化工公司样品管理规定细则

化工公司样品管理规定细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《联合国关于化学品管理基礎框架的协定》（基礎框架协定）、《欧盟化学品注册、评估、许可和限制法规》（REACH）等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合本公司国际化经营战略与内部治理需求，旨在规范化工公司样品管理全流程，有效防控安全、环保、合规风险，提升样品流转效率，保障价值链稳定运行。针对当前样品管理中存在的信息不透明、责任不清、风险管控不足等痛点，核心目标在于构建科学、规范、高效的管理体系，实现“制度-流程-表单-责任”四维一体闭环管理。

1.2适用范围与对象

本规定适用于本公司所有化工样品的采集、存储、流转、使用、处置等全生命周期管理活动，覆盖技术研发部、生产部、质量部、仓储部、销售部、采购部、法务合规部等相关部门及全体员工，包括正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员。关联方（如供应商、客户）涉及样品交接行为的，应遵守本规定相关条款。例外场景包括但不限于：实验室内部纯理论研究样品（非生产用）、一次性消耗样品（总量≤10克且使用后立即处置）等，此类场景需经质量部及安全环保部联合审批备案。涉及跨境样品流转的，需额外符合《中华人民共和国进出口商品检验法》《国际危险化学品运输协议》（IMDGCode）等涉外法规要求。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及属地法律法规、行业标准、国际公约，确保所有活动合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门、各岗位权责边界，实现责任全覆盖；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如剧毒品、易制爆品样品管理），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：在保障安全的前提下，优化流程节点，减少无效等待；

（5）持续改进原则：定期复盘管理效果，动态调整制度与流程；

（6）全生命周期管理原则：覆盖样品从创建至销毁的全过程，确保无遗漏管控。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《信息安全管理制度》等制度形成协同。若本规定与其他制度存在冲突，以本规定为准；若涉及涉外条款，优先适用属地法规。制度修订需经内控部组织评估，确保与其他制度衔接顺畅。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司样品管理实行“董事会-总经理-专业管控委员会-执行部门”四级架构。董事会负责重大事项决策；总经理办公会审议年度样品管理计划；专业管控委员会（由质量部、安全环保部、仓储部、技术研发部等部门代表组成）统筹全流程管理；执行部门按职责分工落实具体操作。各层级通过“信息共享-协同决策-监督反馈”机制形成闭环，确保权责贯通。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度样品管理预算及重大风险处置方案；

（2）董事会：审批重大样品采购、委托第三方检测等事项；

（3）总经理办公会：决策样品管理年度目标、跨部门资源协调方案及异常事件处置预案。

决策机构均需建立议事规则，确保决策程序合规、可追溯。

2.3执行机构与职责

（1）技术研发部：负责研发样品的创建、测试及数据归档，主责人需具备化工专业背景；

（2）生产部：负责生产用样品的交接核对，需与质量部双重确认数量、规格；

（3）仓储部：主责人负责样品入库、存储、发放，需通过专业培训考核；

（4）质量部：统筹全流程合规性审核，高风险样品需双签确认；

（5）销售部/采购部：涉及样品交接时需配合仓储部完成记录，异常情况立即上报。

跨部门协同需建立“主责牵头、配合补位”机制，例如样品销毁需仓储部主责、安全环保部配合，确保责任无真空。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入三个关键内控环节，包括“样品出入库双人核对”“高风险样品使用前审批”“年度盘点抽检”；核查标准需符合《企业内部控制配套指引》要求；

（2）审计部：每年至少开展一次专项审计，重点关注剧毒品、易制爆品管理；

（3）合规部：负责涉外样品流转的合规性审查，需通过《REACH》《GHS》等标准验证。

监督结果需纳入部门及个人绩效考核，并形成闭环整改。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“样品管理联席会议”（每月一次），协调重大事项；建立信息共享平台（对接ERP系统），实现样品信息实时可见；争议解决通过“部门协商-分管领导裁决-总经理办公会复核”三级路径，涉外争议需符合属地争议解决规则。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现样品全流程可追溯、风险零容忍、效率对标行业先进水平；

（2）核心KPI：

-样品交接差错率≤0.1%，由仓储部主责统计；

-高风险样品使用审批时效≤2个工作日，质量部监控；

-年度盘点准确率≥99%，内控部抽检。

统计口径以ERP系统记录为准。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：参照ISO9001要求，样品标识需包含“批号、成分、危险性分类、有效期”等关键信息；

（2）合规标准：剧毒品按《危险化学品安全管理条例》管理，易制爆品按《易制爆化学品治安管理办法》管理；

（3）国际适配标准：跨境样品需符合《联合国危险货物规则》（UNDG）包装规范，并完成《化学品安全数据表》（SDS）本地化翻译。

高风险控制点及防控措施：

-高风险点1（剧毒品）：需双人双锁管理，使用前经安全环保部现场核查；

-高风险点2（易制爆品）：运输需专用车辆，全程GPS监控；

-高风险点3（交叉污染）：不同类别样品需分区存储，使用前后清洁消毒。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，风险矩阵法评估等级；

