某服装公司供应商管控方案

某服装公司供应商管控方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、欧盟通用数据保护条例（GDPR）等国际公约及行业标准，结合公司“全球化、数字化、可持续发展”战略，旨在规范供应商选择、评估、合作及退出全生命周期管理，解决当前供应商准入标准不一、履约风险高、协同效率低等痛点，实现价值创造、风险防控与效率提升的核心目标。

1.2适用范围与对象

本制度适用于某服装公司所有采购业务（含原材料、辅料、成品、技术服务等），覆盖采购部、质量部、生产部、财务部、法务部等相关部门及全体员工。关联方（包括但不限于供应商、第三方服务商、外包团队）均需遵守本制度中与其业务相关的条款。例外场景（如紧急采购、单一来源采购）需经总经理办公会审批，但原则上不适用于金额超过500万元人民币或涉及重大安全、合规风险的业务。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有供应商管控活动须符合法律法规及行业规范，禁止商业贿赂、强制劳动等违法违规行为。

1.3.2权责对等原则：明确各级管理者的决策权限与监督责任，建立责任追溯机制。

1.3.3风险导向原则：对高风险供应商（如涉及环保、劳工权益、供应链安全）实施重点管控。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具简化流程，压缩审批时限（如合同审批≤3个工作日）。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、绩效考核结果优化制度，每年至少修订一次。

1.3.6平等自愿原则：所有合同签署须遵循公平诚信原则，禁止强迫或限制竞争行为。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《采购管理办法》《合规风险管理手册》等制度形成互补，冲突时以本制度为准。财务部负责供应商付款合规性审核，内控部负责流程完整性监督，审计部负责年度专项审计。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司供应商管控遵循“董事会战略决策-总经理统筹指挥-采购部执行管理-相关部门协同配合-内控部监督改进”的层级架构。董事会负责重大供应商合作（年采购额超1亿元）的最终审批；总经理办公会审议金额超过500万元的战略合作协议；采购部作为核心执行机构，需向法务部获取合同法律支持，向质量部移交供应商资质审核结果。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议供应商战略合作框架及年度采购预算。

2.2.2董事会：审批金额超过1亿元的供应商合作及并购项目。

2.2.3总经理办公会：审批金额500万元至1亿元的合作协议及重大供应商关系调整。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：

-主责：供应商信息库建设、招标组织、合同谈判、履约跟进；

-配合：需质量部提供供应商质量评分（权重40%），财务部提供付款节点确认（主责：财务部，配合：采购部）。

2.3.2质量部：

-主责：供应商原材料及成品检测，建立“红黄黑”风险分级（红色供应商禁用，黄色限用，黑色动态评估）。

-配合：需采购部提供供应商历史交易数据。

2.3.3法务部：

-主责：合同条款审核，涉外业务需遵循《联合国国际货物销售合同公约》。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：

-主责：嵌入三个关键内控环节：

-供应商准入前法律合规性核查（风险点：知识产权侵权，防控措施：要求提供专利证书）；

-合同履约过程动态监控（风险点：交货延迟，防控措施：ERP系统自动预警）；

-年度供应商绩效复评（风险点：数据造假，防控措施：交叉复核）。

-配合：审计部专项审计时提供数据支持。

2.4.2审计部：

-主责：每年开展至少一次供应商管理专项审计，重点关注环保合规性（如REACH法规）。

2.5协调与联动机制

建立“月度供应商管理联席会”，采购部牵头，法务部、质量部、生产部、内控部参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外法务代表主导，确保符合当地《劳动法》《环境保护法》等。

