珠宝公司印章使用管控办法

珠宝公司印章使用管控办法珠宝公司印章使用管控办法

第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.本办法依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国企业法人登记管理条例》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引第14号——业务外包》等相关国家法律法规制定。

2.遵循《珠宝玉石首饰行业规范》《国际商号保护公约》等行业标准与国际公约，适应公司跨国经营需求。

3.针对公司印章管理中存在的印章保管混乱、使用审批不规范、风险隐患突出等问题，制定本办法旨在：

-规范印章管理流程

-降低印章使用风险

-提升印章使用效率

-实现印章数字化管控

1.2适用范围与对象

1.本办法适用于公司所有部门、全体正式员工及授权的外包单位、合作单位。

2.涵盖公司业务印章（包括但不限于合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等）的刻制、保管、领用、使用、登记、变更、废止等全生命周期管理。

3.例外场景：公司重大决策类印章（如股东会印章、董事会印章）按照公司《重大决策管理办法》执行，不适用本办法。

4.特殊审批权限：涉及境外业务印章使用需经法务部与当地监管机构合规确认，审批权限由总经理办公会决定。

1.3核心原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部制度

2.权责对等原则：印章使用权限与岗位职责相匹配

3.风险导向原则：重点关注高风险业务场景的印章管理

4.效率优先原则：优化审批流程，保障业务正常开展

5.持续改进原则：定期评估印章管理效果，优化管理机制

6.跨境适配原则：境外印章管理需符合当地法律法规

1.4制度地位与衔接

1.本办法为公司基础性管理制度，与公司《内部控制手册》《合同管理办法》《授权管理办法》等制度构成印章管理协同体系。

2.制度冲突时，以本办法为准；与更高层级制度冲突时，需报董事会审议调整。

3.本办法与财务、内控、法务等制度存在以下衔接关系：

-财务专用章使用与《财务管理办法》衔接

-合同专用章使用与《合同管理办法》衔接

-境外印章管理需经《海外经营管理办法》合规审核

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

1.公司印章管理实行董事会领导、总经理负责、法务部监督、各部门执行的管理体制。

2.董事会负责重大印章管理制度制定与审批权属，重大印章刻制需董事会专项审议。

3.总经理办公会负责一般印章管理制度执行监督及年度印章管理评审。

4.法务部作为印章管理归口部门，承担印章使用合规性监督责任。

5.各部门负责人为本部门印章管理第一责任人，指定专人负责印章日常使用登记。

2.2决策机构与职责

1.股东会：行使公司印章的最高审批权，仅限于公司营业执照、公司章程等基础性印章刻制与变更。

2.董事会：审批年度印章使用预算、重大印章刻制申请、境外印章管理制度及重大印章使用争议决策。

3.总经理办公会：审批一般业务印章使用权限、印章使用异常情况处理、印章管理制度修订。

2.3执行机构与职责

1.法务部：

-负责印章管理制度制定与修订

-审核各部门印章使用申请

-监督印章使用合规性

-重大印章使用争议调解

2.行政部：

-负责印章刻制、保管与安全

-建立印章台账

-保管印章使用登记簿

3.各业务部门：

-负责本部门印章使用申请

-确保印章使用符合业务流程

-填写印章使用记录

4.财务部：

-负责财务专用章使用监督

-审核印章使用与经济业务一致性

2.4监督机构与职责

1.内控部：每年开展印章管理专项内控测试，重点核查印章使用审批、登记、保管等环节。

2.审计部：每年对印章管理制度执行情况进行专项审计，出具审计报告。

3.合规部：监督境外印章使用符合当地法律法规要求。

2.5协调与联动机制

1.建立印章管理联席会议制度，由法务部牵头，每季度召开一次，协调解决印章使用问题。

2.境外印章管理增设属地合规协调小组，由法务部、行政部及当地分支机构共同组成。

3.建立印章使用异常快速响应机制，遇重大异常情况立即启动多部门协同处理。

第三章印章管理标准

3.1管理目标与核心指标

1.印章管理目标：实现印章使用合规率100%、印章使用及时率98%、印章安全事故零发生。

2.核心KPI指标：

-合同专用章审批时效≤3个工作日

-财务专用章使用准确率100%

-境外印章使用合规率≥95%

-印章保管安全事件发生率≤0.1%

3.2专业标准与规范

1.印章刻制标准：

-公司名称印章需与营业执照一致

-印章材质符合《印章管理规范》要求

-境外印章需经当地公证机构备案

2.印章分类标准：

