家具公司原材料保管考核制度（规则）

家具公司原材料保管考核制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《危险化学品安全管理条例》《国际贸易术语解释通则（INCOTERMS）》等行业标准及国际公约，结合家具公司原材料保管业务特点及国际化经营战略，旨在规范原材料保管流程，降低库存积压与损耗风险，提升供应链运营效率，实现价值最大化。针对当前原材料保管环节存在的保管责任不明确、库存信息失真、跨部门协同不畅、风险管控缺位等痛点，核心目标在于构建权责清晰、流程闭环、风险可控、动态优化的现代企业治理体系。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及原材料保管业务的活动，覆盖采购部、仓储部、生产部、财务部、质量部等部门及全体相关人员（包括正式员工、外包物流服务商、合作单位等），具体岗位包括采购专员、仓管员、质检员、财务审核员、生产计划员等。例外适用场景包括紧急采购的原材料、定制化家具的配套材料等特殊业务，需经总经理审批后方可豁免部分流程，但须符合本制度风险管控要求。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及国际惯例，确保原材料保管活动合法合规；

（2）权责对等原则：明确各岗位职责与权限，责任与权力相匹配；

（3）风险导向原则：聚焦原材料保管中的高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要的审批与等待时间；

（5）持续改进原则：基于数据分析与业务变化动态优化制度；

（6）国际化适配原则：兼顾不同国家或地区的法律法规差异，实施差异化管控措施。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《公司内部控制手册》《财务报销管理制度》《采购合同管理办法》等制度存在衔接关系：原材料入库须符合《财务报销管理制度》的验收入账要求，库存调拨需遵循《采购合同管理办法》的审批路径。制度冲突时，以本制度为准，特殊情况需经董事会专项审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原材料保管管理实行“决策层—执行层—监督层”三级架构：

（1）决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大采购策略、库存警戒线设定等战略决策；

（2）执行层包括采购部（负责供应商选择与合同签订）、仓储部（负责实物保管与盘点）、生产部（负责领用协调）、财务部（负责资金与成本核算）等，各部门需落实“谁主管、谁负责”原则；

（3）监督层由内控部（负责流程合规性审计）、审计部（负责财务数据真实性核查）、合规部（负责国际贸易规则遵守）组成，实施全过程监督。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审批年度原材料采购预算、库存周转率目标、重大风险管控方案等事项；

（2）总经理办公会：决定采购策略调整、跨部门协作机制优化、特殊业务豁免等事项；

（3）议事规则：重大事项需三分之二以上成员同意，决策结果形成会议纪要存档备查。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商准入（需合规部审核资质）、合同签订（金额超50万元需财务部会签）、到货验收（仓储部协同）；

（2）仓储部：执行“五定”（定置摆放、定人管理、定时盘点、定损核销、定频检查），高价值材料需双人双锁；

（3）生产部：按生产计划领用材料（领用单需质检部签章），超量领用需生产副总审批；

（4）财务部：负责采购付款审核（需仓储部确认到货）、库存成本核算（嵌入ERP系统自动归集）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度抽查原材料保管全流程，重点关注到货验收、盘点核销环节；

（2）审计部：每年开展专项审计，核查账实是否相符、跌价准备计提是否充分；

（3）合规部：监督国际贸易条款执行，防范汇率波动与出口管制风险。

2.5协调与联动机制

建立跨部门周例会制度，由仓储部牵头汇报库存异动；重大事项通过OA系统“项目协作”模块协同，涉外业务需合规部提前评估属地风险，必要时聘请当地法律顾问提供支持。

第三章原材料保管管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：库存周转率提升15%（目标值8次/年），损耗率控制在1%（目标值0.5%），准时到货率≥95%；

（2）核心KPI：采购合同审批时效≤3个工作日、库存盘点准确率≥99%、异常库存预警响应时间≤1个工作日。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：进口木材需符合FSC认证，出口板材需通过SGS检测，所有材料需建立批次追溯档案；

（2）合规标准：危险化学品需隔离存放（需消防部门验收合格），环保材料需附RoHS认证；

（3）风险控制点及措施：

-高风险点（金额＞500万元采购）：需第三方监理机构验货（如沙发面料采购）；

-中风险点（季节性材料）：建立安全库存模型（需供应链部测算）；

-低风险点（通用五金）：实施抽盘制度（季度抽盘比例≥20%）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，风险矩阵评估，全生命周期成本法核算；

