企业合同管理与审批规范（标准版）

企业合同管理与审批规范（标准版）第1章合同管理总体原则1.1合同管理目标与原则合同管理应遵循“合规、高效、风险可控、全程留痕”的基本原则，确保合同在签订、履行、变更、终止等全生命周期中合法合规，避免法律风险与经济损失。依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同管理需以“平等自愿、诚实信用”为准则，保障合同双方的合法权益。合同管理的目标是实现合同全生命周期的规范化、标准化与信息化，提升企业合同管理效率与风险防控能力。企业应建立合同管理的“制度化、流程化、数字化”体系，确保合同管理活动有章可循、有据可查。合同管理需结合企业实际业务发展需求，动态调整管理策略，确保合同管理机制与企业战略相匹配。1.2合同管理组织架构与职责企业应设立合同管理专职部门，明确合同管理人员的职责范围，包括合同的起草、审核、签订、归档、履约监督等环节。合同管理职责应涵盖法律合规、风险评估、合同执行监控、档案管理等方面，确保合同管理职能全面覆盖。企业应建立合同管理岗位责任制，明确各岗位在合同管理中的具体职责与权限，避免职责不清导致的管理漏洞。合同管理人员需具备法律、财务、业务等多方面知识，具备合同风险识别与处理能力。企业应定期对合同管理人员进行培训与考核，提升其专业素养与管理能力，确保合同管理工作的持续优化。1.3合同管理流程与规范合同管理流程应涵盖合同的立项、起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节，确保流程规范、无遗漏。合同起草应遵循“先草后审”原则，由业务部门提出需求，法律部门进行合规性审查，确保合同内容合法、合理。合同审核需由法务、财务、业务等多部门协同参与，确保合同条款清晰、权责明确、风险可控。合同签订前应进行风险评估，确认合同内容与企业利益一致，避免因合同条款不明确引发纠纷。合同履行过程中，应建立履约监督机制，定期检查合同执行情况，确保合同约定事项落实到位。1.4合同管理信息化建设要求企业应构建合同管理信息系统，实现合同信息的电子化、标准化、可追溯，提升合同管理效率与透明度。合同管理系统应支持合同的全生命周期管理，包括合同起草、审批、签订、归档、履约、变更、终止等流程。信息化系统应具备合同自动审批、风险预警、履约跟踪、数据统计等功能，提升合同管理的智能化水平。合同管理系统应与企业ERP、OA等系统集成，实现数据共享与业务协同，提升整体运营效率。信息化建设应遵循“安全、稳定、高效”的原则，确保合同数据的安全性与可操作性，保障企业信息资产安全。第2章合同签订与审核2.1合同签订流程与要求合同签订应遵循“平等自愿、协商一致”的原则，依据《民法典》第543条，确保合同条款清晰、合法、合规。合同签订前需完成法律风险评估，依据《合同法》第41条，由法务部门或法律顾问进行合规性审查。合同签订应由经办人、部门负责人、分管领导逐级审批，依据《企业合同管理办法》第11条，确保审批流程的层级性和责任明确。合同签订需在公司内部系统中完成电子签署，依据《电子签名法》第10条，确保签署过程的可追溯性和法律效力。合同签订后，应由合同管理部门进行归档管理，依据《企业档案管理规定》第5条，确保合同资料的完整性与可查性。2.2合同审核标准与程序合同审核应由合同管理部门牵头，依据《合同评审管理办法》第3条，对合同内容、条款、履约方式、风险点进行全面评估。审核内容包括合同主体资格、履约能力、合同金额、付款方式、违约责任等，依据《合同法》第49条，确保合同条款的合法性与合理性。审核过程中需参考行业惯例与公司内部政策，依据《企业合同管理规范》第8条，确保合同内容与公司战略目标一致。审核结果需由合同管理部门负责人确认，依据《合同审批流程》第6条，确保审核意见的权威性和可执行性。审核完成后，需形成审核报告并存档，依据《企业档案管理规定》第6条，确保审核过程可追溯。2.3合同签署与备案管理合同签署应由经办人、部门负责人、分管领导共同签署，依据《合同法》第50条，确保签署行为的合法性与有效性。合同签署后，应按照公司规定进行备案，依据《企业合同管理规范》第9条，确保合同资料的完整性和可查性。