案件封存制度

案件封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及公司章程相关规定，结合集团母公司关于强化风险管控、规范管理流程的指导意见，以及本公司防范操作风险、提升合规水平的内部需求制定。制度旨在明确案件封存的管理原则、职责分工、操作规范及保障措施，确保公司业务资料、涉案信息、审计凭证等封存行为的合法合规、安全有序，有效防控泄密、篡改、遗失等风险，维护公司合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下场景：（一）诉讼、仲裁、行政调查等涉诉活动中的证据封存；（二）内部审计、外部检查要求下的资料封存；（三）违纪调查、责任追究程序中的涉案材料封存；（四）业务合规审查、风险排查过程中需暂时隔离的敏感信息封存；（五）法律法规或监管机构强制要求的封存义务场景。第三条本制度下列术语定义如下：（一）案件封存管理：指公司对涉诉、涉检、涉纪、涉诉风险、合规审查等场景下的业务资料、电子数据、实物凭证等实施暂时性隔离、限制接触、编号归档的专项管理活动，包括封存指令发起、封存执行、保管监控、解封处置的全流程控制。（二）涉诉风险：指因公司经营行为引发的诉讼、仲裁、行政调查等法律程序中，可能对证据完整性、程序公正性产生影响的潜在风险。（三）合规封存义务：指公司在法律法规或监管要求下，必须对特定业务资料采取封存措施的法律责任，如《证券法》规定的上市公司诉讼证据封存义务。（四）封存时效：指根据案件性质、司法程序或内部规定，对封存资料进行隔离保管的法定或约定期限。第四条案件封存管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：封存范围应覆盖所有可能影响案件公正性、涉及公司重大利益的资料，杜绝选择性遗漏。（二）责任到人：明确封存发起、执行、保管各环节的责任主体，建立责任追溯机制。（三）风险导向：优先封存高风险领域资料，如关联交易记录、资金审批链条、关键决策会议纪要等。（四）程序正当：封存行为需履行法定审批程序，封存期限与案件进展或合规要求相匹配。（五）持续改进：定期复盘封存流程中的风险点，优化技术手段和管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司案件封存管理负总责，统筹决策重大封存事项、资源配置及风险处置；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项制度、监督执行效果及跨部门协调。第六条设立公司案件封存管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括法务合规部、纪检监察部、办公室、财务部、信息科技部等核心部门负责人，具体职责如下：（一）统筹制定、修订封存管理制度，审议重大封存事项；（二）协调跨部门封存资源，监督封存指令的合规执行；（三）定期评估封存风险及制度有效性，向决策层提交报告。第七条明确封存管理的三类责任主体及其职责分工：（一）牵头部门（法务合规部）：1.负责制定封存管理制度及操作细则，组织业务培训；2.指导各部门识别需封存的风险资料，审核封存范围及时效；3.监督封存保管期间的合规性，处置解封后的资料归档。（二）专责部门（纪检监察部、信息科技部）：1.纪检部门负责涉纪案件的封存管控，监督责任追究的落实；2.科技部门负责电子数据的封存技术支持，建立封存系统平台，确保数据不可篡改。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域封存要求，及时响应封存指令，配合资料调取；2.对封存资料的原始性、完整性负责，记录封存操作过程。第八条基层执行岗位的合规操作责任：（一）封存执行人需经授权培训，签署《封存操作合规承诺书》；（二）封存时必须双人核对资料，填写《封存登记表》并附责任人签字；（三）封存期间发现资料损毁、遗失，须立即上报牵头部门并配合调查。第三章专项管理重点内容与要求第九条诉讼证据封存：（一）涉及诉讼案件的业务资料封存范围包括但不限于：合同、往来函电、招投标文件、财务凭证、会议纪要、电子数据等；（二）封存标准需覆盖诉讼时效内或司法机构要求的全部关联资料，禁止选择性隐藏不利证据；（三）封存期限应与诉讼程序或管辖法院要求一致，必要时可分阶段解封。第十条行政调查封存：（一）配合监管机构调查时，需封存被调查业务全流程资料，包括前期审批、执行过程、结果反馈等环节；（二）封存前需确认调查范围及资料清单，对涉密信息采取加密或物理隔离措施；（三）调查结束后由调查机构或领导小组确认解封，并纳入合规档案管理。