（2）管理工具：

-ERP系统：实现采购—入库—领用—盘点全流程自动流转；

-WMS系统：对高价值材料（如实木框架）实施RFID追踪；

-预警平台：基于历史数据建立库存跌价预警模型。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

原材料保管业务主流程分为“采购计划—合同签订—到货验收—入库登记—保管养护—领用发放—盘点核销—退库处理”八大环节：

（1）采购计划：采购部根据销售预测（需销售部会签）编制计划，需内控部审核采购必要性；

（2）合同签订：金额＞100万元合同需法务部参与条款审核；

（3）到货验收：仓储部联合质检部核对数量（允许±3%合理损耗，需质检单附注），异常情况3小时内上报采购部；

（4）入库登记：仓管员在ERP系统同步录入数量、批次、位置，财务部依据单据开具入库单；

（5）保管养护：金属类需防锈处理，木材类需温湿度控制，每月记录环境参数；

（6）领用发放：生产部提交领用单（需技术部确认工艺需求），仓管员核对实物后扫码出库；

（7）盘点核销：仓储部每月全面盘点（重点材料每周抽盘），差异需查明原因并形成报告；

（8）退库处理：超期材料退库需经技术部鉴定，报废材料需财务部核销跌价准备。

4.2子流程说明

（1）紧急采购流程：需采购部提交《紧急采购申请单》（需总经理审批），仓储部预留临时仓位；

（2）跨区域调拨流程：需仓储部提交《调拨申请单》（附库存周转率说明），财务部核对资金影响。

4.3流程关键控制点

（1）到货验收环节：需采购、仓储、质检三方签字确认，异常情况需在ERP系统标记红字；

（2）盘点核销环节：实行“仓管员自盘—部门复核—财务抽查”三级核查，重大差异需成立专项调查组；

（3）领用发放环节：建立领用台账，每月与ERP数据核对。

4.4流程优化机制

每季度由流程管理办公室组织复盘，需提交《流程优化建议书》（含效率提升数据测算），重大优化需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配遵循“金额+业务类型+岗位层级”三级模型：

（1）采购金额权限：

-采购专员：5万元以下自主采购；

-采购经理：50万元以下合同拟定；

-总经理：100万元以上战略采购；

（2）业务类型权限：

-普通材料（如螺丝）：仓储部自主保管；

-高风险材料（如进口皮革）：需财务部双重核对；

（3）岗位层级权限：

-初级员工：仅执行权限；

-中层管理者：审批权限；

-高管：决策权限。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：采购部—仓储部—财务部，单笔金额审批时效≤2个工作日；

（2）特殊审批路径：金额＞200万元采购需附市场询价报告，审批时效≤5个工作日；

（3）越权审批后果：责任主体需在《越权审批报告》中说明情况，并承担连带责任。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工离职、休假等无法履职时，需直属上级签署《授权委托书》，明确授权期限（最长30天）；

（2）临时代理：金额＞50万元业务代理需经人力资源部备案，代理期最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需附《紧急情况说明》，加急通道审批时效≤1个工作日；

（2）补批流程：遗漏审批环节需在ERP系统提交补批申请，审批路径按金额上移两级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有单据需按“一单三签”（采购部、仓储部、财务部）要求流转；

（2）表单填报：ERP系统录入需实时校验（如金额单位、批次编号格式）；

（3）痕迹留存：纸质单据需扫描归档至OA系统，电子数据需双备份至异地服务器。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：仓储部每日核对库存账实，每周向内控部报送《库存异动分析表》；

（2）专项监督：每半年由审计部牵头，覆盖10%以上原材料库存；

（3）内控嵌入环节：

-采购环节：需法务部出具供应商合规证明；

-盘点环节：需第三方机构出具盘点报告；

-报销环节：需财务部审核采购发票与入库单一致性。

6.3检查与审计

（1）检查频次：月度检查（仓储部自查）、季度检查（内控部抽查）、年度审计（审计部全覆盖）；

（2）审计标准：核查采购合同关键条款执行率、库存跌价准备计提充分性。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交《原材料保管执行报告》，内容含库存周转率、损耗率、异常事件等，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：采购及时率（权重30%）、库存周转率（权重30%）、损耗率（权重20%）、合规得分（权重20%）；

（2）评分标准：优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估（部门内部）、季度评估（总经理办公会）；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统导出）、现场核查（抽查10%以上库存）。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现—登记—分派—跟踪—销号；

（2）分类标准：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改，并提交《专项整改方案》；

（3）问责机制：逾期未整改的，责任部门负责人降级处理。

7.4持续改进流程

（1）优化建议：通过ERP系统数据分析自动生成改进建议；

（2）跟踪机制：流程管理办公室每月汇总改进落实情况。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：年度库存周转率超目标10%、连续6个月损耗率＜0.5%等；

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（奖金2000-5000元）+晋升优先；

（3）程序：个人申请—部门推荐—人力资源部审核—总经理审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：单次金额＜1万元采购差错；

（2）较重违规：金额1-10万元采购差错；

（3）严重违规：金额＞10万元采购差错或导致重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：警告（单次金额＜1万元）、罚款（1000-5000元，单次金额1-10万元）、降级（单次金额＞10万元）；

（2）程序：调查取证—告知当事人—限期整改—审批处罚—申诉期（3个工作日）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：对处罚不服的，可在收到处罚决定后3个工作日内提交《申诉书》；

（2）复议结果：由合规部组织复议，5个工作日内出具《复议决定书》。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案内容：

-供应商断供预案：启动备用供应商库（需3家以上）；

-自然灾害预案：建立关键材料海外仓布局（如木材进口来源地分散）；

-恐慌性事件预案：成立应急小组，协调采购资金优先保障民生需求材料。

（2）责任分工：总经理统筹，采购部牵头执行，财务部保障资金。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发疫情、国际贸易争端等；

（2）处理要求：需提交《例外处理申请单》（附风险评估报告），审批权限上移两级。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，合规部提供法律支持；

（2）善后措施：重大事件后60日内提交《危机处理报告》，包含改进措施。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由总经理办公室负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制手册》第5.3条；

-《财务报销管理制度》第3.1条；

-《采购合同管理办法》第4.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务