公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度系公司人力资源管理体系的核心支撑文件，用于统一员工从入职到离职全生命周期内所有纸质、电子、影像、实物及元数据档案的收集、鉴别、分类、存储、利用、转递、销毁与安全管理，确保“一人一档、一档一号、一号终身、全程留痕、风险可控”。1.2适用范围适用于与公司建立劳动、劳务、实习、顾问、派遣、借调、退休返聘等关系的全部自然人，以及由上述人员产生的、由公司实际保管或委托第三方保管的所有档案载体。1.3管理原则（1）合法合规：以《档案法》《个人信息保护法》《劳动合同法》及行业监管细则为底线；（2）单责集中：人力资源部为唯一归口管理部门，任何部门不得私设“小档案库”；（3）最小够用：收集范围以“入职必备、调岗必要、离职必清”为限，杜绝过度采集；（4）全程加密：纸质档案存放于智能密集架，电子档案采用“国密算法+硬件加密卡”，密钥双人分管；（5）场景追溯：所有查阅、复印、外借、修改、销毁动作自动写入区块链日志，不可篡改；（6）便利高效：内部员工授权范围内“秒级”调阅，外部调阅“最多跑一次”。第二章组织与职责2.1人力资源部设立“档案中心”，编制不少于3人的专职岗位，其中1人具备《档案人员岗位培训证书》。职责包括：制度修订、年度预算、库房建设、系统运维、日常收集、鉴定销毁、安全检查、培训与考核。2.2信息化中心负责数字档案系统底层架构、服务器冗余、异地容灾、漏洞扫描、数据脱敏接口、与OA及SAP的API对接。2.3法务中心对采集、跨境传输、第三方托管、离职竞业限制协议等出具法律意见，每季度出具《个人信息合规审计报告》。2.4各部门负责人对本部门产生的人事附属材料（如项目奖惩记录、培训签到表、绩效面谈表）的真实性、完整性、及时性负第一责任，须在材料生成后3个工作日内移交档案中心。2.5员工本人享有查询、更正、删除本人非客观记录的权利；负有如实填写、及时更新个人信息及配合年度核对的义务。第三章档案分类与归档范围3.1一级分类A类：身份与入职材料；B类：合同与协议；C类：岗位与薪酬；D类：绩效与奖惩；E类：培训与发展；F类：健康与保障；G类：离职与后评估；H类：影像与电子签名；Z类：其他具有保存价值材料。3.2二级明细（示例）A101身份证正反面影印件；A102学历学位证书及学信网验证报告；A103前单位离职证明原件；A104无犯罪记录证明；A105外籍人员工作许可证；B201劳动合同正本及续签页；B202竞业限制协议；B203保密协议；C301定岗定级表；C302薪酬确认书；C303股票授予通知；D401绩效考核表（年度、季度）；D402奖惩通报；D403员工申诉及复议结论；E501培训需求调研表；E502外出培训协议及服务期承诺；E503培训小结及考核分数；F601入职体检报告；F602工伤认定书；F603商业保险理赔记录；G701离职申请表；G702工作交接清单；G703离职证明存根；G704后评估访谈记录；H801电子劳动合同RSA签名文件；H802人脸识别源视频；Z901员工创作的手稿、专利草稿（自愿移交）。3.3不归档范围（1）与劳动用工无关的私人信件、快递单、购物发票；（2）重复草稿、过程版文件（最终版已归档）；（3）未经审批的空白表格；（4）保存价值低于3年的临时通知。第四章载体与编码规则4.1纸质载体采用无酸纸打印，耐久度≥200年；多页材料使用不锈钢钉装订，页码统一置于右下角；大幅图纸折叠成A4幅面，并附图纸目录。4.2电子载体格式：PDF/A-2用于版式固化、OFD用于国内合规、WAV用于音频、MP4用于视频；命名规则：档案号_序列号_版本号_生成日期；存储采用“主存+异机备份+蓝光光盘冷备”三级策略。4.3实物载体奖状、奖牌、专利证书原件入透明聚酯袋，贴RFID标签，存放恒温恒湿展示柜；体积过大无法入库的，拍摄三维影像后，实物返还本人并留存《实物返还确认书》。