2026年光建一体化科技公司技术文档编写与规范管理制度

2026年光建一体化科技公司技术文档编写与规范管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司技术文档的编写、审核、发布、归档、更新等全流程管理，提升技术文档的规范性、准确性、实用性和可追溯性，保障光建一体化业务技术知识的有效沉淀与传递，依据《中华人民共和国著作权法》《企业档案管理规定》等法律法规及公司知识管理战略要求，结合光建一体化行业技术文档管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有技术文档的编写、审核、发布、使用、归档、更新、销毁等全生命周期管理；适用对象涵盖研发部、运维部、工程部、设备管理部、信息技术部等所有产生和使用技术文档的部门及相关人员；适用文档范围包括设备操作手册、研发设计文档、项目施工技术方案、运维故障处理手册、数据库管理规范、技术创新成果报告等光建一体化业务全品类技术文档。第三条基本原则（一）规范统一原则：技术文档的格式、术语、编号、排版等执行统一标准，确保文档风格一致、易读易懂；（二）准确严谨原则：文档内容需真实反映技术实际，数据、参数、流程描述准确无误，严禁出现技术错误；（三）实用高效原则：文档编写以解决实际工作问题为导向，结构清晰、内容简洁，便于查阅和使用；（四）全程可溯原则：文档从编写到销毁的全流程均有记录，可追溯编写人、审核人、版本更新等关键信息；（五）分级管控原则：按文档涉密程度和重要性分级管理，核心技术文档采取严格的保密和访问控制措施；（六）动态更新原则：技术文档需随业务、技术、设备的变化及时更新，确保文档内容与实际一致；（七）合规保密原则：文档编写和使用符合知识产权、数据安全等法律法规要求，保护公司核心技术信息。第四条术语与定义（一）技术文档：指公司在光建一体化业务开展过程中形成的各类技术性书面或电子文件，包括但不限于操作手册、设计文档、技术方案、故障处理指南等；（二）核心技术文档：指涉及公司核心竞争力的技术文档，如自研设备核心算法说明、未公开的专利相关技术文档、核心项目施工方案等；（三）通用技术文档：指通用性强、无涉密内容的技术文档，如常规设备操作手册、公开的行业技术标准解读文档等；（四）文档版本：指技术文档经过修改更新后形成的不同版本，需按统一规则编号区分；（五）文档归档：指将审核通过的技术文档按规定分类、编号后存储至指定位置，确保安全保管和便捷查阅；（六）文档废止：指对失效、过时且无保留价值的技术文档，按规定流程停止使用并处理的行为；（七）术语库：指公司统一制定的光建一体化业务技术术语集合，确保文档中术语使用规范统一。第二章技术文档编写规范第五条格式规范（一）文档结构：技术文档需包含标题、前言、目录、正文、附录、修订记录等核心部分，核心技术文档需增加保密声明模块；（二）字体排版：正文采用宋体小四字体，标题按层级分别采用二号、三号、四号加粗字体，行间距设置为1.8倍，页面边距统一为上下2.5厘米、左右2厘米；（三）编号规则：文档编号由部门代码、文档类型代码、年份、顺序号组成，核心文档需增加保密等级代码，编号规则由公司统一发布；（四）图表规范：文档中的图表需编号且标注清晰，图表编号与正文引用编号一致，图片分辨率不低于300dpi，确保清晰可辨；（五）术语使用：文档中涉及的技术术语需严格遵循公司统一术语库，禁止使用非标准、易歧义的术语，新增术语需提交术语库管理部门审核备案。第六条内容规范（一）前言部分：需明确文档编写目的、适用范围、阅读对象、编写依据等基础信息，核心文档需说明保密要求；（二）正文部分：按逻辑层级划分章节，每个章节围绕单一主题展开，内容描述需简洁明了、逻辑清晰，避免冗余；（三）数据参数：文档中的技术参数、数据指标需与实际设备、项目一致，引用外部数据需标注来源；（四）操作流程：涉及操作步骤的内容需按“步骤+说明”的形式编写，明确操作前提、操作动作、注意事项等；（五）风险提示：涉及设备操作、施工环节的文档，需明确标注安全风险点和防范措施，特种设备相关文档需重点强调安全操作要求；（六）修订记录：文档末尾需附修订记录，记录版本号、修订日期、修订人、修订内容等信息，便于追溯文档更新过程。