2026年光建一体化科技公司隐私政策合规管理制度

2026年光建一体化科技公司隐私政策合规管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司隐私政策全生命周期的合规管理工作，明确隐私政策制定、公示、更新、执行、监督等环节的合规要求，适配光建一体化（光伏+建筑一体化）业务特性，覆盖客户信息收集、员工信息管理、第三方数据共享、项目数据存储等核心场景的隐私保护需求，防范隐私侵权风险，保障用户（客户、员工）合法权益，确保公司经营活动符合《个人信息保护法》《数据安全法》《网络安全法》等法律法规及行业监管要求，结合公司合规管理战略，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有隐私政策相关的合规管理工作，涵盖的隐私信息类型包括客户个人信息（姓名、联系方式、房产信息、用电数据等）、员工个人信息（身份信息、薪酬信息、履职数据等）、合作方相关隐私信息；适用的业务场景包括光建一体化产品销售咨询、方案设计、施工安装、售后运维、客户回访、员工招聘、第三方合作等全流程；适用部门包括合规部、客户服务部、销售部、人力资源部、技术部、工程部及各区域业务中心。第三条基本原则合法正当原则：隐私政策的制定与执行需符合国家隐私保护相关法律法规，信息收集、使用、存储、共享等行为均需获得合法授权，严禁以欺诈、胁迫等不正当方式处理隐私信息。最小必要原则：仅收集、使用与光建一体化业务开展直接相关的隐私信息，限定信息使用范围和期限，避免过度收集、超范围使用隐私信息，如仅收集客户必要的房产面积信息用于光伏方案设计，不额外收集无关的家庭信息。公开透明原则：隐私政策需以清晰、易懂的语言公示，明确告知用户隐私信息处理的目的、方式、范围、保存期限、权利救济途径等，确保用户充分知晓并可便捷查阅。自主可控原则：保障用户对自身隐私信息的知情权、查询权、更正权、删除权、撤回授权权等，为用户行使权利提供便捷渠道，无不合理限制或附加条件。安全保障原则：建立隐私信息安全保护机制，采取技术和管理措施防范隐私信息泄露、篡改、丢失，定期开展隐私安全风险评估，确保隐私信息处理全过程安全可控。第二章隐私政策制定与公示合规第四条隐私政策制定要求内容完整性：隐私政策需涵盖隐私信息类型、收集方式、使用目的、存储期限、共享范围、安全保护措施、用户权利及行使方式、投诉渠道、政策更新机制等核心内容，无关键条款缺失；针对光建一体化业务特性，需单独明确光伏项目相关用电数据、建筑房产信息的处理规则。语言通俗性：避免使用专业术语堆砌或晦涩表述，以普通用户可理解的语言撰写，如将“个人敏感信息”解释为“包括您的身份证号、银行卡信息、房产详细地址等一旦泄露可能危害您权益的信息”，确保不同文化水平的用户均可理解。场景适配性：结合光建一体化不同业务场景制定差异化隐私条款，如针对户用光伏客户的隐私条款侧重房产信息保护，针对工商业客户的隐私条款侧重企业联系人信息及用电数据保护，针对员工的隐私条款侧重履职信息及薪酬信息保护。合规审核：隐私政策草案需经合规部、法务部联合审核，重点核查是否符合《个人信息保护法》等法规要求，是否存在霸王条款或不合理免责内容，审核通过后方可定稿。第五条隐私政策公示渠道线上公示：在公司官方网站、微信公众号、线上服务平台等用户常用渠道显著位置公示隐私政策，设置便捷的查阅入口，如在官网首页底部设置“隐私政策”固定链接，在客户下单页面弹出隐私政策确认提示。线下公示：针对不便于线上查阅的客户（如老年户用客户），在业务办理场所（如线下门店、项目部）摆放隐私政策纸质版，由工作人员当面告知核心条款并确认客户知晓；员工隐私政策需在入职培训时公示，并存档员工确认记录。确认留存：对于需要用户授权的隐私信息处理行为，需获得用户明确的书面或电子确认，如让客户签署隐私授权书、在电子系统中勾选确认隐私政策，相关确认记录需留存至少至业务结束后3年，确保授权行为可追溯。第六条特殊场景授权要求针对未成年人隐私信息（如户用客户家中未成年人的身份信息），需获得其监护人的单独授权；针对敏感隐私信息（如客户银行卡信息、员工征信信息），需获得用户单独书面授权，不得与其他授权事项捆绑；针对向第三方共享隐私信息的，需单独告知共享对象、共享内容、共享目的，并获得用户明确授权。第三章隐私信息处理合规管理第七条信息收集合规收集前告知：收集隐私信息前，需明确告知用户收集的信息类型、用途、必要性，如向客户收集房产地址时，告知“收集该信息仅用于上门勘测光伏安装条件，业务完成后将按规定保存，不会用于其他用途”。