2026年光建一体化科技公司IT物资采购管理制度

2026年光建一体化科技公司IT物资采购管理制度第一章总则第一条为规范公司IT物资采购全流程管理工作，保障光建一体化业务系统稳定运行、信息化建设有序推进，降低IT物资采购成本与采购风险，提升采购效率与物资使用价值，结合公司信息化发展规划及采购管理相关要求，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有IT物资的采购需求提报、计划制定、供应商选择、采购执行、验收入库、付款结算等管理工作，IT物资涵盖硬件类（服务器、计算机、网络设备、存储设备、办公终端等）、软件类（操作系统、数据库、办公软件、行业专用系统、安全软件等）、配件类（数据线、交换机配件、打印耗材、UPS电池等）、服务类（IT设备维保、系统部署调试、数据迁移、安全加固等），覆盖采购部、信息技术部、财务部、各业务部门等相关部门及岗位人员。第三条IT物资采购管理遵循“需求导向、合规采购、质价比优、安全可控、全程可溯”五大核心原则。基于业务实际需求制定采购计划，避免盲目采购；严格遵守国家采购相关法律法规及公司采购流程；在满足技术要求的前提下优先选择质价比高的产品与服务；保障IT物资的信息安全、运行安全及供应安全；建立全流程采购记录，确保每笔采购可追溯、可核查。第四条本制度需与《中华人民共和国政府采购法实施条例》《网络安全法》《数据安全法》及公司《采购管理制度》《信息化管理制度》《财务付款管理制度》《合同管理办法》协同执行，确保IT物资采购合法合规、贴合企业信息化建设实际需求。第五条IT物资采购管理组织架构：采购部为归口管理部门，负责采购计划审核、供应商筛选、采购合同签订、采购执行及价格管控；信息技术部负责IT物资需求提报、技术参数确认、产品选型、到货验收及使用效果评估；财务部负责采购预算审核、付款结算及成本核算；法务部负责采购合同合规性审查；各业务部门负责本部门IT物资需求提报，配合信息技术部完成需求确认工作。第二章IT物资采购需求管理第六条需求提报分类及要求：（一）常规需求提报：1.年度需求：信息技术部每年11月结合公司信息化规划、现有IT设备使用年限、业务拓展需求，制定《年度IT物资采购计划》，明确采购品类、数量、预算额度、采购时间节点；2.季度需求：各业务部门每季度最后一个月20日前提报下一季度IT物资需求，填写《IT物资采购需求申请表》，注明物资名称、技术参数、使用场景、预估使用时间，经部门负责人审批后提交信息技术部；3.月度需求：针对办公终端配件、打印耗材等常规消耗类IT物资，各部门每月25日前提报次月需求，由信息技术部汇总后统一提报采购计划。（二）应急需求提报：1.因设备突发故障、系统紧急升级、业务临时拓展产生的应急IT物资需求，需提交《应急IT物资采购申请单》，注明紧急程度、使用原因及最晚到货时间；2.应急需求需经部门负责人、信息技术部负责人、采购分管领导审批后，由采购部优先执行采购，确保不影响核心业务运行；3.应急采购完成后，信息技术部需在5个工作日内补充完善需求提报相关资料，纳入月度采购台账管理。（三）专项需求提报：1.针对信息化系统升级、新业务线搭建等专项工作产生的IT物资需求，由信息技术部牵头，联合业务部门制定《专项IT物资采购方案》，明确采购目标、技术标准、预算范围；2.专项需求需组织技术论证会，邀请行业专家、内部技术骨干对采购方案进行评审，确保采购物资符合专项工作技术要求。第七条需求审核与计划制定：（一）技术审核：信息技术部收到需求申请表后，核对物资技术参数的合理性、与现有系统的兼容性，对非标准化参数要求进行沟通确认，避免采购物资无法适配现有IT环境；（二）预算审核：财务部审核采购需求的预算匹配度，确保采购金额不超年度/季度IT采购预算，超预算需求需提交管理层审批；（三）计划整合：采购部汇总审核通过的需求，结合市场价格行情、供应商供货周期，制定《IT物资采购执行计划》，明确各批次采购的责任人、完成时限。第三章IT物资采购执行管理第八条供应商选择标准：（一）资质合规要求：1.硬件类供应商：具备合法的生产或销售资质，有完善的售后服务体系，优先选择原厂授权经销商或代理商；2.软件类供应商：具备软件著作权、销售授权证明，所提供软件需符合国家版权局相关要求，无盗版风险；3.服务类供应商：具备IT服务相关资质认证，服务团队有对应专业技术证书，近3年无重大服务投诉记录；4.