合同备案应通过公司内部系统完成，依据《电子合同管理规范》第4条，确保备案过程的可追溯性和数据安全性。合同备案需保留至少五年，依据《档案法》第18条，确保合同资料在法律诉讼或审计时的可用性。合同备案后，应由合同管理部门进行归档管理，依据《企业档案管理规定》第7条，确保合同资料的有序性和可检索性。2.4合同签订后的跟踪与反馈合同签订后，应由合同管理部门进行跟踪管理，依据《合同跟踪管理办法》第2条，确保合同履行情况的动态监控。跟踪内容包括合同履行进度、履约情况、变更事项、争议处理等，依据《合同管理实务》第12条，确保合同执行的有效性。跟踪过程中需定期召开合同执行会议，依据《企业内部管理流程》第15条，确保合同执行的及时性和问题的及时解决。跟踪结果需形成报告并反馈给相关方，依据《合同管理报告制度》第5条，确保合同执行的透明度与可追溯性。合同履行过程中如发生变更或违约，应按照《合同变更与违约处理办法》第7条，及时进行协商、修订或处理，确保合同的持续有效性。第3章合同履行与监控3.1合同履行的管理要求合同履行管理应遵循“全过程管理”原则，涵盖合同签订、执行、变更、终止等全生命周期，确保各方权利义务清晰、责任明确。根据《合同法》及相关法律法规，合同履行需遵循诚信原则，不得擅自变更或解除合同。合同履行应建立标准化流程，明确各方责任分工，确保合同条款落实到位。企业应制定合同履行操作手册，规范合同履行的各个环节，如付款、验收、变更等。合同履行需建立台账管理制度，对合同履行情况定期进行跟踪和记录，确保合同执行过程可追溯、可审计。根据《企业内部控制基本规范》，合同履行应纳入全面预算管理，确保资金使用合规。合同履行过程中，应建立风险预警机制，对合同履行中的潜在风险进行识别和评估，如履约能力、违约风险、政策变化等。根据《风险管理框架》，企业应定期进行合同风险评估，制定应对措施。合同履行应与企业信息化系统对接，实现合同信息的实时更新与共享，确保合同执行过程透明、高效。根据《企业信息化建设指南》，合同管理系统应具备合同状态跟踪、履约进度监控等功能。3.2合同履行过程中的风险控制合同履行过程中，应建立风险识别与评估机制，识别合同履行中的法律、财务、操作等风险。根据《风险管理实务》，企业应定期开展合同风险评估，识别潜在风险点并制定应对策略。对于高风险合同，应制定专项风险控制方案，明确风险应对措施，如合同条款的细化、履约保证金的设置、违约责任的约定等。根据《合同法》第54条，合同条款应具备合法性、公平性，避免因条款不明确导致履行争议。合同履行过程中，应建立履约检查机制，定期对合同执行情况进行检查，确保合同条款落实。根据《合同管理规范》，企业应设立合同履约检查小组，定期对合同履行情况进行评估。对于合同履行中的争议或违约行为，应建立快速响应机制，及时处理并防止事态扩大。根据《合同纠纷处理办法》，企业应制定合同纠纷处理流程，确保争议解决及时、有效。合同履行过程中，应建立合同执行台账，记录合同履行情况、履约进度、异常情况等，确保合同执行过程可控。根据《合同管理信息系统建设指南》，合同执行台账应具备数据采集、分析、预警等功能。3.3合同履行的监督检查与报告合同履行监督检查应由专人负责，定期对合同履行情况进行检查，确保合同条款落实到位。根据《企业内部审计指引》，监督检查应包括合同履行的合规性、效率性、效果性等方面。检查应涵盖合同执行进度、履约质量、资金使用情况、风险控制措施落实情况等，确保合同履行符合企业战略目标。根据《合同管理评估标准》，监督检查应形成书面报告，作为合同管理绩效评估依据。检查结果应形成报告，报告内容包括合同履行情况、存在的问题、整改措施及后续计划。根据《合同管理绩效评估办法》，报告应由相关部门负责人签字确认，确保报告真实、准确。合同履行监督检查应纳入企业绩效考核体系，与部门绩效、项目进度、成本控制等挂钩，确保监督检查有制度、有执行、有反馈。根据《绩效管理实施办法》，监督检查结果应作为部门考核的重要依据。合同履行监督检查应定期开展，如季度、年度检查，确保合同履行过程持续有效。根据《合同管理年度评估指南》，企业应制定年度合同履行评估计划，确保监督检查常态化。