码；（3）档案管理员扫码出库，全程双人作业；（4）阅览在指定监控室进行，禁止拍照、复印、摘抄涉密内容；（5）归还时逐页清点，发现缺页、污损立即启动调查。6.3利用统计系统自动生成月度、季度、年度利用报表，包含调卷次数、利用率、热点材料排行，为制度优化提供数据支撑。第七章档案转递与移交7.1内部转递员工跨部门、跨城市调动，档案须密封加盖骑缝章，通过机要通道或双人押送，禁止个人携带。7.2外部转递（1）员工离职并入职新单位，须持新单位调档函，原单位在收到函后五个工作日内通过EMS档案专递或机要通信寄出；（2）转递单随袋同行，一式三份，发件方、收件方、员工本人各执一份；（3）系统状态同步更新为“已转出”，原库位保留索引，保存期为十年。7.3退休移交员工到达法定退休年龄，人事档案移交至属地退休管理机构，移交清册永久保存。第八章档案鉴定与销毁8.1鉴定组织成立由人力资源部、法务部、审计部、工会、档案室组成的五人鉴定小组，任期三年。8.2鉴定标准（1）保存期满且对历史研究、权益追溯无持续价值的档案可销毁；（2）涉及未结诉讼、潜在纠纷、知识产权、商业秘密的档案延长保存期；（3）国家法律法规另有规定的，从其规定。8.3鉴定流程（1）档案室提前90天提出鉴定申请，列出待鉴定清单；（2）鉴定小组逐卷审查，形成《鉴定意见书》，签字确认；（3）意见书公示五个工作日，员工本人可提出异议；（4）无异议或异议不成立的，报总裁办公会审批。8.4销毁方式（1）纸质档案采用双轴撕碎+制浆，全程视频监控，留存影像三年；（2）电子档案采用符合国密标准的擦除工具，覆写七次，生成销毁报告；（3）销毁清册永久保存，包含原编号、份数、页数、销毁时间、地点、执行人、监督人。第九章电子档案特殊管理9.1元数据要求电子文件须同步捕获以下元数据：标题、创建人、创建时间、修改时间、文件大小、格式、分辨率、密级、哈希值、版本号、业务行为描述。9.2版本控制任何修改须生成新版本，旧版本置为“历史状态”，保留只读权限，系统记录差异。9.3长期可读（1）每五年进行一次格式迁移，迁移前后进行批量校验，错误率≤0.01%；（2）对依赖专用软件读取的文件，同步保存软件安装包、许可证、虚拟机镜像；（3）建立技术路线图，提前三年规划淘汰格式的替代方案。第十章保密与安全管理10.1密级划分档案密级分为核心商密、普通商密、内部、公开四级，分别对应红色、橙色、黄色、绿色标签。10.2访问控制（1）核心商密档案实行“双人双锁”，须同时插入两把不同钥匙方可开启；（2）系统采用基于属性的加密策略，支持动态脱敏，敏感字段默认以“*”显示；（3）禁止非授权移动存储设备接入档案系统，USB端口封闭并贴封条。10.3审计与问责（1）系统保留操作日志不少于二十年，任何人在任何时间对任何档案的增删改查均留痕；（2）违规事件分级处理：轻微违规扣当月绩效20%，严重违规降职降级，情节恶劣解除劳动合同并追究民事赔偿，涉嫌犯罪移送司法机关；（3）建立“黑名单”机制，违规人员五年内不得从事档案管理相关岗位。第十一章档案信息化项目管理11.1项目立项档案信息化项目须进行可行性研究，包含需求分析、风险评估、投资估算、ROI测算，经董事会批准后方可实施。11.2供应商管理（1）采用公开招标，设置技术、商务、服务、安全四维度评分；（2）签署《保密协议》《源代码托管协议》，约定知识产权归属；（3）交付前进行第三方安全测评，漏洞等级高中危清零后方可上线。11.3验收与后评价（1）验收分为初验、试运行、终验三个阶段，每个阶段出具独立报告；（2）系统上线一年后进行后评价，重点评估利用率、故障率、用户满意度、成本收益，评价结果纳入供应商信用档案。第十二章培训与考核12.1培训体系（1）新员工入职培训设置“档案管理”必修模块，学时2小时；（2）档案管理员每年接受不少于16学时专业培训，包含国家标准、数字化技术、保密案例；（3）业务部门联络员每年接受不少于8学时培训，考核合格方可续聘。12.2考核指标（1）归档及时率≥99%；（2）目录差错率≤0.1%；（3）借阅归还完好率100%；（4）泄密事件0起；（5）年度利用满意度≥90%。12.3奖惩措施（1）年度考核前3名档案管理员授予“金档奖”，奖金5000元；（2）连续两次考核低于80分调离岗位并扣发年度绩效10%。第十三章应急预案13.1灾害场景火灾、水浸、地震、爆炸、盗窃、网络攻击、勒索病毒、战争、恐怖袭击。13.2应急组织成立档案应急领导小组，由分管副总裁任组长，24小时值班电话公开。13.3响应分级Ⅳ级（蓝色）：局部漏水、单台服务器故障，30分钟内现场处置；Ⅲ级（黄色）：多间库房进水、系统停机，2小时内完成数据切换；Ⅱ级（橙色）：建筑火灾、爆炸，6小时内完成实体抢救；Ⅰ级（红色）：地震、战争，24小时内完成异地灾备接管。13.4物资准备（1）防水档案箱500个，吸水膨胀袋1000条；（2）便携式冷藏箱10个，用于低温保存水浸档案；（3）数字化外包公司签署《灾害抢救协议》，保证4小时内到场；（4）与本地档案馆、博物馆建立互助联盟，共享冷冻干燥、真空修复设备。13.5演练与评估每年组织两次实战演练，随机抽取场景，演练结束形成《评估报告》