某化工公司档案管理工作制度

某化工公司档案管理工作制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《化工行业档案管理办法》（HG/T23006-2019）及《联合国关于跨国公司行为守则》等相关国际公约制定，结合某化工公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向，旨在规范公司档案管理行为，防范操作风险与合规风险，提升档案信息资源利用效率，支撑企业国际化战略实施。当前企业档案管理存在分散存储、检索困难、安全风险突出、数字化程度不高等痛点，核心目标是实现档案管理的标准化、规范化、数字化与国际化，确保档案信息资产保值增值。

1.2适用范围与对象

本制度适用于某化工公司总部各部门、下属子公司及所有关联单位（含外包服务提供商、合作单位），覆盖生产经营、技术研发、安全环保、法律合规等全业务领域档案，涉及正式员工、外包人员及合作方相关人员。例外适用场景包括但不限于：涉及商业秘密的绝密级档案、第三方提供且明确无需归档的临时性资料、符合当地法律豁免要求的档案（需提供合规证明）。重大事项审批权限由董事会或总经理办公会专项决议。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及行业档案管理法律法规，确保档案全生命周期合法合规。

1.3.2权责对等原则：档案管理职责与岗位权限匹配，确保责任主体明确可追溯。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值、高风险档案管理，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，提升档案检索与利用效率，支持业务快速响应。

1.3.5持续改进原则：定期评估档案管理绩效，动态优化制度与流程。

1.3.6国际化适配原则：在多法域环境下统一档案管理标准，确保属地合规性。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务档案管理办法》《合同管理办法》等制度形成协同机制。若存在冲突，以本制度为准，重大事项由内控部协调解决并报总经理办公会备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会领导、管理层负责、内控部监督、各部门执行”的四级管控架构。董事会负责档案管理战略决策，董事会下设档案管理专项委员会（由独立董事或外部专家组成）提供专业咨询。管理层通过总经理办公会统筹推进档案管理工作，设立档案管理办公室（挂靠内控部）作为执行协调机构。各部门及子公司设立档案联络员（原则上由行政或法务岗兼任），形成分层级、全覆盖的管理网络。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议档案管理重大政策、年度预算及跨法域合规方案。

2.2.2董事会：批准档案管理战略、重大投入计划，审批绝密级档案处置方案。

2.2.3总经理办公会：决策档案信息化建设方案、跨部门协作机制及风险管控措施。

2.3执行机构与职责

2.3.1内控部（主责）：统筹档案管理制度建设，监督执行情况，组织专项审计。

2.3.2科技部（配合）：负责档案数字化系统建设与维护，提供技术支持。

2.3.3各业务部门：负责本部门档案的日常管理，确保归档及时性、完整性。

2.3.4人力资源部（配合）：将档案管理纳入员工绩效考核，开展培训考核。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：实施月度例行检查，季度风险评估，每年组织全面审计。

2.4.2审计部：每季度抽查档案管理合规性，重点核查高价值档案（如专利、环保报告）。

2.4.3法务合规部（配合）：监督涉外档案的属地合规性，提供法律支持。

2.5协调与联动机制

建立档案管理联席会议制度，由内控部牵头，科技部、人力资源部及各业务部门联络员参与，每月召开例会。涉外业务增设属地合规协调小组，由法务部牵头，科技部、外事部门及子公司负责人组成，确保档案管理符合当地法律要求。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：档案完整率100%，保管期满档案处置及时率95%，数字化率80%，检索准确率98%。

3.1.2核心KPI：

-档案归档时效≤5个工作日

-档案安全事件零发生

-档案数字化转化周期≤30天

3.2专业标准与规范

3.2.1分类标准：按档案性质分为经营类（合同、销售）、技术类（专利、研发）、安全类（危化品登记）、合规类（环保审批）四大类，细化三级分类目录。

3.2.2保管要求：

-重要档案采用A类库房（恒温恒湿、双电源、温湿度监控），涉密档案实施物理隔离

-电子档案存储需符合ISO27027标准，异地备份比例不低于50%

3.2.3风险控制点及措施：

-高风险点1（涉密档案管理）：实施“双人双锁”保管，电子涉密档案采用加密存储，高风险等级（如专利申请文件）：防控措施：分级授权访问，离职人员强制脱密培训

-中风险点2（电子档案长期保存）：防控措施：建立元数据标准（符合DublinCore），采用WORM存储介质

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：从形成到销毁全流程管控

-风险矩阵法：按价值、敏感性评估管控力度

-PDCA循环：季度复盘、年度优化

3.3.2工具应用：

-ERP系统嵌入档案管理模块，实现合同档案自动关联

-OA系统电子签章与电子归档无缝对接

-采用RMS（记录管理系统）实现电子档案合规管理

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程分为“形成-收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁”七环节，各环节责任主体与操作标准如下：

