2026年光建一体化科技公司监管部门检查应对管理制度

2026年光建一体化科技公司监管部门检查应对管理制度第一章总则第一条为规范公司应对各级监管部门检查的全流程管理，明确检查筹备、现场应对、问题整改、复盘优化的标准与要求，保障公司光建一体化业务合法合规运营，降低监管检查风险，结合光建一体化行业监管特性（涉及能源、市场监管、安全生产、数据合规等多维度监管），特制定本制度。第二条本制度适用于公司应对所有监管部门检查的管理工作，包括但不限于能源主管部门、市场监督管理部门、应急管理部门、数据监管部门、税务部门等开展的例行检查、专项检查、投诉核查、随机抽查；管理对象为公司各部门负责人、合规部全体人员、各业务部门对接监管检查的专职人员。第三条监管检查应对遵循“提前筹备、合规应答、快速整改、持续优化”四大核心原则。常态化梳理监管合规要点，提前做好资料归档与自查；现场应答需客观真实、有据可依，严守合规底线；对检查发现的问题制定整改方案并限期落实；通过复盘检查过程与结果，完善公司合规管理体系。第四条本制度需与《中华人民共和国电力法》《安全生产法》《个人信息保护法》《广告法》及公司《合规管理办法》《安全生产管理制度》《数据安全管理规范》协同执行，确保监管检查应对工作合法合规、高效有序。第二章监管检查分类与筹备管理第五条监管检查分类标准：（一）按检查主体分类：1.行业监管检查：能源主管部门针对光建一体化项目备案、能效标准、并网规范等开展的检查；2.市场监管检查：市场监督管理部门针对产品质量、广告宣传、价格合规、反不正当竞争等开展的检查；3.安全监管检查：应急管理部门针对光建一体化项目施工安全、设备运维安全、消防安全等开展的检查；4.其他监管检查：税务、数据监管、人社等部门针对税务合规、客户信息保护、用工规范等开展的检查。（二）按检查性质分类：1.例行检查：监管部门按年度/季度计划开展的常规性检查；2.专项检查：监管部门针对特定事项（如行业整治、投诉集中问题）开展的专项核查；3.随机抽查：监管部门通过随机抽取方式开展的不定期检查；4.投诉核查：监管部门针对客户/公众投诉事项开展的针对性检查。第六条常态化筹备要求：（一）资料归档：各部门按监管合规要求，分类归档以下资料，确保可随时调取：1.业务类：光建一体化项目备案文件、产品检测报告、合作合同、客户服务记录；2.合规类：广告宣传物料审核记录、客户信息收集授权文件、价格公示记录、税务申报资料；3.安全类：施工安全交底记录、设备运维台账、消防安全检查记录、安全培训档案；4.管理类：公司规章制度、人员岗位职责、合规培训记录、问题整改台账。（二）自查自纠：合规部牵头，每季度组织各部门开展监管合规自查，重点排查宣传内容、客户信息保护、安全生产、税务申报等高频检查事项，形成自查报告并整改潜在问题；（三）人员培训：每年组织不少于2次监管检查应对专项培训，内容包括监管政策解读、应答话术规范、资料提供流程、应急处理技巧等，确保相关人员熟悉应对要求；（四）联络机制：建立与各监管部门的常态化联络渠道，及时获取监管政策变动信息，提前预判检查重点。第七条临时检查筹备流程：（一）信息接收：接到监管检查通知后，合规部第一时间记录检查主体、检查事项、检查时间、所需资料等核心信息，立即上报公司管理层；（二）成立专项小组：由公司分管合规的管理层牵头，成立检查应对专项小组，成员包括合规部、相关业务部门、财务部、行政部负责人，明确各成员职责；（三）资料准备：专项小组按检查要求，在1个工作日内完成相关资料的整理、核对，确保资料真实、完整、合规，无缺失或错误；（四）现场筹备：行政部负责检查现场的布置、接待安排，确保检查所需的办公设备、资料查阅环境到位；（五）应答准备：合规部牵头梳理检查可能涉及的问题，组织相关人员制定应答口径，确保应答内容合规、统一，避免矛盾表述。第三章监管检查现场应对要求第八条接待规范：（一）人员接待：由专项小组指定专人负责接待，主动出示公司资质文件，配合监管人员核实身份，礼貌引导检查人员进入指定检查区域；（二）流程配合：严格按照监管人员要求的流程开展检查配合工作，不拒绝、不阻挠、不拖延检查，确需延时提供资料的，需向检查人员说明理由并获得同意；（三）环境配合：为检查人员提供必要的办公条件（如桌椅、打印设备、网络），确保检查工作顺利开展。第九条资料提供要求：（一）真实性：提供的所有资料需真实、准确，严禁伪造、篡改、隐匿资料，对资料中的数据、记录需可追溯、可验证；（二）完整性：按检查要求完整提供相关资料，不得故意遗漏关键资料，对无法提供的资料需书面说明原因；（三）规范性：提供的资料需按类别整理成册，标注清晰，便于检查人员查阅，电子资料需确保格式兼容、可正常打开；（四）保密性：在提供资料过程中，涉及公司商业秘密的，需向检查人员说明并要求其遵守保密义务，必要时签订保密协议。