3.4合同履行的变更与终止管理合同履行过程中，如需变更或终止合同，应遵循法定程序，确保变更或终止的合法性与合规性。根据《合同法》第74条，合同变更或终止应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或终止前，应进行风险评估，确保变更或终止不会对合同双方造成重大损失或影响。根据《合同变更管理规范》，变更前应进行可行性分析，评估变更后的风险与收益。合同变更或终止后，应及时更新合同信息，确保合同状态准确无误。根据《合同管理系统操作规范》，合同变更或终止后，应更新合同台账，确保信息一致。合同终止后，应进行合同归档管理，确保合同资料完整、规范，便于后续查阅与审计。根据《档案管理规范》，合同归档应遵循“分类管理、定期归档、便于查阅”的原则。合同履行变更或终止应建立书面记录，确保变更或终止过程可追溯、可查证。根据《合同管理档案管理规范》，合同变更或终止的书面记录应保存至少5年以上，以备查阅和审计。第4章合同档案管理与归档4.1合同档案的分类与管理合同档案按照管理权限和内容性质，通常分为原始档案和归档档案。原始档案是指在合同签订过程中形成的文字、图表、电子数据等资料，而归档档案则指经过整理、分类后保存的正式文件。根据《企业档案工作规范》（GB/T12956-2017），合同档案应按合同类型、签订单位、时间、合同金额等要素进行分类，确保档案的系统性和可检索性。合同档案的分类应遵循“一案一档”原则，即每份合同对应一套完整的档案资料。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同档案需按合同编号、签订部门、合同类型、签订时间等维度进行编码管理，便于后续查找与调阅。合同档案的管理应建立电子与纸质档案并重的管理体系，电子档案需符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，确保数据安全与可追溯性。纸质档案应按照《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017）进行装订、编号和保管。合同档案的管理应设立专门的档案室或档案管理人员，定期进行档案检查与维护，确保档案的完整性和有效性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），档案管理人员需定期对合同档案进行清查，及时处理破损、缺失或过期的档案。合同档案的管理应纳入企业信息化系统，实现档案的数字化管理与共享。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36832-2018），合同档案应通过电子档案管理系统进行归档、调阅和统计，提升档案管理的效率与规范性。4.2合同档案的归档标准与流程合同档案的归档应遵循“先归档、后使用”原则，确保档案在签订后及时、完整地移交至档案管理部门。根据《企业档案工作规范》（GB/T12956-2017），合同签订后应在3个工作日内完成归档，确保档案的时效性与完整性。合同归档应按照《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017）规定的格式和内容要求进行，包括合同文本、补充协议、会议纪要、审批文件等，确保档案内容的完整性和一致性。合同档案的归档流程应包括档案的收集、分类、编号、装订、归档、保管等环节。根据《企业合同管理规范》（GB/T36832-2018），合同档案的归档应由合同承办部门负责，档案管理人员进行审核与归档，确保档案的规范性和可追溯性。合同档案的归档应建立档案管理制度，明确归档责任人、归档时间、归档标准等内容，确保档案管理的制度化与规范化。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），档案管理制度应包括档案的归档、保管、调阅、销毁等流程。合同档案的归档应定期进行档案整理与归档，确保档案的有序性和可查性。