4.4编码结构共18位：公司代码（2位）+年度（4位）+分类码（3位）+部门码（2位）+流水号（7位）。例：RG2024A101030000123。系统自动生成二维码，扫码即可显示目录及借阅状态。第五章收集与移交5.1入职环节候选人电子简历及测评报告由招聘系统推送至档案中心临时库；候选人报到当日，招聘专员与档案专员当面清点纸质原件，使用高拍仪同步影像化，生成《入职材料交接清单》一式两份，双方签字后，一份贴于档案袋封面，一份由候选人保留。5.2在职变动晋升、调薪、轮岗、嘉奖、记过等触发事件发生后，业务系统于T+1日自动生成待归档任务，部门HRBP须在5个工作日内上传扫描件并完成元数据补录；档案中心于2个工作日内完成质量抽检，抽检比例不低于10%。5.3离职环节员工提出离职申请当日，系统锁定其档案写权限；离职交接完成后，档案中心在3个工作日内补充《离职面谈表》《交接清单》《竞业限制履行提醒函》；离职证明加盖电子印章，PDF版本推送员工邮箱，纸质版归入G类。5.4特殊收集（1）劳动争议：仲裁申请书、判决书、调解书须在法律文书生效后7日内归档；（2）工伤：工伤事故报告、伤残等级鉴定书、费用清单同步归入F类；（3）突发事件：疫情隔离通知、自然灾害安置记录，由行政部在事件结束后统一移交。第六章整理与编目6.1基本流程“修整—编页—装订—编号—盖档章—录入—质检—上架”。6.2修整使用档案级浆糊补贴破损；金属物全部拆除；大于A4的粘单折叠后留2cm装订边；彩色重要件采用冷裱膜保护。6.3编目字段必填项：档号、姓名、性别、身份证号、部门、岗位、材料名称、页数、形成日期、保管期限、密级、开放状态；选填项：文号、责任者、备注。6.4保管期限永久：身份、合同、离职证明、工伤、涉密材料；定期30年：绩效、培训、健康档案；定期10年：一般通知、临时奖励；到期前180天，系统自动生成《到期鉴定提醒》。第七章存储与库房管理7.1库房选址位于公司主楼负一层，避开给排水、燃气、热力管网；地面荷载≥12KN/m²；设独立气体灭火区，耐火极限≥4小时。7.2八防措施防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防高温；相对湿度45%—55%，温度14℃—24℃；每季度投放一次生物驱虫剂，并填写《虫霉防治记录》。7.3密集架电动智能型，每列配备LED定位灯，系统输入档号后对应列自动开启，定位精度≤10cm；架体底部安装称重传感器，超载自动报警。7.4出入库采用“双人双锁+人脸识别+动态密码”门禁；出入库动作同步录制1080P视频，保存周期3年；非档案中心人员因业务需要入库，须填写《库房进入申请》，由人力资源总监书面批准，且全程由档案人员陪同。第八章电子档案系统功能8.1采集模块支持高拍仪、扫描仪、邮件抓取、API推送、移动端拍照五种方式；自动去除黑边、纠偏、OCR识别，识别率≥98%。8.2检索模块全文检索响应时间≤2秒；支持模糊、组合、二次筛选；结果分级脱敏，普通用户仅能看到目录，授权用户可预览水印版。8.3借阅模块线上申请—上级审批—档案中心确认—系统生成动态水印二维码—借阅人扫码查看；阅读时限默认4小时，到期自动回收；如需下载，文件嵌套隐形水印，记录UID、时间、IP。8.4接口模块与用友NC、SAP-HR、钉钉、企业微信、法务系统、财务系统无缝对接；采用OAuth2.0+SSL证书双向认证；每日增量备份，RPO≤15分钟。第九章利用与审批权限9.1内部利用（1）员工本人：可在线查看A、B、C、E、F类目录，不可下载；（2）直线经理：可查看下属绩效、培训、奖惩，不可查看薪酬明细；（3）HRBP：可查看所辖部门全部档案，跨部门需分管VP审批；（4）财务：仅可查看与发薪、报税、社保相关的C、F类材料；（5）审计：凭年度审计计划，经董事长书面授权后可批量调阅，但须使用审计专用加密电脑。