（2）管理工具：

-ERP系统：记录样品全生命周期数据；

-OA系统：审批流程电子化；

-CRM系统：跟踪客户样品使用反馈。

工具使用需纳入全员培训考核。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

样品管理主流程为“创建-入库-存储-领用-使用-处置”六节点闭环：

（1）创建：技术研发部填写《样品创建申请表》，需明确用途、数量、危险性；

（2）入库：仓储部核对实物与单据后，录入ERP系统，高风险样品需安全环保部现场确认；

（3）存储：按“分类分区、标识清晰、温湿度监控”原则，纸质记录与电子台账同步更新；

（4）领用：领用人填写《样品领用申请表》，经主管及部门负责人双签，仓储部核减库存；

（5）使用：使用部门记录实验数据，需留存原始记录；

（6）处置：按《危险废物名录》分类处置，需第三方资质证明，内控部备案。

各环节均需明确责任主体及操作时限，例如入库确认需在2小时内完成。

4.2子流程说明

（1）紧急样品领用：需经总经理审批，仓储部加急操作，但需确保安全核查无误；

（2）样品销毁：需编制《样品销毁清单》，经专业部门双签，由具备资质单位实施，全程录像存档。

4.3流程关键控制点

（1）入库环节：仓储部需核对“单证相符、标识清晰、包装完好”，不合格样品退回；

（2）领用环节：质量部需抽查领用记录，异常需追溯源头；

（3）处置环节：安全环保部需验证处置报告，确保符合《固废法》要求。

高风险点增设双重校验，如剧毒品领用需实验室负责人与安全员双重签字。

4.4流程优化机制

每年12月由内控部牵头，相关部门参与，对全流程运行数据进行分析，提出优化建议，次年1月由总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额/等级+岗位层级”分配权限，例如：

-采购剧毒品样品（金额＞10万元）：需部门负责人+分管副总+总经理三级审批；

-常规样品领用（金额≤5万元）：部门主管单签，系统自动校验。

权限分配需通过OA系统固化，禁止口头授权。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：小额（≤1万元）由部门主管审批，中额（1-10万元）分管副总审批，大额（＞10万元）总经理审批；

（2）审批时效：常规业务≤3个工作日，紧急业务≤1个工作日，系统自动计时；

（3）禁止越权：审批人需在权限范围内操作，越权需逐级报批。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长6个月，临时代理需经原授权人书面同意，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急审批需附《紧急情况说明》，经审批人评估风险等级；权限外审批需逐级上报至总经理办公会，加急通道仅限突发安全事件。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有表单需按《档案管理制度》要求双备份，电子版上传ERP，纸质版归档至档案室；

（2）信息录入：ERP系统录入需实时校验，禁止手工修改，修改需经财务部审核；

（3）痕迹留存：所有审批流程需留痕，视频监控覆盖关键区域。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督：

（1）日常监督：仓储部每日自查，内控部每周抽查；

（2）专项监督：每年6月由审计部联合安全环保部开展；

（3）突击监督：针对高风险环节，不提前通知。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年≥1次，日常检查每月≥2次；

（2）检查方法：数据比对、现场核查、访谈验证；

（3）结果应用：审计报告需提交董事会审议，整改项纳入责任部门考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交《样品管理月报》，包含数据统计、风险事件、改进建议等，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：涵盖“KPI达标率、风险事件数、流程优化建议采纳率”；

（2）评分标准：采用100分制，关键指标占比60%，定性指标占比40%；

（3）考核对象：部门及个人均需考核，部门考核结果与年度奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核由内控部统计，季度考核由总经理办公会审议；

（2）评估方法：数据统计、标杆比对、员工访谈。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现-立项（≤1个工作日）-整改（一般≤7个工作日，重大≤30个工作日）-复核-销号；

（2）责任追究：重大问题追究分管领导责任，屡次发生予以处罚。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每年4月由技术研发部提交优化建议，经专业管控委员会评估后纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提出优化建议被采纳、主动发现重大风险等；

（2）奖励标准：精神奖励为主（通报表扬），物质奖励≤当月工资2倍；

（3）奖励程序：部门提名-分管副总审核-总经理审批-公示（3个工作日）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：违反操作规范但未造成后果；

（2）较重违规：导致样品轻微损坏；

（3）严重违规：造成环境污染或重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级对应罚款（一般≤1000元，较重≤5000元，严重≤2万元）；

（2）处罚程序：调查取证-告知-审批-执行，被处罚人可申请复议。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提出，由人力资源部受理，复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立“样品管理应急小组”，总经理任组长，相关部门负责人为成员；

（2）响应流程：发生泄漏时，立即隔离现场，启动《危险化学品事故应急预案》；

（3）处置措施：按“先控制、后处理、再报告”原则操作，全程拍照存档。

9.2例外情况处理

例外场景需经专业管控委员会审批，例如：临时性样品借用（≤3个月），需提供风险评估报告。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：由法务合规部制定预案，明确沟通口径；

（2）善后措施：评估损失，完善制度，对责任人进行培训。

跨国场景需适配属地法律法规，例如欧盟需提交《欧盟化学品报告》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由内控部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）；

（2）《财务报销管理办法》（财字〔2023〕2号）；

（3）《信息安全管理制度》（信管字〔2023〕3号）。

10