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），档案管理人员需定期对合同档案进行清查，及时处理归档不全、破损或过期的档案。4.3合同档案的借阅与保密要求合同档案的借阅应严格遵循“借阅登记、权限管理、使用限制”原则，确保档案的安全与保密。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），合同档案的借阅需经档案管理人员批准，并填写借阅登记表，明确借阅人、借阅时间、使用范围及归还时间。合同档案的借阅应限制在必要的范围内，非经批准不得对外提供或复制。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），合同档案的借阅应遵循“谁借谁管、谁用谁还”的原则，确保档案的使用安全与保密。合同档案的保密要求应符合《保密法》及相关法律法规，未经批准不得擅自复制、传播或外泄。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），合同档案的保密管理应建立保密制度，明确保密责任和保密期限。合同档案的借阅应建立电子档案借阅系统，实现借阅过程的数字化管理与监控。根据《企业合同管理信息化建设指南》（GB/T36832-2018），电子档案借阅应通过系统进行审批、登记和跟踪，确保借阅过程的可追溯性与安全性。合同档案的借阅应建立借阅记录和归还制度，确保档案的使用可追溯、可管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），借阅记录应包括借阅人、借阅时间、使用范围、归还时间等信息，确保档案管理的透明化与规范化。4.4合同档案的销毁与处置合同档案的销毁应严格遵循“审批、登记、销毁”流程，确保销毁过程合法合规。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），合同档案的销毁需经档案管理部门批准，并填写销毁登记表，明确销毁原因、销毁方式、销毁人及监督人。合同档案的销毁应按照《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017）规定的销毁标准进行，包括档案的完整性、有效性、保密性等。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），销毁前应进行档案的清查和鉴定，确保档案无遗漏、无损坏。合同档案的销毁应采用安全、可靠的销毁方式，如粉碎、销毁、烧毁等，确保档案信息无法恢复。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），销毁方式应符合国家相关法规，确保档案销毁的合法性和安全性。合同档案的销毁应建立销毁登记制度，确保销毁过程可追溯、可监督。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），销毁登记应包括销毁人、销毁时间、销毁方式、监督人等信息，确保档案销毁的透明化与合规性。合同档案的销毁应定期进行销毁计划的制定与执行，确保档案的及时销毁与管理。根据《企业档案管理规范》（GB/T12956-2017），档案管理部门应定期对合同档案的销毁情况进行评估，确保销毁工作的有效性和持续性。第5章合同争议与纠纷处理5.1合同争议的处理机制合同争议的处理机制应遵循“协商优先、调解为主、仲裁为辅、诉讼为终”的原则，依据《中华人民共和国民法典》第577条及《企业合同管理办法》相关规定，建立分级响应机制，确保争议处理流程规范、高效。企业应设立合同争议处理委员会，由法务、业务、财务及管理层代表组成，负责争议的初步评估与协调，确保争议处理的及时性和专业性。合同争议处理应结合合同条款、履约情况及行业惯例，依据《合同法》第122条，明确争议解决的依据与责任划分，避免因条款模糊引发进一步纠纷。对于重大合同争议，企业应启动内部协商程序，必要时可引入第三方机构进行调解，以降低诉讼成本并提高争议解决效率。合同争议处理需建立完整的记录与跟踪机制，确保争议处理过程可追溯、可审计，符合《企业档案管理规范》要求。