-按业务性质分为业务类、财务类、行政类、境外类

-按使用范围分为部门专用章、公司通用章

3.高风险控制点（高风险）：

-财务专用章使用

-境外印章使用

-公司基础性印章刻制

-印章保管交接环节

4.防控措施：

-印章刻制需提供刻制申请、制度依据、审批记录

-境外印章使用需经合规评估

-建立印章保管双人双锁制度

-印章使用实行审批授权制

3.3管理方法与工具

1.管理方法：

-全生命周期管理：覆盖印章从刻制到废止全过程

-风险矩阵管理：对印章使用场景进行风险评级

-PDCA循环管理：持续改进印章管理效果

2.管理工具：

-建立电子印章管理系统（ERP集成）

-使用电子签章平台处理跨境业务

-印章使用登记系统（OA集成）

-境外印章使用区块链追溯系统

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

1.印章使用申请流程：

-业务部门填写《印章使用申请表》

-按权限逐级审批（部门负责人→分管领导→法务部）

-法务部审核通过后交行政部领用

-行政部登记备案后交付使用

2.印章使用流程：

-领用人填写《印章使用登记表》

-实际使用人签字确认

-用后立即归还并登记使用事由

3.印章保管流程：

-建立印章保管箱制度

-每日双人核对保管情况

-每月盘点存档

4.印章变更流程：

-印章刻制需提供业务需求说明

-法务部出具合规意见

-董事会审批

-行政部办理刻制手续

-建立印章废止制度

4.2子流程说明

1.特殊业务场景流程：

-急救类印章使用：需经总经理特批

-境外紧急使用：需经当地合规确认

-印章交接流程：需双人核对、登记

2.高风险场景流程：

-财务专用章使用需经财务总监双重审核

-境外印章使用需经属地合规部门确认

3.表单要求：

-印章使用申请表需附业务背景说明

-印章使用登记表需注明使用时间、事由、领用人

-印章交接记录需双方签字确认

4.3流程关键控制点

1.印章审批控制点（中风险）：

-审批权限与岗位职责匹配

-审批意见需明确记录

-严禁越权审批

2.印章领用控制点（中风险）：

-双人双锁保管

-使用登记完整

3.印章使用控制点（高风险）：

-使用范围符合授权

-重要文件需多人复核

4.印章交接控制点（中风险）：

-交接记录完整

-双方签字确认

4.4流程优化机制

1.优化发起条件：

-部门年度印章使用评估

-业务流程变更申请

-技术系统升级建议

2.评估流程：

-法务部组织多部门评估

-风险影响分析

-成本效益分析

3.审批权限：

-一般流程由总经理审批

-重大流程由董事会审批

4.复盘机制：

-每年12月开展全流程复盘

-重点评估高风险环节

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

1.按业务类型：

-合同类印章使用权限由法务部负责审批

-财务类印章使用权限由财务部负责审批

-行政类印章使用权限由行政部负责审批

2.按金额等级：

-金额≤10万元：部门负责人审批

-10万元<金额≤100万元：分管领导审批

-金额>100万元：总经理审批

3.按岗位层级：

-一般员工：无直接使用权限，需申请

-部门负责人：审批本部门一般使用

-分管领导：审批本部门重大使用

4.权限范围：

-查询权限：全体员工

-操作权限：授权管理员

-审批权限：按授权矩阵执行

5.2审批权限标准

1.审批层级：

-部门申请→部门负责人→分管领导→法务部→总经理

2.审批时限：

-一般业务≤2个工作日

-重大业务≤5个工作日

3.审批路径：

-逐级审批，严禁越级

-审批意见需明确记录

4.特殊审批：

-紧急情况需加急审批

-权限外使用需特别说明

5.3授权与代理机制

1.授权条件：

-岗位职责需要

-员工绩效考核良好

2.授权范围：

-具体印章类型

-使用场景

-金额限制

3.授权期限：

-一般6个月

-特殊情况不超过1年

4.授权备案：

-向法务部备案

-在OA系统登记

5.代理规定：

-临时代理最长15个工作日

-需经部门负责人批准

-代理权限不得转借

5.4异常审批流程

1.异常场景：

-紧急使用

-权限外使用

-补充审批

2.路径设置：

-紧急使用：部门负责人→总经理

-权限外使用：申请部门→法务部→总经理

-补充审批：按原流程重新审批

3.审批要求：

-需附风险评估报告

-需说明特殊情况

-需留存使用痕迹

4.责任追溯：

-异常审批需记录审批人意见

-定期开展异常审批分析

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

1.操作规范：

-印章使用需在办公区域进行

-重要文件需多人复核

-使用后立即归位登记

2.表单填报：

-使用统一表格

-信息完整准确

3.痕迹留存：

