行政管理运营制度

PAGE行政管理运营制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政管理运营，提高行政工作效率，确保公司各项工作有序开展，为公司发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司行政管理运营合法合规。2.规范性原则：各项管理规定明确、具体，具有可操作性，保证行政管理工作的规范化。3.效率性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高行政工作效率，降低运营成本。4.服务性原则：以服务公司各部门和员工为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、组织架构与职责（一）行政管理部门架构行政管理部门设部门经理一名，下设行政事务组、后勤保障组、档案管理组等。（二）各岗位职责1.部门经理全面负责行政管理部门的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。协调与公司其他部门的工作关系，确保行政管理工作与公司整体运营相契合。负责行政管理费用的预算编制与控制，合理分配资源。对行政管理工作中的重大事项进行决策，及时向上级领导汇报工作进展。2.行政事务组负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发与存档。安排公司会议、活动，做好会议记录与活动组织协调工作。管理公司办公用品、设备的采购、发放与维护，确保办公物资的正常供应。负责公司印章、证照的保管与使用登记，严格执行印章管理制度。处理公司日常行政事务，如员工请假、考勤统计等。3.后勤保障组负责公司办公区域的环境卫生维护，定期进行清洁消毒。根据公司需求，提供车辆调度与使用服务，确保车辆安全运行。管理公司食堂、宿舍（如有）等后勤设施，保障员工生活需求。负责公司水电、空调等设施设备的日常巡检与维修，及时处理故障。做好公司安全保卫工作，制定安全制度，加强人员与财产安全防范。4.档案管理组建立健全公司档案管理制度，负责各类档案的收集、整理、归档与保管。对档案进行分类编号，便于查询与利用，确保档案资料的完整性与准确性。按照规定的期限与程序，做好档案的借阅、归还登记工作，严格保密档案内容。定期对档案进行清查盘点，及时发现并解决档案管理中存在的问题。三、行政事务管理（一）文件管理1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应明确、准确、简洁，符合公司相关规定与格式要求。涉及重要事项或多部门协作的文件，起草部门应提前与相关部门沟通协调，确保文件内容的可行性与一致性。2.文件审核文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性、合规性等。初审通过后的文件提交行政管理部门审核把关，行政管理部门从格式规范、语言表达、与公司整体政策的一致性等方面进行审核。对于涉及重大决策、重要业务等关键文件，需经公司领导审核批准。3.文件印发审核通过的文件由行政管理部门按照规定格式进行排版、编号，交由指定人员印发。文件印发应严格控制份数，根据实际需要进行发放，避免浪费。印发后的文件应及时分发给相关部门与人员，并做好发放记录。4.文件存档文件印发后，行政管理部门负责将文件的电子文档与纸质文档进行存档。电子文档应按照公司档案管理要求进行分类存储，纸质文档应装订成册，放入专门的档案柜保管。定期对文件存档情况进行检查，确保文件资料的安全与完整。（二）会议管理1.会议计划行政管理部门定期收集各部门的会议需求，结合公司工作安排，制定年度、季度、月度会议计划。会议计划应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，并提前通知相关部门与人员。2.会议组织根据会议计划，行政管理部门负责会议的组织筹备工作，包括场地布置、设备调试、资料准备等。提前安排专人负责会议签到，统计参会人员情况，确保会议按时召开。在会议过程中，做好会议记录，记录会议讨论的主要内容、决议事项、责任分工等。3.会议纪要会议结束后，行政管理部门及时整理会议纪要，经会议主持人审核后印发给参会人员及相关部门。会议纪要应准确概括会议主要内容，突出决议事项与工作要求，便于相关人员执行落实。4.会议跟进行政管理部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，及时向相关部门反馈执行进展。对于执行过程中出现的问题，协调相关部门共同研究解决，确保会议决议得到有效落实。（三）办公用品与设备管理1.办公用品采购各部门根据实际工作需要，定期向行政管理部门提交办公用品采购申请。行政管理部门汇总采购申请后，结合库存情况，制定办公用品采购计划。按照公司采购制度，选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量与价格合理。2.办公用品发放行政管理部门设立办公用品发放台账，对办公用品的发放情况进行详细记录。根据各部门的需求，按照规定标准发放办公用品，避免浪费与不合理领用。员工领取办公用品时，应在发放台账上签字确认。3.办公用品使用与维护员工应合理使用办公用品，爱护办公设备，节约资源，杜绝浪费现象。对于办公设备出现的故障，员工应及时向行政管理部门报修，行政管理部门安排专人进行维修。定期对办公设备进行检查、保养，延长设备使用寿命，确保设备正常运行。4.设备采购与报废公司根据业务发展需要，由行政管理部门会同相关部门制定设备采购计划。设备采购应严格按照公司采购流程进行，选择符合公司要求的设备型号与品牌。对于已损坏无法修复或已达到报废年限的设备，由行政管理部门组织相关人员进行鉴定，办理报废手续。（四）印章与证照管理1.印章管理公司印章分为公章、合同章、财务章等，由行政管理部门指定专人负责保管。印章保管人员应严格遵守印章管理制度，妥善保管印章，确保印章安全。使用印章时，必须填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用。印章使用过程中，应在印章使用登记簿上进行详细登记，记录使用时间、用途、批准人等内容。印章使用完毕后，应及时归还保管人员，不得擅自留存或外借。2.