5.2合同纠纷的调解与仲裁合同纠纷的调解应优先采用协商、调解、仲裁等非诉讼方式，依据《仲裁法》第2条，仲裁是解决合同纠纷的常见方式，具有程序简便、成本较低的优势。企业应设立仲裁机构或与第三方仲裁机构合作，确保仲裁程序合法合规，依据《仲裁法》第15条，仲裁裁决具有法律效力，可直接执行。调解过程中，企业应充分听取双方意见，依据《民事诉讼法》第118条，确保调解结果符合公平原则，避免调解结果被后续诉讼所挑战。仲裁裁决的执行应依据《民事诉讼法》第258条，企业需配合法院执行，确保仲裁结果切实履行，避免因执行困难导致纠纷升级。仲裁机构应定期发布仲裁案例，帮助企业理解争议解决的法律适用与实务操作，提升合同管理能力。5.3合同纠纷的法律诉讼与执行合同纠纷若无法通过协商或调解解决，企业应依法提起诉讼，依据《民事诉讼法》第124条，法院受理后应依法审理并作出裁判。法院审理合同纠纷时，应依据《民事诉讼法》第125条，全面审查合同条款、履约情况及证据材料，确保判决公正合理。法院判决生效后，企业应依法履行裁判文书，依据《民事诉讼法》第257条，如存在履行困难，可申请法院强制执行，确保合同权利得到保障。企业应建立合同纠纷案件台账，记录案件编号、当事人信息、争议内容及处理进展，确保案件执行过程可追溯、可监督。为提高执行效率，企业可引入第三方执行机构或与法院合作，提升合同纠纷的执行率与执行效率。5.4合同争议的记录与归档合同争议的处理过程应完整记录，包括争议内容、处理方式、结果及责任人，依据《企业档案管理规范》第3.1条，确保档案资料的完整性和可查性。合同争议的档案应按时间顺序归档，便于后续查阅与审计，依据《档案法》第15条，档案管理应遵循“保管期限”与“归档范围”的规定。合同争议档案需标注争议类型、处理结果、责任归属及处理人，依据《企业合同管理规范》第5.3条，确保档案内容的准确性和可追溯性。争议档案应定期进行分类整理与备份，依据《电子档案管理办法》第10条，确保数据安全与信息完整。合同争议档案的归档应纳入企业统一档案管理体系，确保争议处理过程的透明度与合规性，符合《企业合同管理规范》第6.1条要求。第6章合同管理的监督与考核6.1合同管理的监督机制合同管理监督机制应建立多层次、多维度的监督体系，包括合同签订、履行、变更、归档等全过程的监督。根据《企业合同管理办法》（国办发〔2019〕22号），合同监督应涵盖事前、事中、事后三个阶段，确保合同管理的合规性与有效性。监督机制需配备专职或兼职的合同监督人员，定期开展合同风险排查与合规检查，利用信息化手段实现合同数据的实时监控与预警。例如，某大型企业通过合同管理系统实现合同执行情况的动态跟踪，有效降低了合同纠纷率。合同监督应结合内部审计、法律合规审查及第三方评估等多种方式，确保监督结果的客观性与权威性。根据《企业内部控制基本规范》（财政部令第80号），合同监督应与内控体系相衔接，形成闭环管理。监督结果应形成书面报告并纳入绩效考核，作为合同管理人员和部门负责人的重要考核指标之一。某上市公司将合同监督结果与年度考核挂钩，提高了合同管理的规范性与执行力。监督机制需定期开展培训与演练，提升合同管理人员的合规意识与风险识别能力。根据《企业合规管理指引》（证监会〔2021〕11号），合同管理监督应纳入全员培训体系，增强全员合规意识。6.2合同管理的考核指标与标准合同管理考核应围绕合同签订、履行、变更、归档等关键环节设置量化指标。根据《企业合同管理考核办法》（国办发〔2019〕22号），考核指标包括合同签订率、履约率、变更率、归档率等，确保合同管理的全面覆盖。考核标准应结合企业实际业务特点，制定差异化指标。例如，对涉及重大资产或高风险项目的合同，应设置更高的履约率和合规率考核标准，确保合同管理的精准性与风险可控。考核结果应与绩效薪酬、晋升评定等挂钩，形成激励与约束机制。根据《企业绩效考核管理办法》（国办发〔2019〕22号），合同管理考核应纳入企业整体绩效考核体系，提升管理效率与执行力。考核应采用定量与定性相结合的方式，既关注合同数量与质量，也关注合同管理的流程规范性和风险防控能力。例如，某企业通过合同管理系统实现合同数据的自动分析，提升考核的科学性与客观性。