-电子印章使用需系统记录

-纸质印章使用需登记备案

4.执行不到位判定：

-未履行审批程序

-登记信息不完整

-越权使用

6.2监督机制设计

1.监督范围：

-印章保管情况

-印章使用记录

-审批流程执行

2.监督方式：

-日常抽查

-专项检查

-突击检查

3.内控环节嵌入：

-印章刻制控制

-印章使用双签控制

-印章保管双人控制

4.落地要求：

-检查结果需记录存档

-发现问题需及时整改

6.3检查与审计

1.日常检查：

-每月由行政部开展

-重点检查保管情况

-检查频次每月不少于1次

2.专项检查：

-法务部每季度开展

-重点检查审批流程

-检查频次每季度不少于1次

3.审计要求：

-内控部每年开展专项测试

-审计部每年开展全面审计

4.结果应用：

-形成检查报告

-明确整改要求

-落实责任追究

6.4执行情况报告

1.报告主体：

-行政部负责汇总

-法务部审核

2.报告周期：

-月度报告

-季度分析

-年度总结

3.报告内容：

-使用次数统计

-风险事件分析

-改进建议

4.应用路径：

-作为绩效考核依据

-作为制度修订依据

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

1.考核指标体系：

-印章使用合规率（权重30%）

-印章使用及时率（权重20%）

-印章保管安全（权重30%）

-制度执行效果（权重20%）

2.评分标准：

-优秀：100-90分

-良好：90-80分

-合格：80-70分

-不合格：70分以下

3.考核对象：

-法务部（归口部门）

-行政部（执行部门）

-各业务部门（使用部门）

4.指标关联：

-挂钩业务目标

-挂钩风险管控

7.2评估周期与方法

1.评估周期：

-月度评估

-季度分析

-年度考核

2.评估方法：

-数据统计

-现场核查

-问卷调查

3.评估重点：

-月度：使用频次统计

-季度：风险事件分析

-年度：全面评估

7.3问题整改机制

1.整改流程：

-发现问题→立项分析→制定措施→落实整改→跟踪验证→销号归档

2.分类管理：

-一般问题：7个工作日内整改

-重大问题：30个工作日内整改

-紧急问题：立即整改

3.责任落实：

-部门负责人负责

-法务部监督

-总经理审核

4.问责机制：

-整改不力按管理规定处理

-重大问题严肃追责

7.4持续改进流程

1.改进发起：

-考核发现问题

-审计建议

-业务需求

2.评估流程：

-法务部组织多部门评估

-风险效益分析

-成本效益分析

3.审批权限：

-一般改进由总经理审批

-重大改进由董事会审批

4.跟踪机制：

-建立改进台账

-定期跟踪效果

-滚动优化

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

1.奖励情形：

-制度执行突出

-风险防控有效

-管理创新显著

2.奖励类型：

-精神奖励：通报表扬

-物质奖励：奖金

-晋升奖励：优先晋升

3.奖励标准：

-根据贡献大小确定

-参照公司相关规定

4.程序要求：

-申报→审核→审批→公示→发放

8.2违规行为界定

1.分类标准：

-一般违规：未履行审批程序

-较重违规：越权使用

-严重违规：违规刻制、伪造印章

2.判定标准：

-按金额大小

-按风险等级

-按情节严重程度

3.违规情形：

-未审批使用

-越权使用

-保管不当

-使用登记不完整

-印章外借

8.3处罚标准与程序

1.处罚等级：

-一般违规：通报批评

-较重违规：降级或罚款

-严重违规：解除劳动合同

2.处罚标准：

-按公司相关规定执行

-情节严重的移交司法机关

3.程序要求：

-调查取证

-告知当事人

-听取申辩

-审批处罚

-执行处罚

8.4申诉与复议

1.申诉条件：

-收到处罚通知

-认为处罚不当

2.申诉流程：

-书面申诉→部门复核→法务部受理→总经理审批

3.时限规定：

-收到通知后3个工作日内

4.复议结果：

-5个工作日内出具

-保留全过程记录

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

1.应急预案：

-印章遗失预案

-印章被盗预案

-印章损坏预案

-境外印章紧急使用预案

2.组织机构：

-成立应急小组

-明确责任分工

3.处置措施：

-立即停止使用

-启动替代措施

-按规定报告

-查明原因

-严肃处理

4.资源保障：

-建立应急印章

-准备替代方案

9.2例外情况处理

1.例外场景：

-境外分支机构紧急使用

-重大突发事件

2.处理程序：

-立即报告

-合规评估

-专项审批

-留存记录

3.风险控制：

-附风险评估报告

-明确责任主体

-纳入制度优化