2026年海洋能发电公司办公用品采购与领用制度

2026年海洋能发电公司办公用品采购与领用制度第一章总则第一条为规范公司办公用品采购与领用管理工作，严控采购成本，优化库存管理，保障办公及项目运营需求，结合《中华人民共和国政府采购法》《企业采购管理制度》及公司海洋能发电业务（含总部办公、海上作业平台运维、项目现场办公）运营实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购计划编制、供应商选择、采购执行、入库验收、领用登记、库存管理、报废处置等全流程管理；覆盖公司行政部、各业务部门、海上作业平台运维组、项目现场办公点等所有涉及办公用品采购与领用的部门及人员。第三条办公用品采购与领用遵循“按需采购、成本可控、规范领用、安全保密”四大核心原则。根据办公和项目需求制定采购计划，杜绝盲目采购；优先选择性价比高的产品和合作供应商，严控采购成本；建立领用登记台账，避免浪费；对涉密办公用品（如含核心技术资料的打印纸、存储介质等）强化管控，防范信息泄露。第四条本制度需与《财务管理制度》《库存管理制度》《保密管理制度》《安全生产管理制度》等制度协同执行，确保办公用品采购领用与成本管控、库存管理、保密要求、安全生产有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司办公用品采购与领用管理工作由行政部牵头负责，行政部设立物资管理专员，统筹负责采购计划审核、供应商管理、采购执行、库存盘点、领用监督等工作；财务部负责采购预算审核、费用支付审核；各部门配合提交采购需求、规范领用办公用品。第六条行政部在办公用品采购与领用管理中的核心职责：（一）制定办公用品采购目录及标准，明确各类办公用品的规格、型号、质量标准、采购限价，区分通用办公用品与海上作业平台、项目现场专用办公用品标准，经公司管理层审批后执行；（二）收集各部门办公用品采购需求，汇总编制月度、季度采购计划，审核需求的合理性，避免重复采购和超量采购；（三）建立供应商备选库，通过比价、询价等方式选择合格供应商，优先签订长期合作协议，定期评估供应商服务质量和产品价格，淘汰不合格供应商；（四）执行采购计划，办理采购手续，跟踪采购进度，确保办公用品按时到货，对海上作业平台专用办公用品需额外核查抗盐雾、抗潮湿等适配性指标；（五）负责办公用品入库验收，核对产品数量、规格、质量，出具验收单，不合格产品及时退换货，建立入库台账；（六）管理办公用品库存，定期盘点库存数量，做到账实相符，对易损耗、临期办公用品提前预警，优化库存结构；（七）办理办公用品领用登记手续，审核领用申请的合理性，建立领用台账，跟踪办公用品使用情况；（八）制定办公用品报废处置流程，对损坏、过期、报废的办公用品按规定处置，涉密办公用品需按保密要求销毁，杜绝信息泄露。第七条各相关部门及人员在办公用品采购与领用管理中的职责：（一）各部门负责人：为本部门办公用品需求提报和领用管理第一责任人，审核本部门采购需求的必要性，监督员工规范领用、节约使用办公用品，把控部门办公用品使用成本；（二）财务部：审核采购预算的合理性，核对采购发票、验收单等凭证，按规定支付采购费用，监督采购成本执行情况，对超预算采购提出整改意见；（三）使用人员：按需申领办公用品，妥善保管和合理使用，杜绝浪费，对涉密办公用品严格按保密规定使用和保管，离职时按要求交回未使用的涉密办公用品；（四）海上作业平台/项目现场负责人：提报专用办公用品采购需求（如防水文具、抗腐蚀办公设备耗材等），监督现场办公用品领用和使用，定期盘点现场库存，避免因物资缺失影响作业。第三章采购管理规范第八条采购计划编制与审批：（一）通用办公用品：各部门于每月25日前提交次月《办公用品采购需求单》，注明所需用品名称、规格、数量、预计使用时间；行政部汇总后编制月度采购计划，经行政部负责人审核、财务部审批（预算审核）后执行；（二）专用办公用品：海上作业平台、项目现场专用办公用品需额外经安全生产部审核（适配性、安全性审核），单次采购金额超过1万元的，需经公司管理层审批；（三）紧急采购：因突发办公需求（如项目应急、设备抢修配套办公耗材）需紧急采购的，可先口头向行政部报备，采购后3个工作日内补填《紧急采购审批单》；（四）预算管控：年度办公用品采购预算由行政部编制，财务部审核，公司管理层审批后执行，超预算采购需提交预算调整申请，未经审批的超预算采购不予支付费用。第九条供应商选择与管理：（一）供应商准入：申请入库的供应商需提供营业执照、产品质量证明、售后服务承诺等资料，行政部审核资质后纳入备选库，优先选择具备海洋作业相关办公用品供应经验的供应商；（二）采购方式：单次采购金额低于5000元的，采用询价方式选择至少2家供应商比价；金额5000元及以上的，采用比价方式选择至少3家供应商，择优确定合作方；（三）长期合作：对通用办公用品、高频使用耗材，与合格供应商签订年度合作协议，约定产品价格、配送周期、售后服务等条款，降低采购成本和采购频次；（四）供应商评估：行政部每季度对供应商的产品质量、配送时效、售后服务、价格稳定性进行评估，评估不合格的取消合作资格，从备选库中补充新供应商。