万达文旅运营采购制度

PAGE万达文旅运营采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万达文旅运营采购活动，确保采购工作的合法性、规范性、高效性，保障公司运营的顺利进行，提高采购质量，降低采购成本，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于万达文旅旗下各项目公司、运营部门及相关采购活动涉及的所有人员和业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立万达文旅采购决策委员会，由公司高层管理人员、财务、法务、运营等相关部门负责人组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部，作为采购活动的具体执行部门。负责采购计划的制定与实施，供应商的开发、评估与管理，采购合同的签订与执行，采购款项的支付等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购预算的审核与控制，采购款项的支付审核，对采购成本进行核算与分析。3.法务部门：审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购需求申请表》后，进行汇总整理，并结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面情况。2.供应商评估对于进入采购流程的供应商，采购部组织相关部门进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力、价格水平等。根据评估结果，对供应商进行分级管理，分为A、B、C三级，A级为优质供应商，B级为合格供应商，C级为待改进供应商。3.供应商选择根据采购项目的要求和供应商评估结果，采购部选择合适的供应商进行采购谈判。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。采购谈判应明确采购物品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款，并形成谈判记录。（四）采购合同签订1.采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同内容下达采购订单。2.采购订单应明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。（六）采购验收1.采购物品或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案。2.采购物品或服务到货后，需求部门按照验收方案进行验收。3.验收内容包括采购物品或服务的规格、数量、质量、外观等方面。4.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，并签字确认。（七）采购付款1.采购部根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。四、采购方式（一）招标采购适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式，选择最优供应商。（二）竞争性谈判采购对于一些紧急采购项目或技术规格复杂、难以明确的采购项目，采用竞争性谈判方式，与多家供应商进行谈判，选择合适的供应商。（三）询价采购对于一些标准化、通用性较强的采购项目，通过向多家供应商询价，比较价格和服务，选择最优供应商。（四）单一来源采购在特定情况下，如只能从唯一供应商处采购或因技术保密等原因，采用单一来源采购方式。单一来源采购应经过严格的审批程序。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和采购计划，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并报财务部门审核。3.财务部门结合公司财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算。（二）预算执行1.采购部严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。（三）预算控制与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行中的问题。2.采购部应配合财务部门做好采购预算控制与分析工作，提供相关数据和信息。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部组织相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险、交货风险等。(二)风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（三）风险应对措施1.针对不同的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商风险，加强供应商管理和评估；对于合同风险，严格合同审核和签订程序；对于质量风险，加强验收管理等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理潜在的风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接