9.2外部利用（1）背景调查：由合作机构出具《调阅函》，员工本人签署《背景调查授权书》，档案中心提供入职时间、岗位、奖惩摘要，不提供薪酬绝对值；（2）司法机关：凭协助执行通知书、调查令、判决书，可依法提供原件或复制件，并同步记录《司法调阅登记表》；（3）保险理赔：保险公司须提供经员工签字的《理赔授权书》，档案中心提供F类材料，其他类别拒绝。第十章转递与单位变更10.1内部转递员工跨部门调动，档案不随人走，仅在系统中变更部门码，历史记录保持连续；若因组织拆分、事业部独立，须由档案中心统一办理“档案拆分”，生成新号并保留原号关联。10.2外部转递（1）员工入职新公司：由员工持《调档函》原件、身份证，档案中心通过EMS档案专递通道寄送，邮袋贴封条、盖骑缝章，系统录入快递单号，员工签收后回执扫描上传；（2）员工升学、落户、参军：按接收单位要求办理，涉密材料须脱密或出具《脱密证明》；（3）退休：档案封存5年后，按社保局《退休档案移交清单》整体移交，公司留存数字化副本。第十一章鉴定与销毁11.1鉴定小组由人力资源部、信息化中心、法务中心、工会代表、纪检办公室五方组成，每年10月集中鉴定一次，参会人员不少于5人，三分之二以上同意方可销毁。11.2销毁范围保管期满且确无继续保存价值；重复件、草稿、非重要过程件；司法纠纷已结案且超过上诉时效。11.3销毁流程系统生成《待销毁清册》—鉴定小组逐条审议—总经理办公会审批—在指定监控室使用碎纸机（纸质）或消磁机（磁带、硬盘）—全程录像—生成《销毁报告》—上传区块链存证—纸质报告永久保存。11.4延期销毁涉及未决诉讼、潜在纠纷、监管检查、重大历史事件材料的，延期至事件终结后满3年再鉴定。第十二章安全与保密12.1密级划分核心商密：股权激励、薪酬总包、董事会纪要；普通商密：绩效、培训预算；内部：一般通知；公开：企业文化宣传。12.2技术安全数据库采用TDE透明加密；网络层部署WAF、IPS、DDoS高防；应用层设置三权分立：系统管理员、安全管理员、审计管理员；密钥托管于国家密码管理局许可的HSM设备。12.3人员安全档案人员入职须通过背景调查并签署《保密及竞业限制协议》；每两年进行一次保密教育，考试不合格调离岗位；离岗时进行《离岗审计》，收回全部权限、门禁卡、USBKey。12.4物理安全库房安装震动报警、红外双鉴、烟感温感复合探头；视频图像保存3年，任何人员不得擅自删除、剪辑；禁止携带手机、相机、录音笔进入库区。第十三章备份与灾备13.1备份策略本地快照：每日3次，保留7天；异地容灾：300公里外电信级机房，RPO≤30分钟，RTO≤2小时；蓝光冷备：每年刻录一次，保存2份，一份存银行保险箱，一份存档案库房防火柜。13.2恢复演练每半年进行一次“无脚本”灾备演练，随机关停主服务器，验证异地拉起、数据一致、权限继承、日志完整；演练报告提交董事会风险管理委员会。第十四章培训与考核14.1培训对象新入职HR、部门助理、HRBP、信息化运维、法务、纪检、保安、保洁（库区保洁需掌握防尘防静电知识）。14.2培训内容制度条款、系统操作、保密教育、消防演练、急救技能、区块链日志查阅。14.3考核方式线上理论+线下实操，满分100分，80分合格；不合格补考一次仍不合格，调离相关岗位；每季度公布考核排名，与绩效奖金挂钩。第十五章监督检查与持续改进15.1日常巡检档案中心每日填写《库房巡检表》，包括温湿度、消防、视频、虫霉、密集架运行状态；发现问题2小时内报修，重大隐患即时停机。15.2内部审计内审部每年对档案管理进行一次专项审计，覆盖制度完整性、权限合规性、销毁合规性、备份可用性；发现问题开具《整改通知书》，限期30天内整改并提交证据。15.3外部审计聘请具有国家档案服务资质的外部机构，每三年进行一次全面评估，出具《合规评估报告》，并向监管部门备案。15.4持续改进建立