某服装公司专利申请执行方案(规定)

某服装公司专利申请执行方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本方案依据《专利法》《专利法实施条例》《世界知识产权组织公约》《建立世界贸易组织协定》及其《与贸易有关的知识产权协定》（TRIPS）、《企业内部控制基本规范》及配套指引、《高新技术企业认定管理办法》等国家和国际相关法律法规、行业标准及国际公约制定，结合某服装公司“创新驱动、品牌引领”发展战略及数字化转型需求，旨在规范专利申请全流程管理，实现专利布局与价值转化，防控知识产权风险，提升运营效率，支撑企业国际化经营。针对当前专利申请管理中存在的流程散乱、协同不畅、风险意识薄弱、国际化布局滞后等问题，核心目标在于构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现专利申请的标准化、规范化、高效化、智能化管理。

1.2适用范围与对象

本方案适用于某服装公司总部各部门、各分子公司及全体员工，覆盖专利挖掘、布局、申请、维护、运用、保护等全生命周期管理活动。适用对象包括研发部、知识产权部、法务部、市场部、采购部、财务部等相关部门及岗位，以及与专利申请相关的合作单位（如代理机构、技术转移机构等）。外包服务人员及合作单位人员参照本方案执行，具体职责与权限由公司另行约定。例外场景包括涉及国家秘密、商业秘密的专利申请，经公司保密委员会批准可适当调整流程，但需符合国家法律法规及行业特殊要求。重大事项审批需经总经理办公会审议，审批权限按公司《授权审批管理办法》执行。

1.3核心原则

本方案遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及国际知识产权法律法规，确保专利申请合法有效；

（2）权责对等原则：明确各环节责任主体与权限，确保权责清晰、协同高效；

（3）风险导向原则：聚焦专利申请全流程中的高风险点，嵌入防控措施，实现有效管控；

（4）效率优先原则：优化流程设计，减少不必要的审批环节，提升专利申请效率；

（5）持续改进原则：建立动态评估与优化机制，适应技术发展、市场变化及政策调整；

（6）国际化适配原则：结合目标市场法律法规及行业惯例，构建差异化专利布局策略。

1.4制度地位与衔接

本方案为公司专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司授权审批管理办法》《公司合同管理办法》《公司财务管理办法》等制度构成有机衔接，但与相关制度存在冲突时，以本方案为准。专利申请管理涉及研发、法务、财务等多个部门，需建立跨部门协同机制，确保信息共享与流程贯通。制度修订需经法务部、知识产权部牵头，相关部门参与，总经理办公会审议通过。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司专利申请管理实行“董事会-总经理办公会-知识产权部-业务部门”四层管理架构。董事会负责专利战略决策与重大事项审批；总经理办公会负责年度专利工作计划、预算及重大风险管控；知识产权部作为专利申请管理的归口部门，负责全流程统筹与监督；业务部门负责具体专利挖掘、布局与申请实施。内控部、审计部负责对专利申请管理全流程进行监督审计，确保制度有效落地。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：负责审议公司专利战略、年度专利预算及重大专利纠纷处理；

（2）董事会：负责审批专利战略、年度专利工作计划、重大专利申请决策及境外专利布局方案；

（3）总经理办公会：负责审批年度专利申请预算、重大专利申请授权/放弃决策及跨部门协同事项。

2.3执行机构与职责

（1）知识产权部：

-负责专利挖掘、布局规划与申请策略制定；

-主导专利申请文件撰写、提交及维护管理；

-负责专利申请流程监控、风险预警及统计分析；

-组织专利培训与知识共享。

（2）研发部：

-负责技术创新成果挖掘与专利挖掘；

-提供技术方案、背景技术等专利申请素材；

-配合专利申请文件技术内容的审核。

（3）法务部：

-负责专利申请法律风险审核；

-参与境外专利布局的合规性评估；

-处理专利纠纷与维权诉讼。

（4）市场部：

-负责市场信息收集与专利布局需求反馈；

-参与专利价值评估与商业化运用；

-负责专利保护策略的实施。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：

-负责专利申请全流程内控节点设计，嵌入“三道防线”管控措施；

-重点监控专利挖掘的完整性（高风险点）、申请文件质量（中风险点）、境外专利布局的合规性（高风险点）；

-每季度开展专利申请内控符合性评估。

（2）审计部：

-每年至少开展一次专利申请专项审计，核查流程执行、责任落实及风险防控情况；

-重点审计专利申请预算执行率、授权率及商业秘密保护措施落实情况。

（3）合规部：

-负责专利申请涉及的反垄断、商业秘密保护等合规性审核；

-配合处理涉外专利申请中的法律风险。

2.5协调与联动机制

建立“月度专利工作例会”制度，由知识产权部牵头，研发部、法务部、市场部等参与，协调专利申请中的跨部门事项。建立“专利信息共享平台”，实现专利数据库、流程节点、风险预警等信息的实时共享。设立“专利纠纷快速响应小组”，由法务部牵头，知识产权部、研发部配合，15个工作日内完成境外专利纠纷的初步评估与应对方案制定。涉外业务需增设“属地法律顾问”机制，由法务部对接目标市场法律服务机构，确保专利布局符合当地法律法规。