第三章供应商专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：

-供应商合格率≥95%；

-重点品类（如面料）违约率≤0.5%；

-合同签订及时率≥98%。

3.1.2核心KPI：

-招标周期≤10个工作日；

-付款周期≤30个工作日（含审计环节）。

3.2专业标准与规范

3.2.1资质要求：

-高风险供应商需提供ISO14001（环保）、SA8000（社会责任）认证；

-欧盟市场供应商必须通过REACH检测。

3.2.2风险分级管控：

-高风险（如印染厂）：每月审核生产安全报告（主责：质量部，配合：内控部）；

-中风险（如辅料供应商）：每季度抽检样品（主责：质量部）；

-低风险（如包装商）：每年审核一次营业执照（主责：采购部）。

3.2.3数字化工具：

-ERP系统需对接供应商管理系统（SRM），实现合同自动续签提醒（触发条件：剩余期<3个月）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-采用PDCA循环优化供应商绩效（Plan评估需求-Do实施改进-Check审核效果-Act调整策略）；

-风险矩阵模型（风险可能性×影响程度）用于动态调整管控力度。

3.3.2管理工具：

-CRM系统记录供应商历史违规行为（如“未按时提交社会责任报告”）；

-供应商画像工具（包含财务稳定性、产能匹配度等维度）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起阶段：采购部根据生产计划发起招标需求，需经生产部确认（操作标准：需提供BOM清单），法务部预审需求合理性（时限≤2个工作日）。

4.1.2评估阶段：采用“评分法+现场考察”模式，总分100分，其中质量分（40分）、价格分（30分）、合规分（30分）；关键控制点：质量部现场考察需验证产能设备（核查标准：设备运行记录）。

4.1.3谈判与签约：合同条款需经法务部逐条审核（主责：法务部，配合：采购部），重大条款（如违约责任）需总经理办公会审议（时限≤5个工作日）。

4.1.4履约阶段：ERP系统自动生成付款提醒（触发条件：到货确认后7个工作日），采购部需同步获取质检报告（主责：质量部）。

4.1.5退出阶段：连续两次不合格的供应商直接列入黑名单（需采购部、质量部双签确认），退出过程需法务部评估潜在诉讼风险（时限≤3个工作日）。

4.2子流程说明

4.2.1紧急采购流程：金额小于10万元的紧急采购可由采购部负责人审批（但需记录风险评估报告），事后30日内补办手续。

4.2.2涉外供应商流程：需通过第三方征信机构（如邓白氏）评估信用等级（等级要求：BBB-以上），并配备当地法律顾问参与合同谈判。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入控制：需提供近三年无重大环保处罚的官方证明（核查方式：环保部门官网查询）；

4.3.2合同变更控制：任何变更需经原审批层级重新审批（例外：价格调整≤5%）；

4.3.3履约监控控制：ERP系统设置交货期预警（提前15天自动提醒采购部）。

4.4流程优化机制

每季度采购部牵头复盘，需收集供应商满意度（通过CRM系统匿名评分）及内部员工反馈，内控部负责评估优化建议的合规性（时限≤1个月）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限分配：

-采购员：10万元以下合同自主审批；

-采购主管：50万元以下合同（主责：采购部，配合：财务部）；

-总经理：500万元以下合同（需法务部提供合规意见）。

5.1.2数字化衔接：ERP系统需与OA审批系统对接，实现审批节点自动流转（如财务部收到合同后3个工作日内完成付款条款审核）。

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批路径：

-≤10万元：采购部经理审批；

-10万元-50万元：总经理审批；

->50万元：董事会审批（需附供应商风险评估报告）。

5.2.2风险审批特殊规定：环保高风险供应商（如使用PVC辅料）的合同需经环保总监最终确认（审批时限≤5个工作日）。

5.3授权与代理机制

正式授权需通过OA系统备案（有效期≤1年），临时代理需直属上级签字同意（最长15个工作日），代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：金额超权限的紧急采购需提交《紧急采购申请表》（需附供应商近三年履约记录）；

5.4.2补批管理：未及时补批的合同需经法务部审核合规性（时限≤3个工作日），违规行为将纳入绩效考核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：所有供应商需签订《信息保密协议》（附件一），合同需使用公司标准模板（附件二）；

6.1.2痕迹留存：电子审批需保留操作日志，纸质单据需扫描存档（双备份于不同地点）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%的合同执行情况（核查标准：付款日期与合同约定是否一致）；