第十条问询应答要求：（一）专人应答：指定熟悉业务、了解合规要求的人员负责应答，避免非相关人员随意作答；（二）客观真实：应答内容需基于事实，如实说明公司业务开展情况，不夸大、不隐瞒，对不清楚的问题需如实说明，不得随意猜测；（三）合规表述：应答话术需符合法律法规及监管要求，避免使用模糊、误导性表述，不承诺超出公司权限的事项；（四）记录留存：安排专人对问询过程进行书面记录，包括问题、应答内容、检查人员意见等，必要时可申请录音录像（需获得检查人员同意）。第十一条突发情况处理：（一）争议处理：与检查人员就检查事项存在争议的，需冷静沟通，出示相关合规依据，避免争执，确需上级协调的，及时上报公司管理层；（二）问题发现：检查人员指出违规问题的，需主动记录问题详情，不推诿、不辩解，承诺按要求整改；（三）紧急上报：遇到重大违规问题指出、检查人员提出处罚意见等情况，需立即上报公司总经理及董事会，启动应急应对机制；（四）舆情管控：严禁相关人员向外部泄露检查信息，避免引发不必要的舆情风险。第四章检查问题整改与跟踪第十二条问题梳理与分级：（一）问题梳理：检查结束后3个工作日内，合规部牵头梳理检查发现的所有问题，明确问题类型、违规依据、整改要求、整改期限；（二）问题分级：1.一般问题：轻微违规，未造成不良后果，整改难度低的问题（如资料归档不规范、记录不完整）；2.重要问题：存在明显违规，可能面临警告、责令整改等处罚，整改难度中等的问题（如宣传话术不规范、安全培训不到位）；3.重大问题：严重违规，可能面临罚款、停业整顿等处罚，整改难度高的问题（如产品质量不达标、客户信息泄露）。第十三条整改方案制定要求：（一）责任落实：针对每个问题明确整改责任人（部门负责人）、配合人员，确保整改责任到人；（二）措施具体：整改措施需具有可操作性，明确整改步骤、完成标准、所需资源，避免笼统表述；（三）期限明确：一般问题整改期限≤7个工作日，重要问题整改期限≤15个工作日，重大问题需制定阶段性整改计划，总体整改期限≤30个工作日；（四）合规验证：整改方案需经合规部审核，确保整改措施符合监管要求及公司制度规定。第十四条整改执行与跟踪：（一）执行要求：整改责任人需严格按整改方案推进整改工作，定期向专项小组汇报整改进度；（二）过程跟踪：合规部安排专人跟踪整改进度，对整改滞后的问题及时提醒，必要时上报管理层协调解决；（三）验证验收：整改完成后，合规部牵头组织验收，通过资料核查、现场核查等方式验证整改效果，确保问题彻底解决；（四）资料上报：按监管要求及时将整改报告、验收资料上报至检查部门，主动配合复查。第十五条整改后管理：（一）台账记录：建立检查问题整改台账，记录问题详情、整改措施、完成时间、验收结果，留存期不少于5年；（二）举一反三：针对检查发现的问题，组织相关部门开展同类问题排查，避免同类违规重复出现；（三）制度完善：对于因制度漏洞导致的违规问题，合规部牵头修订相关制度，完善合规管理体系。第五章复盘优化与考核追责第十六条监管检查复盘要求：（一）复盘时机：检查结束且整改完成后10个工作日内，由合规部组织召开复盘会议；（二）复盘内容：分析检查应对过程中的亮点与不足，总结问题产生的根源，评估整改效果，提出优化建议；（三）复盘参与人员：公司管理层、专项小组成员、各部门负责人、相关应对人员；（四）复盘报告：形成复盘报告，明确优化措施，报公司管理层备案，作为合规管理改进的依据。第十七条持续优化措施：（一）政策学习：定期组织各部门学习最新监管政策，更新合规要点清单，确保业务开展符合政策要求；（二）流程优化：针对检查暴露的流程漏洞，优化业务流程、资料归档流程、合规审核流程；（三）培训强化：增加高频违规事项的专项培训频次，提升全员合规意识与应对能力；（四）预警机制：建立监管合规预警机制，提前识别业务开展中的合规风险，及时干预。第十八条考核与追责：（一）考核要求：将监管检查应对情况、问题整改效果纳入各部门年度合规考核，考核结果与部门绩效挂钩；（二）奖励机制：应对工作高效、未出现违规问题，或整改工作完成质量高的部门/个人，给予绩效奖励；（三）责任追究：1.因资料准备不充分、应答不规范导致检查工作受阻的，扣减责任人绩效奖金800元；2.因故意隐瞒、伪造资料导致公司被监管处罚的，扣减责任人绩效奖金3000元，情节严重的解除劳动合同；3.未按要求完成整改或整改不到位导致复查不合格的，扣减责任人绩效奖金1500元，限期重新整改；4.因违规问题导致公司面临大额罚款、声誉损失的，追究相关部门负责人管理责任，扣减年度绩效奖金5000元，涉嫌违法的移交