第三章专利申请管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：构建“全员参与、全流程管控、全价值链协同”的专利管理体系；

（2）核心指标：

-专利挖掘覆盖率≥90%（高风险点，研发部责任）；

-专利申请转化率≥20%（中风险点，知识产权部、市场部责任）；

-境外专利布局符合率≥95%（高风险点，知识产权部、法务部责任）；

-专利申请流程平均周期≤30个工作日（中风险点，知识产权部责任）。

3.2专业标准与规范

（1）专利挖掘标准：研发部每月底提交技术创新成果清单，知识产权部结合市场信息及竞争对手动态，每月完成专利挖掘评估，对遗漏项及时补充；

（2）专利申请文件撰写规范：采用“技术特征-背景技术-权利要求-附图”四段式结构，权利要求书需覆盖核心技术方案；高风险点包括权利要求保护范围不当（需法务部审核）；

（3）境外专利布局标准：基于“目标市场-产品特性-竞争格局”三维模型制定布局策略，优先布局高价值市场（如美国、欧盟、日本）；中风险点包括未考虑地域差异导致的保护范围缩小。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-采用“PDCA”循环管理专利申请全流程；

-应用“风险矩阵”对专利申请进行风险分级管控；

-实施专利申请“全生命周期管理”，从挖掘到商业运用全阶段监控。

（2）管理工具：

-使用“ERP系统”管理专利申请资源，嵌入“三道防线”管控节点；

-采用“OA系统”实现专利申请流程电子化审批；

-应用“CRM系统”跟踪专利商业化运用情况。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

专利申请主流程分为“挖掘评估-布局决策-文件撰写-提交维护”四个阶段，各阶段责任主体及操作标准如下：

（1）挖掘评估阶段：研发部提交技术创新成果清单（责任主体：研发部，时限：每月底），知识产权部结合市场信息及竞争对手动态进行评估（责任主体：知识产权部，时限：每月底），评估结果经法务部技术风险审核后（责任主体：法务部，时限：2个工作日）提交总经理办公会决策（责任主体：总经理办公会，时限：5个工作日）。

（2）布局决策阶段：知识产权部根据评估结果制定专利布局方案（责任主体：知识产权部，时限：1个月），法务部进行合规性评估（责任主体：法务部，时限：3个工作日），市场部提供商业化运用建议（责任主体：市场部，时限：3个工作日），最终方案经总经理办公会审批（责任主体：总经理办公会，时限：5个工作日）。

（3）文件撰写阶段：知识产权部主导撰写专利申请文件（责任主体：知识产权部，时限：2个月），法务部审核法律风险（责任主体：法务部，时限：1个工作日），研发部提供技术支持（责任主体：研发部，时限：5个工作日）。

（4）提交维护阶段：知识产权部提交专利申请（责任主体：知识产权部，时限：1个月），定期维护专利信息（责任主体：知识产权部，时限：每年）。

4.2子流程说明

（1）紧急专利申请处理：涉及重大技术突破或竞争对手紧急布局时，可启动紧急流程，由总经理办公会授权知识产权部优先处理，但需在5个工作日内完成合规性审核；

（2）专利转让流程：需经法务部评估法律风险（责任主体：法务部，时限：2个工作日）、财务部评估商业价值（责任主体：财务部，时限：3个工作日），最终经股东会审批（责任主体：股东会，时限：10个工作日）。

4.3流程关键控制点

（1）专利挖掘完整性：研发部需每月提交技术创新成果清单，知识产权部每月进行评估，法务部每季度抽查评估结果，确保专利挖掘覆盖率≥90%；

（2）专利申请文件质量：权利要求书需经法务部审核，确保保护范围合理；附图需经研发部确认，确保技术方案完整；

（3）境外专利布局合规性：法务部需对目标市场法律法规进行评估，知识产权部根据评估结果调整布局方案。

4.4流程优化机制

每年12月底由知识产权部牵头，研发部、法务部等参与，对专利申请全流程进行复盘，重点评估流程周期、风险发生率、资源投入等指标，提出优化建议，经总经理办公会审议后（责任主体：总经理办公会，时限：10个工作日）实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