收集方式合规：通过线上表单、线下填写、当面询问等合法方式收集，严禁通过窃听、偷拍、非法抓取等方式收集；收集员工信息需限定在招聘、履职必要范围内，如入职后仅收集与岗位相关的资质信息，不收集非必要的婚育状况信息。收集记录留存：建立隐私信息收集台账，记录收集的信息类型、数量、时间、授权状态、收集人等，确保收集行为可追溯，台账保存期限不少于信息处理结束后3年。第八条信息使用与存储合规使用范围限定：仅在授权范围内使用隐私信息，如客户房产信息仅用于光伏方案设计和施工定位，不得用于市场推广或转卖给第三方；员工薪酬信息仅用于薪资发放和人力统计，不得向无关部门或人员泄露。存储期限合规：按隐私政策约定的期限存储，业务结束后及时删除或匿名化处理，如户用光伏项目竣工且质保期结束后，除留存必要的售后联系方式外，删除客户详细的房产户型信息；存储期限到期前需进行合规审核，确需延长的需再次获得用户授权。存储安全保障：采取加密存储、权限管控、访问日志记录等技术措施，如对客户身份证号、银行卡信息进行加密处理，仅授权指定人员查看；定期对存储系统进行安全检测，防范黑客攻击、数据泄露风险。第九条信息共享与传输合规共享前提：仅在获得用户明确授权或法律法规要求的情况下共享隐私信息，如因光伏施工需要向合作施工方共享客户房产地址，需提前告知客户并获得授权，明确共享期限和使用限制。合作方管控：与接收隐私信息的第三方签订隐私保护协议，明确其信息使用范围、安全保护责任、违约赔偿义务，定期核查第三方合规执行情况，发现违规行为立即终止共享并追究责任。传输安全：隐私信息传输过程中采取加密措施，如通过加密邮件、专用传输通道传输，严禁通过非加密的即时通讯工具、公共网络传输敏感隐私信息，避免传输过程中泄露。第四章隐私政策更新与用户权利保障第十条隐私政策更新合规更新触发条件：当法律法规修订、光建一体化业务模式调整、隐私信息处理方式变化、监管要求更新时，需及时更新隐私政策；更新前需评估对用户权益的影响，确保更新内容合规且不损害用户合法权益。更新公示流程：隐私政策更新后，需在原公示渠道显著位置公示更新内容及生效时间，通过短信、公众号推送等方式告知用户，给予用户合理的适应期；针对重大更新（如信息共享范围扩大），需再次获得用户确认授权。版本留存：留存隐私政策的历史版本，记录更新时间、更新内容、审批人等信息，确保政策更新过程可追溯，满足合规审计要求。第十一条用户隐私权利保障权利告知：在隐私政策中清晰告知用户可行使的隐私权利及具体行使方式，如查询自身信息可拨打客服热线、更正信息可提交书面申请、删除信息可通过线上平台操作等，明确办理时限和所需材料。便捷响应：建立用户隐私权利申请处理机制，客服热线、线下门店、线上平台均需受理用户申请，自收到申请之日起在法规规定时限内处理并反馈结果，无正当理由不得拒绝或拖延。投诉处理：设立隐私保护专属投诉渠道，由合规部专人负责处理，投诉受理后1个工作日内响应，5个工作日内办结并告知用户处理结果；对投诉集中的问题及时优化隐私政策或处理流程。第五章监督管理与风险防控第十二条日常监督检查合规核查：合规部每月抽查隐私政策执行情况，重点核查信息收集授权记录、使用范围、存储安全、用户权利响应情况，每季度开展隐私保护专项检查，覆盖所有业务部门和区域中心。技术监测：技术部定期检测隐私信息存储系统、传输通道的安全漏洞，防范数据泄露风险；对涉及隐私信息的系统操作日志进行审计，排查违规访问、下载行为。员工培训：将隐私政策合规要求纳入员工常态化培训，新员工入职需完成隐私保护培训并考核合格，在职员工每半年开展1次专项培训，重点讲解光建一体化业务场景下的隐私保护实操要求。第十三条风险评估与处置风险评估：合规部每年度开展隐私保护风险评估，识别光建一体化业务中隐私信息处理的高风险环节（如施工人员获取客户房产信息、运维数据采集），制定风险防控措施；发生重大数据安全事件时，立即启动专项风险评估。应急处置：建立隐私信息泄露、篡改、丢失应急处置预案，发生隐私安全事件后，立即停止违规行为，采取技术措施控制风险扩大，按规定向监管部门报告，并及时告知受影响用户，提供补救措施。责任追究：对违反隐私政策合规要求的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、绩效扣减、岗位调整等处理；造成用户权益损害或公司声誉损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第十四条制度解释权本制度由公司合规部牵头解释，法务部、技术部、客户服务部等部门配合执行；如隐私政策制定标准、公示渠道、风险防控措施等需调整，由合规部组织相关部门商议，报公司管理层审批后发布更新。第十五条