-形成环节：业务部门按档案目录要求同步形成档案，责任人：经办人、审核人

-收集环节：档案联络员每日核对新增档案，责任人：档案联络员（限时2小时内完成）

-整理环节：按分类标准进行组卷、编目，责任人：档案管理员（限时3个工作日）

-鉴定环节：每年6月由内控部牵头组织专家小组开展价值鉴定，责任人：鉴定小组

-保管环节：重要档案需双套备份，责任人：库房管理员

-利用环节：通过OA系统或档案查询室提供利用，责任人：档案管理员

-销毁环节：鉴定后编制销毁清册，责任人：内控部

4.2子流程说明

4.2.1电子档案形成流程：业务系统自动生成档案元数据，经审批后自动归档至RMS系统，需人工干预环节：重大合同补充附件扫描（责任人：法务部）。

4.2.2涉外档案管理流程：境外子公司档案需经属地合规审核（责任人：子公司合规岗），原件归档至当地，电子版同步至总部的国际档案库。

4.3流程关键控制点

4.3.1控制点1（电子档案完整性校验）：

-措施：采用SHA-256哈希算法校验电子档案完整性

-责任人：科技部（每月执行）

4.3.2控制点2（档案借阅审批）：

-措施：非涉密档案三级审批（部门主管→分管副总→总经理），涉密档案五级审批

-责任人：档案管理员

4.4流程优化机制

建立“月度运行分析-季度流程诊断”机制，由内控部每季度评估流程效率，科技部同步优化系统功能，次年1月提交优化方案经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+敏感等级+金额”三维矩阵分配权限：

-经营类档案：金额≥1000万元或涉及三方法人以上合作，需法务部审批（权限归属）

-技术类档案：专利文件需科技部加签（权限交叉验证）

-敏感等级（红色）：绝对保密档案仅限CEO授权查阅

-敏感等级（黄色）：部门负责人可查阅，需经档案管理员转交

5.2审批权限标准

5.2.1常规审批路径：

-一般档案归档：部门主管审批（限时1个工作日）

-重要档案查阅：部门主管→档案管理员→分管副总（限时3个工作日）

5.2.2越权审批处理：需提交书面说明及合规部意见，审批人承担连带责任。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需提供授权人亲笔信及工作证，代理权限不得用于查阅绝密档案。

5.4异常审批流程

紧急情况需经总经理特批，但必须同步附《异常情况风险评估报告》，报告需包含：异常原因、风险等级、控制措施、责任主体。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-纸质档案采用三孔装订，电子档案元数据需符合ISO19005-1标准

-档案交接需双签字确认，纸质交接单需扫描存档

6.1.2痕迹留存：

-电子档案操作需记录IP地址、时间戳、操作人，保存期限5年

-纸质档案查阅需填写《档案查阅登记簿》

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督：

-日常监督：内控部每月抽查30份档案，重点核查重大合同归档

-专项监督：每半年开展一次档案数字化专项检查

-突击检查：审计部在审计过程中同步核查档案合规性

6.3检查与审计

6.3.1检查标准：

-重大风险核查清单：包括电子档案备份有效性、涉密档案隔离措施等

-审计频次：财务审计同步审计合同档案，专项审计每年至少2次

6.4执行情况报告

每月5日前提交《档案管理执行报告》，内容含：当期归档率、违规案例、改进措施，报告需经内控总监签发。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系：

|指标名称|权重|评分标准|

|------------------------|------|---------------------------|

|档案归档及时率|30%|≥95%得满分，每低1%扣3分|

|档案完整率|25%|零差错得满分，每发现1处扣2分|

|档案数字化率|20%|≥80%得满分，按比例计分|

|合规检查达标率|25%|100%得满分，每发现1次扣5分|

7.2评估周期与方法

考核周期与月度经营分析会同步开展，方法包括：系统数据统计（60%）、现场核查（40%）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改，内控部复核

-重大问题：30个工作日内整改，由总经理办公会跟踪

-紧急问题：立即整改，3个工作日内提交整改方案

7.4持续改进流程

基于PDCA循环建立“问题收集-分析-优化-验证”闭环，每年4月编制《年度档案管理改进计划》，由科技部牵头实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-档案管理创新：奖励金额不超过年度绩效奖金的30%

-重大风险防控：一次性奖励5000-10000元

8.1.2程序：申报→部门推荐→内控部评审→总经理办公会审批→公示→财务发放

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类：

-一般违规：档案归档超期1个月以下，罚款500元

-较重违规：涉密档案未隔离，罚款2000元

-严重违规：造成重大损失，按《员工手册》处理

8.3处罚程序

8.3.1处罚流程：调查→告知→听证（严重违规）→审批→执行→申诉

8.3.2程序要求：处罚决定需在15个工作日内送达，被处罚人有权在收到通知后3日内申请复议。

8.4申诉与复议

复议由人力资源部组织，需在收到申诉后5个工作日内完成，复议结果需书面通知申诉人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案：

-电子档案丢失：立即启动《电子档案恢复预案》，科技部72小时内恢复

-库房火灾：启动《档案库房消防应急预案》，疏散后72小时内评估损失

9.1.2危机处理：境外子公司档案违规披露需立即启动《危机公关预案》，由法务部协调属地律师处理。

9.2例外情况处理

例外情况仅限于：并购重组过渡期（最长90天）、自然灾害（需附政府证明），需经董事会批准并同步启动风险评估。

9.3危机公关与善后

9.3.1公关流程：

-信息发布：由董事会指定发言人，通过官网发布统一口径

-媒体沟通：法务部全程参与，提供法律支持

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释，解释意见需形成书面文件报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2020〕05号）第3.2条

-《财务档案管理办法》（文号：财办字〔2019〕12号）第4.5条

-《化工行业档案管理办法》（HG/T23006-2019）第6.3条

10.3修订与废止程序

制度修订需经科技部、人力资源部、法务部会签，由董事会或总经理办公会审议，修订文件需在发布后30日内完成全员培训。废止制度需在《公司公告》上公告30日。

10.4生效与实施日期

本制度自2023年11月1日起生效，实施前完成