第七条编写责任（一）编写人责任：需具备对应技术能力，严格按本制度规范编写文档，确保内容准确、格式合规，完成初稿后提交审核；（二）部门负责人责任：指定专人负责本部门技术文档编写统筹工作，审核文档编写计划，协调解决编写过程中的问题；（三）术语管理责任：信息技术部负责维护公司技术术语库，定期更新术语内容，解答术语使用相关咨询。第三章审核与发布第八条审核流程（一）初审：编写人完成文档初稿后，提交部门技术骨干进行初审，重点审核内容的技术准确性和格式规范性；（二）复审：初审通过后，提交部门负责人进行复审，重点审核文档的实用性、完整性和合规性；（三）终审：核心技术文档需提交公司技术负责人进行终审，通用技术文档由部门负责人终审即可，终审重点审核文档的整体质量和保密要求；（四）审核记录：所有审核环节需填写《技术文档审核表》，记录审核意见、审核时间、审核人等信息，随文档一并归档。第九条审核要求（一）审核人需在收到文档后3个工作日内完成审核，特殊复杂文档可延长至5个工作日，逾期未审核需说明原因；（二）审核过程中发现问题需书面反馈给编写人，编写人需在规定时间内修改并重新提交审核；（三）审核未通过的文档需退回修改，修改完成后重新走审核流程，直至审核通过；（四）核心技术文档审核需额外核查保密措施是否到位，确保无核心信息泄露风险。第十条发布管理（一）审核通过的技术文档，由文档管理部门统一编号、登记后发布，发布前需确认文档版本号和生效日期；（二）核心技术文档仅限指定人员通过内部安全系统查阅，通用技术文档可在公司内部共享平台发布；（三）文档发布后需通知相关使用部门，确保使用人员知晓文档发布信息和使用要求；（四）严禁未审核通过的技术文档对外发布或在公司内部传播，违者追究相关责任。第四章归档与更新第十一条归档管理（一）审核通过的技术文档需在发布后5个工作日内完成归档，电子文档存储至公司指定的文档管理系统，纸质文档存放至公司档案管理室；（二）归档时需按文档类型、部门、年份分类存放，建立归档台账，记录文档名称、编号、版本、归档日期、存放位置等信息；（三）核心技术文档的纸质版需密封存放，电子版需加密存储，访问需经审批；（四）归档文档需定期检查，确保电子文档存储介质无损坏、纸质文档无霉变、遗失等情况。第十二条更新管理（一）当设备升级、技术改进、业务调整导致文档内容失效时，原编写人或指定责任人需在15个工作日内完成文档更新；（二）文档更新需填写《技术文档修订申请表》，说明修订原因、修订内容，按原审核流程完成审核后发布新版本；（三）新版本文档发布后，需同步更新归档信息，旧版本文档标注“作废”并保留归档，核心技术文档旧版本需加密保存；（四）文档管理部门需每季度梳理一次技术文档，识别需更新的文档并通知相关责任人完成更新。第十三条废止管理（一）对完全失效、无保留价值的技术文档，由使用部门提出废止申请，说明废止原因，经部门负责人审核、技术负责人审批后执行；（二）电子文档废止需在文档管理系统中标注“废止”并限制访问，纸质文档废止需登记后按公司档案销毁规定处理；（三）核心技术文档废止需额外经公司管理层审批，废止后需留存废止记录至少5年，确保可追溯。第五章监督考核与责任追究第十四条监督检查（一）公司成立技术文档管理监督小组，由技术部、行政部、审计部相关人员组成，每季度开展一次技术文档管理检查；（二）检查内容包括文档编写规范性、审核流程完整性、归档及时性、更新有效性、保密措施落实情况等；（三）检查结果形成《技术文档管理检查报告》，反馈至各部门，要求存在问题的部门限期整改。第十五条考核管理（一）将技术文档管理工作纳入部门和员工绩效考核，考核指标包括文档编写完成率、审核通过率、更新及时率、格式合规率等；（二）对文档管理工作表现优秀的部门和个人，给予通报表扬、绩效加分等奖励；（三）对未按要求完成文档编写、审核、归档、更新的，扣减相关人员绩效分数，限期整改。第十六条责任追究（一）编写人编写的文档存在技术错误、格式严重违规，导致工作失误或损失的，给予通报批评，情节严重的扣减绩效奖金；（二）审核人未履行审核职责，导致不合格文档发布的，给予通报批评，造成损失的与编写人承担连带责任；（三）擅自泄露核心技术文档内容、违规发布未审核文档的，视情节给予调岗、降薪处理，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关；（四）未按规定归档、更新、废止文档，导致文档丢失、失效的，追究相关责任人责任，限期整改并扣减绩效。第六章附则第十七条制度培训本制度发布后，由技术部联合行政部组织全员专项培训，确保所有相关人员熟知