第十条采购执行与验收：（一）采购执行：行政部根据审批后的采购计划与供应商签订采购合同（金额1万元及以上需签订正式合同），明确产品规格、数量、交货时间、质量标准、违约责任等；（二）到货验收：办公用品到货后，行政部物资管理专员核对产品名称、规格、数量、质量，与采购需求单、送货单逐一比对，海上作业专用品需额外核查防水、抗腐蚀等性能指标；（三）验收结果处理：验收合格的，办理入库手续，登记库存台账；验收不合格的，当场拒收并通知供应商退换货，因产品质量问题影响使用的，追究供应商违约责任；（四）票据管理：供应商需提供正规增值税发票，发票信息需与采购合同、验收单一致，行政部核对无误后提交财务部，作为费用支付的必备凭证。第四章领用与库存管理规范第十一条办公用品领用流程：（一）常规领用：员工填写《办公用品领用单》，注明领用用品名称、数量、领用用途，经部门负责人审核后，到行政部办理领用手续，行政部登记领用台账；（二）限量领用：对高消耗、高价值办公用品（如U盘、打印机硒鼓、笔记本电脑配件等）实行限量领用，普通员工每月领用数量不超过规定上限，超量领用需说明原因并经部门负责人审批；（三）专用领用：海上作业平台、项目现场办公用品由指定专人统一领用，登记现场领用台账，每月向行政部报备领用和使用情况；（四）涉密领用：含涉密信息载体的办公用品（如加密U盘、涉密打印纸）需经保密办审批，领用后单独登记，使用人需签署保密承诺书，离职时必须交回未使用的涉密用品。第十二条库存管理要求：（一）台账管理：行政部建立办公用品库存台账，详细记录入库、出库、库存数量，做到日清月结，确保账实相符；（二）盘点核查：每月末对库存办公用品进行全面盘点，每季度进行一次抽盘，盘点结果形成《库存盘点报告》，差异部分查明原因并整改；（三）存储规范：办公用品按类别分区存放，易燃易爆、易受潮用品（如打印机油墨、海上作业专用电池类耗材）单独存储，符合安全生产要求；涉密办公用品单独上锁存储，由专人保管；（四）库存预警：对常用办公用品设置最低库存预警线，库存低于预警线时及时编制采购计划，避免断供；对临期、滞销办公用品及时调拨或处置，减少库存积压。第十三条报废与处置规范：（一）报废条件：办公用品因损坏、老化、过期无法使用的，可申请报废；涉密办公用品达到使用期限或无法使用的，必须按规定报废；（二）报废审批：填写《办公用品报废申请表》，注明报废原因、数量、规格，经部门负责人审核、行政部审批后处置，涉密办公用品报废需额外经保密办审批；（三）处置方式：通用报废品可按废旧物资处理，高价值报废品需评估残值后处置；涉密报废品需按保密要求销毁（如粉碎、消磁），销毁过程全程记录，杜绝信息泄露；（四）记录留存：报废处置记录需留存不少于3年，包括报废申请表、处置凭证、销毁记录等，确保处置流程可追溯。第五章监督与考核第十四条监督机制：（一）行政部每月核查采购计划执行情况、领用台账完整性、库存盘点准确性，每季度开展办公用品使用情况抽查，重点核查超量领用、浪费、涉密用品管控情况；（二）财务部每季度审核采购费用支出情况，核查发票、验收单、领用记录的一致性，排查违规采购、超预算采购行为；（三）保密办每半年核查涉密办公用品采购、领用、报废处置情况，排查信息泄露风险，提出整改要求；（四）设立监督举报渠道，接受员工对办公用品采购领用违规行为的举报，举报属实的给予200-500元现金奖励。第十五条考核指标与标准：（一）采购计划执行率：按审批计划完成的采购数量占总采购数量的比例，考核标准不低于98%；（二）库存账实相符率：盘点时账实一致的办公用品种类占总种类的比例，考核标准为100%；（三）费用管控率：实际采购费用低于预算费用的比例，考核标准不低于5%；（四）涉密用品管控合规率：涉密办公用品采购、领用、报废全流程合规次数占总次数的比例，考核标准为100%。第十六条奖惩机制：（一）奖励措施：年度内采购成本管控效果显著、库存管理规范、无违规行为的行政部物资管理专员，给予“物资管理先进个人”称号并发放500-800元专项奖励；提出办公用品管理优化建议并被采纳的员工，给予100-300元现金奖励；（二）处罚措施：员工首次违规领用（如超量领用、虚报领用需求）的，给予口头警告并责令整改；第二次违规的，给予通报批评，扣减当月绩效奖金100元；第三次及以上违规的，扣减当月绩效奖金300元；（三）管理责任处罚：行政部未履行库存盘点、供应商评估职责，导致每月出现2次及以上账实不符或供应商违规的，扣减行政部负责人当月绩效奖金200元；（四）严重违规处罚：因采购领用管理不当导致涉密信息泄露、安全生产事故的，追究相关责任人责任，给予降职、调岗等处罚；涉嫌违法的，移交