所有供应商需未被列入失信被执行人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。（二）选型比价要求：1.常规IT物资（办公终端、打印耗材等）：从公司《合格供应商名录》中选取不少于3家供应商进行比价，优先选择报价合理、履约能力强的供应商；2.核心IT物资（服务器、数据库系统、网络安全设备等）：采用询比价、竞争性谈判等方式采购，邀请不少于3家符合技术要求的供应商参与报价，形成《采购比价报告》；3.单一来源采购：因技术兼容性、原厂授权等特殊原因需单一来源采购的，需提交《单一来源采购申请说明》，经管理层审批后方可执行。第九条采购合同管理：（一）合同拟定：采购部根据比价结果、技术要求拟定采购合同，明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、验收标准、售后服务、违约责任等条款；（二）合同审查：法务部审查合同条款的合规性、完整性，信息技术部确认技术相关条款的准确性，财务部审核付款条款的合理性；（三）合同签订：审查通过的合同经采购分管领导、公司法定代表人审批后，与供应商正式签订，合同原件由采购部归档，复印件分送信息技术部、财务部留存。第十条到货验收管理：（一）验收主体：由信息技术部牵头，采购部配合完成IT物资到货验收，涉及专项设备的可邀请第三方技术机构参与验收；（二）验收内容：1.数量验收：核对到货物资数量、型号与采购合同一致，配件、附件齐全无缺失；2.质量验收：硬件设备开机测试运行稳定性，软件产品验证授权有效性、功能完整性，服务类物资核查服务团队资质及服务方案；3.资料验收：核对产品合格证、保修卡、使用手册、授权文件等资料是否齐全。（三）验收结果处理：验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资由采购部联系供应商退换货，直至验收合格，退换货产生的费用由供应商承担。第四章IT物资采购成本与付款管理第十一条成本管控措施：（一）预算管控：1.财务部将年度IT采购预算分解至各季度、各品类，每月核算采购费用使用情况，超预算采购需提交说明并制定控费措施；2.采购部通过集中采购、长期框架协议、批量议价等方式降低采购单价，年度核心IT物资采购成本较上一年度下降不低于5%。（二）全生命周期成本管控：信息技术部在产品选型阶段，综合考虑采购成本、使用成本、维护成本，优先选择全生命周期成本最优的产品；（三）闲置物资管控：建立IT物资闲置台账，对闲置超过6个月的物资进行内部调拨或处置，减少资源浪费，降低采购需求。第十二条付款结算管理：（一）付款条件：根据采购合同约定的付款节点执行付款，常规付款节点包括预付款（不超合同金额30%）、验收合格付款（不超合同金额60%）、质保期满付款（剩余10%）；（二）付款审核：财务部审核采购合同、验收单、发票等付款资料的完整性、合规性，审核通过后按公司付款流程完成结算；（三）质保金管理：质保期满且无质量问题的，由信息技术部出具《质保验收合格证明》，财务部凭证明支付质保金；存在质量问题的，暂缓支付并要求供应商整改。第五章责任追究与管理保障第十三条责任追究要求：（一）采购违规责任：采购人员未按比价要求采购、收受供应商回扣、采购不合格IT物资的，视情节轻重给予记过、降薪处罚，情节严重的追究法律责任；（二）需求审核责任：信息技术部未核实技术参数导致采购物资无法使用的，追究审核人员责任，造成经济损失的需承担相应赔偿责任；（三）验收失职责任：验收人员未按标准验收，导致不合格物资入库的，首次违规警告整改，多次违规扣减月度绩效奖金300-800元；（四）数据造假责任：故意篡改采购需求、比价数据、验收结果的，给予记过处罚，涉及金额较大的报管理层处理。第十四条管理保障要求：（一）档案管理：采购部建立IT物资采购全流程档案，涵盖需求申请表、比价报告、采购合同、验收单、付款凭证等，保存期限不少于5年；（二）培训要求：每年组织一次IT物资采购管理制度培训，覆盖采购、信息技术、财务等部门相关人员，培训内容包括采购流程、技术选型、成本管控、合规要求；（三）供应商管理：建立IT供应商动态评估机制，每季度评估供应商履约能力、产品质量、服务水平，评估结果作为后续合作的重要依据；（四）优化机制：每半年召开IT采购管理复盘会议，分析采购成本、物资使用效果，优化采购流程、供应商选择标准及需求提报要求。第六章附则第十