专利申请权限按“业务类型+金额/等级+岗位层级”分配，具体如下：

（1）技术方案评估：研发部主管及以上可自行评估，重大方案需知识产权部审核；

（2）专利申请授权：金额≤50万元/项的常规专利由知识产权部经理审批，金额>50万元/项或涉及核心技术的专利由总经理审批；

（3）境外专利布局：金额≤100万元/项的由法务部审批，金额>100万元/项的由董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规专利申请：研发部提交申请报告→知识产权部审核（3个工作日）→法务部技术风险审核（1个工作日）→总经理审批（5个工作日）；

（2）紧急专利申请：总经理授权→知识产权部提交→法务部2个工作日内审核→授权部门审批；

（3）境外专利申请：知识产权部提交方案→法务部评估（5个工作日）→市场部建议（3个工作日）→董事会审批（10个工作日）。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需经总经理办公会授权，授权书明确授权范围、期限及有效期（最长1年）；

（2）临时代理：最长15个工作日，需经授权人书面批准，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：启动加急通道，审批时限≤3个工作日，需附风险评估报告；

（2）权限外审批：需向上级审批，审批时限≤5个工作日，审批结果需书面备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：专利申请需通过“ERP系统”全流程电子化管理，各环节需在规定时限内完成操作，未按时完成的需提交延期申请并说明原因；

（2）表单填报：专利申请表单需完整填写，关键信息（如技术方案、权利要求）需经责任主体签字确认；

（3）痕迹留存：电子痕迹需与纸质文件双备份存档，存档期限≥5年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：知识产权部每日监控流程节点，每月出具执行报告；

（2）专项监督：内控部每季度抽查专利申请流程，重点关注风险防控措施落实情况；

（3）突击检查：审计部每半年对专利申请管理进行突击检查，核查制度执行到位情况。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于2次，专项检查每季度1次，突击检查每半年1次；

（2）审计重点：专利申请预算执行率、授权率、商业化运用情况、风险防控措施落实情况；

（3）审计结果：形成正式审计报告，明确整改要求，整改期限≤30个工作日。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告（含当期专利申请数量、授权率、预算执行率等）、季度报告（含风险分析、改进建议）、年度报告（含全年专利工作总结）；

（2）报告内容：需包含数据统计、风险分析、改进建议，作为绩效考核及战略决策依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）研发部：专利挖掘覆盖率（权重30%）、技术创新成果转化率（权重20%）；

（2）知识产权部：专利申请转化率（权重40%）、境外专利布局符合率（权重20%）；

（3）法务部：专利申请法律风险控制率（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估（考核当期指标）、季度评估（考核累计指标）、年度评估（考核全年指标）；

（2）评估方法：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现-立项-整改-复核-销号，一般问题≤7个工作日整改，重大问题≤30个工作日整改；

（2）责任追究：整改不到位按《公司绩效考核管理办法》追究责任。

7.4持续改进流程

（1）改进建议收集：通过“月度专利工作例会”收集改进建议；

（2）评估与审批：知识产权部评估建议可行性，法务部审核合规性，总经理办公会审批；

（3）跟踪机制：知识产权部跟踪改进措施落实情况，每季度评估效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：专利申请转化率超目标值、重大专利布局获突破性成果、专利保护成效显著等；

（2）奖励标准：精神奖励（表彰、晋升）、物质奖励（奖金、福利）、发展奖励（培训、股权激励）；

（3）程序：申报→审核（知识产权部、法务部）→审批（总经理办公会）→公示（3个工作日）→发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：专利挖掘遗漏率≤5%，流程延误≤3个工作日；

（2）较重违规：专利挖掘遗漏率6%-10%，流程延误4-7个工作日；

（3）严重违规：专利挖掘遗漏率＞10%，流程延误＞7个工作日或导致重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：警告、罚款、降级、解聘；

（2）程序：调查→取证→告知→审批→执行，保障当事人陈述权与申辩权。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）复议流程：人力资源部受理→审计部复核→总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大技术突破专利申请预案：成立应急小组，2小时内完成技术方案评估，5个工作日内提交申请；

（2）专利纠纷应急方案：启动危机公关预案，法务部牵头制定应对策略，知识产权部配合准备证据材料。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：涉及国家紧急需求、商业秘密保护的特殊专利申请；

（