门店运营采购管理制度

PAGE门店运营采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司门店运营采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障门店商品的质量和供应，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的运营采购活动，包括商品采购、设备采购、办公用品采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公平公正原则：采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。4.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责门店运营采购工作的统一管理。采购部门根据业务需求，可下设不同的采购小组，分别负责各类商品或物资的采购。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据门店销售情况、库存状况及市场需求，制定合理的采购计划，确保商品供应的及时性和准确性。2.供应商管理：开发、评估、选择合格的供应商，建立供应商档案，维护良好的合作关系，定期对供应商进行考核。3.采购执行：按照采购计划和审批流程，组织实施采购活动，确保采购商品的质量、价格和交货期符合要求。4.合同管理：签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。5.成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.信息管理：收集、整理采购相关信息，建立采购数据库，为公司决策提供支持。（三）其他部门职责1.门店部门：及时反馈商品需求信息，协助采购部门进行市场调研，参与商品验收工作。2.财务部门：负责采购资金的审核、支付和核算，监督采购成本控制情况。3.质量控制部门：对采购商品的质量进行检验和监督，确保符合相关标准和要求。三、采购流程（一）需求预测与计划制定1.门店部门定期对销售数据、库存情况进行分析，结合市场趋势和季节变化，预测商品需求。2.根据需求预测结果，填写采购申请单，详细列出商品名称、规格、数量、预计到货时间等信息。采购申请单需经门店负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对其进行初步审核，检查申请内容是否完整、合理。2.将审核通过的采购申请单提交至相关审批领导，根据采购金额的大小，按照公司规定的审批流程进行审批。3.审批通过的采购申请单返回采购部门，作为采购执行的依据；审批未通过的，采购部门需与门店部门沟通，说明原因并协商解决方案。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请单的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、税务登记证、产品质量认证、生产能力、信誉等相关资料，建立供应商信息档案。3.组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估打分，选择得分较高的供应商作为合作对象。对于新合作的供应商，需签订试用合同，进行一段时间的试用后再决定是否长期合作。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购商品的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。2.谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，内容详细、准确、清晰。3.将采购合同提交至公司法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由公司授权代表与供应商签字盖章，正式签订采购合同。（五）采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同的约定，向供应商发送采购订单，明确采购商品的具体要求和交货时间。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等。对于可能影响交货期的问题，提前采取措施进行协调解决。3.在商品到货前，通知门店部门做好验收准备工作。（六）验收与入库1.商品到货后，门店部门组织相关人员按照采购合同和验收标准对商品进行验收。验收内容包括商品的数量、规格、质量、外观等。2.验收合格的商品，由验收人员填写验收报告，并办理入库手续。入库商品应按照规定的存储方式进行存放，做好标识和记录。3.验收不合格的商品，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。对于因质量问题给公司造成损失的，按照合同约定追究供应商的责任。（七）付款与结算1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，附上相关发票、验收报告等凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门对付款申请单进行审核，确认无误后按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应根据合同约定和公司资金状况合理选择，确保资金安全和支付效率。3.定期与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额、发票开具情况等，确保账目清晰。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和门店运营需求，结合历史采购数据和市场价格变动趋势，编制年度采购预算。2.年度采购预算应详细列出各类商品或物资的采购金额、采购时间、采购数量等信息，并分解到季度和月度，形成滚动预算。3.在编制采购预算过程中，应充分考虑成本控制目标和资金状况，确保预算的合理性和可行性。（二）预算执行与监控1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得随意突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司规定的预算调整流程进行审批。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控，对比实际采购支出与预算金额，分析差异原因，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.采购部门应定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，为公司决策提供依据。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场价格波动风险。2.质量风险：严格供应商选择和评估标准，加强采购商品的质量检验和监督，与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿条款。3.供应商风险：建立供应商备份机制，避免过度依赖单一供应商；加强与供应商的沟通与合作，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。4.合同风险：规范采购合同的签订、审核和管理流程，确保合同条款合法、有效、明确；加强合同执行过程的跟踪和监督，及时处理合同变更、违约等问题。5.资金风险：合理安排采购资金，优化付款方式，确保资金安全；加强与财务部门的沟通与协作，及时掌握公司资金状况，避免因资金短缺影响采购活动的正常进行。六、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的控制效果。2.采购质量：通过商品验收合格率、退货率等指标，评估采购商品的质量水平。3.交货期：以按时交货率为指标，评估供应商的交货及时性。4.供应商管理：考察供应商的开发、评估、合作等方面的工作成效，如供应商满意度、新供应商开发数量等。5.采购效率：评估采购流程的执行效率，如采购申请处理时间、合同签订时间等。（二）评估方法与周期1.采用定量与定性相结合的评估方法，对采购绩效进行全面、客观的评价。2.采购绩效评估周期为季度和年度。季度评估主要对采购工作的阶段性成果进行总结和分析，发现问题及时调整；年度评估则对全年采购绩效进行综合评价，作为采购人员绩效考核和奖励的依据。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于绩效不佳的，进行批评教育，并制定改进措施，限期整改。2.将采购绩效评估结果与供应商管理、采购预算调整等工作相结合，不断优化采购流程和管理方法，提高采购工作的整体水平。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态、政策法规等。2.建立信息收集机制，明确信息收集的责任人、渠道和频率，确保信息的及时、准确、全面。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行分类整理，建立采购信息数据库，方便查询和使用。2.定期对采购信息进行分析，提取有价值的信息，为采购决策提供支持。例如，通过分析市场价格走势，预测采购时机；通过分析供应商绩效，优化供应商选择等。（三）信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台，实现采购部门