考核结果应定期通报，形成持续改进的良性循环。根据《企业内部审计指引》（财政部〔2019〕11号），合同管理考核应纳入年度审计报告，促进合同管理的持续优化与提升。6.3合同管理的绩效评估与改进绩效评估应采用PDCA（计划-执行-检查-处理）循环模式，定期评估合同管理的成效并持续改进。根据《企业绩效管理指南》（国办发〔2019〕22号），绩效评估应结合合同执行情况、风险防控效果、管理效率等多维度指标。绩效评估应结合实际业务需求，制定科学合理的评估指标与方法。例如，某企业通过合同管理系统实现合同执行情况的自动评估，提升评估的效率与准确性。绩效评估结果应作为改进合同管理的依据，推动管理流程优化与制度完善。根据《企业内部管理改进办法》（国办发〔2019〕22号），绩效评估应促进合同管理的持续改进，提升管理效能。应定期开展合同管理经验总结与案例分析，提升管理者的专业能力与经验积累。根据《企业管理经验总结办法》（国办发〔2019〕22号），经验总结应纳入企业持续改进体系，形成良性循环。绩效评估应结合信息化手段，实现数据驱动的管理决策。根据《企业信息化管理指南》（国办发〔2019〕22号），信息化手段应贯穿合同管理全过程，提升评估的科学性与精准性。6.4合同管理的违规责任与处理合同管理违规行为应明确界定，包括合同签订不合规、履行不规范、变更不审批、归档不及时等。根据《企业合同管理违规责任追究办法》（国办发〔2019〕22号），违规行为应明确责任主体与处理措施。违规责任应与考核结果挂钩，形成奖惩分明的机制。根据《企业绩效考核管理办法》（国办发〔2019〕22号），违规行为应纳入绩效考核，形成激励与约束并重的管理机制。违规处理应依据情节轻重，采取通报批评、经济处罚、岗位调整、降级等措施。根据《企业内部纪律处分办法》（国办发〔2019〕22号），处理措施应与违规行为的严重性相匹配。违规处理应有明确的流程与程序，确保处理的公正性与透明度。根据《企业内部审计工作规程》（国办发〔2019〕22号），处理流程应公开透明，确保处理结果的公正性与可追溯性。违规处理应纳入企业信用体系，影响企业整体信用评价与合作机会。根据《企业信用管理指引》（国办发〔2019〕22号），违规处理应与企业信用评价挂钩，提升管理的严肃性与规范性。第7章附则与解释权7.1本规范的适用范围与生效日期本规范适用于公司及其下属各单位在合同管理过程中所涉及的各类合同文本，包括但不限于采购合同、服务协议、合作框架协议、租赁合同等。规范适用于所有涉及合同签署、审批、执行、变更、终止等环节的管理活动，确保合同管理流程的统一性和规范性。本规范自发布之日起生效，自发布之日起30日内，公司内部相关部门需完成合同管理制度的修订与培训，确保全员理解并执行规范要求。本规范的适用范围涵盖公司所有业务活动，包括但不限于销售、采购、研发、工程、人力资源等业务板块。为保障合同管理工作的持续有效运行，公司应定期对本规范进行评估与更新，确保其与公司战略、业务发展及法律法规保持一致。7.2本规范的解释权与修改权本规范的解释权归公司合同管理职能部门所有，任何对规范的解释或适用问题，应由该部门负责最终裁定。本规范的修改权由公司管理层统一行使，任何修改需经公司合规与法律部门审核并报公司高层批准后方可实施。为确保规范的权威性和适用性，公司应建立规范修订记录，明确修改的依据、时间、责任人及审批流程。公司应定期组织对规范的复审，结合实际执行情况和外部法律环境变化，及时调整规范内容。任何对规范的补充、修订或解释，均应通过正式文件形式发布，并在公司内部进行广泛宣传与培训。7.3与相关法律法规的衔接与合规要求本规范严格遵循《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，确保合同管理活动符合法律要求。为保障合同管理的合规性，公司应建立合同风险评估机制，定期对合同文本进行法律审查，防范法律风险。本规范要求合同签署前必须进行合法性审查，确保合同内容符合国家政策、行业规范及公司内部制度。公司应建立合同档案管理制度，确保合同资料的完整、准确与可追溯，便于后续审计与纠纷处理。为满足监管要求，公司应