第十一条内部审计封存：（一）审计过程中发现的重大风险线索，需对相关业务资料实施临时封存；（二）封存期限以审计报告出具或风险整改完成为准，禁止擅自提前解封；（三）审计结束后由牵头部门组织评估，对有异常的封存资料开展专项核查。第十二条电子数据封存：（一）封存方式包括但不限于：数据区块链存证、加密存储、离线备份等；（二）封存前需确保证据链完整，记录哈希值、存储路径等关键信息；（三）解封时需通过技术手段验证数据未被篡改，并生成存证报告。第十三条实物凭证封存：（一）封存范围包括合同原件、印章、有价证券、物流单据等；（二）需用专用封条标注“封存”字样及封存编号，贴在封口处；（三）保管环境需满足防火、防盗、防潮要求，定期检查封条完好性。第十四条封存时限管控：（一）各类封存资料的最长封存期限不得超过三年，特殊情形经领导小组批准可延期；（二）封存期限届满前一个月，由牵头部门组织业务部门评估是否解除封存；（三）对超期未解除封存的资料，需书面说明原因并报备存档。第十五条禁止性行为：（一）严禁擅自解封、复制、销毁封存资料；（二）禁止在封存期间对资料进行任何形式的修改或补充；（三）严禁将封存资料用于非法定目的，如内部决策、绩效考核等。第十六条封存风险防控：（一）封存期间发生资料损毁的，需查明原因追究责任；（二）对封存系统的操作权限实施分级授权，定期更换密码；（三）建立封存信息备份机制，确保极端情况下数据可恢复。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门牵头，组织法务、科技、业务部门开展制度复盘；（二）根据《档案法》《电子签名法》等法规变化，三个月内完成制度修订；（三）重大业务调整（如并购重组）后，需三十日内补充封存要求。第十八条风险识别预警机制：（一）每月由牵头部门汇总各部门封存需求，识别潜在风险；（二）对封存执行不到位的业务，发布预警通知并限期整改；（三）建立封存信息台账，动态监控封存资料数量及分布。第十九条合规审查机制：（一）封存指令需经至少两名部门负责人签字确认，重大事项报领导小组审批；（二）解封操作需附《解封申请表》，经原封存发起部门复核；（三）封存全流程需纳入电子档案系统，实现“未经审查不得实施”。第二十条风险应对机制：（一）一般风险（如资料轻微损坏）由业务部门负责处置，重大风险（如系统封存失效）由领导小组牵头协调；（二）封存期间发生紧急情况的，执行人可先行隔离资料并上报，事后补办手续；（三）对恶意破坏封存行为的，启动责任追究程序并联动绩效考核。第二十一条责任追究机制：（一）违反封存要求的，视情节轻重给予警告、降级直至解除劳动合同；（二）造成经济损失的，按《企业内部控制评价规范》承担赔偿责任；（三）情节严重的，移交司法机关追究刑事责任，并解除劳动合同。第二十二条评估改进机制：（一）每半年由领导小组组织封存效果评估，重点检查封存时效、资料完整性；（二）评估结果纳入部门年度考核，对问题突出的业务部门通报批评；（三）优化封存流程的技术手段（如区块链存证），降低人工干预风险。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导干部需签订《封存管理责任书》，明确“一岗双责”；（二）牵头部门配备专职封存管理员，负责日常操作指导；（三）设立封存保证金制度，违规者按金额10%-20%扣除保证金。第二十四条考核激励机制：（一）将封存管理纳入部门年度合规考核，占权重不低于5%；（二）对封存工作优秀的部门，给予年度评优倾斜；（三）连续两次封存不合格的，取消部门负责人绩效奖金。第二十五条培训宣传机制：（一）新员工入职培训需包含封存制度章节，考核合格后方可上岗；（二）每年开展封存专项培训，由牵头部门邀请司法专家、技术专家授课；（三）制作封存操作手册，张贴关键岗位的封存流程图示。第二十六条信息化支撑：（一）开发封存管理系统，实现封存指令的电子签批、实时监控；（二）对封存电子数据建立时间戳存证，确保证据链完整性；（三）定期对封存系统进行安全评估，防止黑客攻击或数据泄露。第二十七条文化建设：（一）每年发布《封存合规倡议书》，树立全员封存意识；（二）设立封存管理示范岗，通过内部宣传栏表彰先进；（三）员工可匿名举报违规封存行为，经查证属实给予奖励。第二十八条报告制度：（一）封存事件需每月向领导小组报送《封存月报》，内容包括封存数量、期限、风险点；（二）重大封存事项（如涉外诉讼证据封