证照管理公司各类证照包括营业执照、资质证书、税务登记证等，由行政管理部门统一保管。证照保管人员应建立证照管理台账，详细记录证照的名称、编号、颁发日期、有效期等信息。如需使用证照原件，必须填写证照使用申请表，经公司领导批准后，方可借用，并在规定时间内归还。行政管理部门应定期对证照进行检查，确保证照的有效性与完整性。（五）考勤管理1.考勤制度公司实行统一的考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工请假应提前按照公司规定的请假流程办理请假手续，经批准后方可休假。请假分为病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等，不同类型的请假应提供相应的证明材料。2.考勤统计行政管理部门负责每月对员工的考勤情况进行统计，统计内容包括出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数等。考勤统计应依据员工的打卡记录、请假申请等相关资料进行，确保统计数据的准确无误。3.考勤公示与奖惩行政管理部门每月将员工考勤情况进行公示，接受全体员工监督。对于考勤表现优秀的员工，公司给予相应的奖励；对于违反考勤制度的员工，按照公司规定进行处罚。四、后勤保障管理（一）环境卫生管理1.办公区域清洁行政管理部门安排专人负责办公区域的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。定期对办公区域进行全面清洁消毒，重点对会议室、卫生间、茶水间等公共区域进行消毒处理，确保办公环境整洁卫生。2.环境卫生检查行政管理部门定期对办公区域的环境卫生进行检查，检查内容包括清洁程度、卫生设施状况、消毒情况等。对于检查中发现的问题，及时通知相关责任人进行整改，确保办公区域环境卫生符合要求。（二）车辆管理1.车辆调度行政管理部门根据公司工作需要，合理调度车辆，确保车辆及时满足各部门的用车需求。建立车辆使用登记制度，详细记录车辆的使用时间、使用部门、行驶里程、驾驶员等信息。2.车辆维护定期对车辆进行维护保养，按照车辆保养手册的要求，及时更换机油、滤清器等零部件。安排专业人员对车辆进行定期检查，确保车辆的安全性与可靠性。对于车辆出现的故障，及时安排维修，维修费用经审批后报销。3.驾驶员管理驾驶员应具备相应的驾驶证，遵守交通法规，安全驾驶。行政管理部门对驾驶员进行定期培训，提高驾驶员的安全意识与服务水平。驾驶员应做好车辆日常清洁与保养工作，保持车辆整洁。（三）食堂管理（如有）1.食堂卫生管理食堂工作人员应持健康证上岗，严格遵守食品卫生安全规定，确保食堂食品卫生安全。定期对食堂进行清洁消毒，包括厨房设备、餐具、桌椅等，防止食品污染与交叉感染。2.食品采购与供应食堂食品采购应选择正规供应商，确保食品质量安全。根据员工就餐人数，合理安排食品供应，保证饭菜的质量与口味。定期征求员工对食堂饭菜的意见与建议，不断改进食堂服务。3.食堂财务管理行政管理部门负责食堂财务管理，建立食堂收支台账，定期公布食堂收支情况。严格控制食堂成本，合理定价饭菜，确保食堂运营的收支平衡。（四）宿舍管理（如有）1.宿舍设施管理行政管理部门负责宿舍设施的配备与维护，确保宿舍内水电、家具等设施设备完好。定期对宿舍进行检查，及时维修损坏的设施设备，为员工提供良好的住宿条件。2.宿舍安全管理制定宿舍安全管理制度，加强对宿舍人员的安全教育，提高员工的安全意识。严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为，确保宿舍用电安全。加强宿舍的安全保卫工作，防范盗窃、火灾等安全事故的发生。3.用户管理员工应遵守宿舍管理规定，爱护宿舍设施，保持宿舍整洁卫生。行政管理部门对宿舍入住情况进行登记管理，及时处理员工反映的宿舍问题。（五）设施设备管理1.设施设备巡检行政管理部门制定设施设备巡检计划，定期对公司水电、空调、电梯等设施设备进行巡检。巡检人员应认真记录设施设备的运行状况，及时发现并处理潜在的安全隐患。2.设施设备维修对于巡检中发现的设施设备故障，行政管理部门及时安排维修人员进行维修。维修人员应按照维修操作规程进行维修，确保维修质量，维修完成后进行验收。3.设施设备更新与改造根据公司发展需要与设施设备的使用状况，行政管理部门会同相关部门制定设施设备更新与改造计划。设施设备更新与改造应严格按照公司审批流程进行，确保投资效益。五、档案管理（一）档案分类与编号1.公司档案分为行政管理档案、业务档案、财务档案、人事档案等类别。2.行政管理档案包括文件、会议记录、办公用品采购记录等；业务档案根据公司业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、项目档案等；财务档案包括会计凭证、账簿、报表等；人事档案包括员工入职资料、培训记录、考核档案等。3.按照档案分类，为每类档案编制唯一的编号，便于档案的管理与查询。（二）档案收集与整理1.各部门负责本部门档案资料的收集与整理工作，定期将整理好的档案移交行政管理部门。2.行政管理部门档案管理人员对接收的档案进行审核，检查档案资料的完整性、准确性与规范性。3.对审核通过的档案进行分类整理，按照编号顺序进行装订、编目，确保档案整齐有序。（三）档案保管与存储1.行政管理部门设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.档案应按照类别、编号顺序存放于档案柜中，便于查找与取用。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量与内容，确保档案的安全与完整。（四）档案借阅与利用1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅事由、借阅档案名称、借阅期限等信息，经部门负责人与档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.档案借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理人员应做好借阅登记，记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息。4.严格限制档案的查阅范围，未经批准，不得擅自将档案带出档案库房或泄露档案内容。（五）档案销毁1.对