6.2.2专项监督：每年6月由审计部牵头，联合质量部开展供应商履约合规审计（覆盖30%供应商）。

6.3检查与审计

6.3.1日常检查：采购部每周检查ERP系统数据准确性（如价格波动是否超过行业均值）；

6.3.2专项审计：审计结果需形成《供应商管理审计报告》（含改进建议清单），重大问题纳入总经理办公会议题。

6.4执行情况报告

每月5日前采购部提交《供应商管理执行报告》（含：

-当月新增供应商合规率；

-违约事件数量及原因分析；

-制度优化建议），法务部审核后报总经理。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1部门考核：

-采购部：供应商准时交付率（权重30%），合同纠纷率（权重20%）；

-质量部：关键物料抽检合格率（权重40%）。

7.1.2个人考核：将供应商履约情况纳入采购员年度评优（占比15%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：季度考核（侧重过程指标），年度考核（侧重结果指标）；

7.2.2评估方法：数据统计（ERP系统自动生成报表）+现场访谈（覆盖20%供应商）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改（如合同条款遗漏）；

-重大问题：30个工作日内整改（如供应商被列入欧盟黑名单）；

7.3.2责任追究：整改不力的采购员将降级（最高降两级），主管承担连带责任。

7.4持续改进流程

基于以下触发条件启动优化：

-内控部年度评估得分低于90分；

-供应商投诉率连续两个季度上升；

-新法规发布（如欧盟REACH更新）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-供应商推荐优质供应商（奖励金额的5%）；

-成功化解重大合同纠纷（奖励5000元）；

8.1.2奖励程序：采购部提交申请，人力资源部审核，总经理审批（公示期不少于3个工作日）。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未按时提交供应商信息（罚款500元/次）；

8.2.2较重违规：违反保密协议（罚款5000元/次，情节严重解除劳动合同）；

8.2.3严重违规：向供应商索贿（移送司法机关处理）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级：

-口头警告（适用于首次轻微违规）；

-书面检查（适用于重复违规）；

-解除劳动合同（适用于严重违规）；

8.3.2程序要求：需制作《违规处理记录表》（附件三），被处罚者有权在收到通知后3个工作日内申请复核。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：对处罚结果有异议的员工需在收到通知后3个工作日内提交《申诉申请表》（附件四）；

8.4.2复议流程：人力资源部牵头，法务部提供法律支持，5个工作日内出具复核意见。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：

-供应商突然停产：启动“备用供应商切换预案”（需提前6个月评估2家备用供应商）；

-知识产权纠纷：由法务部组建应急小组（成员：法务总监、技术总监、采购总监）。

9.1.2危机处理流程：

-第一时间成立危机处理小组（采购部、公关部、法务部）；

-沟通口径统一通过《危机公关手册》（附件五）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：

-不可抗力（自然灾害）；

-独家供应商（需董事会批准）；

9.2.2处理要求：例外采购需附《例外采购风险评估报告》（内控部审核），并纳入次年预算调整。

9.3危机公关与善后

9.3.1跨国适配：针对欧盟市场需遵循GDPR第15条（消费者权利），聘请当地律师参与沟通；

9.3.2善后措施：每季度评估危机处理效果（KPI：媒体负面率下降30%），持续优化预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由某服装公司董事会负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕01号）第3.2条；

-《采购管理办法》（文号：采管办〔2023〕05号）第4.1条；

-《合规风险管理手册》（文号：合规字〔2023〕02号）第2.3条。

10.3修订与废止程序

制度修订需经总经理办公会审议，重大修订需提交董事会批准（审批时限≤10个工作日），修订后30日内通过公司内网发布。废止制度需由法务部出具法律评估意见，并存档废止理由。

10.4生效与实施日期

本制度自2024年1月1日起施行，过渡期30个工作日，实施前由人力资源部组织全员培训（考核合格率需达95%以上）。

10.5其他补充条款

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