家具公司会议管理质量办法（规则）

家具公司会议管理质量办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《家具行业质量管理体系标准》（GB/T19001-2016）等行业标准、《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范公司会议管理流程，防控决策风险，提升运营效率，实现价值创造。当前公司面临会议组织随意、议题偏离、决策效率低下、风险管控不足等管理痛点，核心目标在于构建标准化、数字化、国际化的会议管理体系。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有部门、全体正式员工、外包服务单位及合作单位参与公司会议的管理活动。覆盖范围包括但不限于：股东会、董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会、跨部门协调会等。例外场景包括但不限于：紧急危机处置会、高管临时沟通会等，此类会议需事后补办备案。审批权限由法务部对例外场景的合规性进行事前评估，总经理审批备案。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：符合国家法律法规及国际经营要求；

（2）权责对等原则：明确会议发起、决策、执行、监督各环节责任主体；

（3）风险导向原则：聚焦重大决策、涉外业务、高风险议题的管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，推行数字化工具提升效率；

（5）持续改进原则：基于监督结果、业务变化动态优化制度；

（6）国际适配原则：涉外会议需遵循属地法律法规及文化习惯。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务审批管理办法》《合同管理细则》等关联制度形成协同。制度冲突时，以本制度为准；与上级制度冲突时，由内控部提出解决方案报总经理办公会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议管理体系分为决策层、执行层、监督层三层：

决策层由股东会、董事会、总经理办公会组成，负责重大会议的议题决策与审批授权；

执行层由各部门及岗位按职责分工落实会议组织、记录、督办等任务；

监督层由内控部、审计部、合规部组成，负责会议流程合规性、风险管控及效率监督。层级间通过议题传导、审批备案、监督报告实现闭环管理。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议公司年度重大会议安排，审批金额超5000万元人民币的议题；

（2）董事会：决策公司战略、资本运作等重大事项，审批金额超1000万元人民币的议题；

（3）总经理办公会：决策经营计划、部门协同等事项，审批金额超100万元人民币的议题。

各机构按议事规则开展决策，决策结果需经法务部合规性审查，存档备查。

2.3执行机构与职责

（1）会议发起部门：负责议题提出、材料准备、参会人员通知，责任主体为部门负责人；

（2）会议组织部门（行政部）：负责场地安排、设备调试、记录整理，责任主体为行政部经理；

（3）议题专业部门：负责内容审核、数据支持，责任主体为分管业务总监；

跨部门会议需明确主责部门（如采购会议由采购部主责，联合财务部、法务部配合），通过OA系统发起协同任务。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽查10%部门会议，核查流程合规性，嵌入“议题前置审核”“决策会签”两个关键内控环节；

（2）审计部：每季度开展专项审计，重点审计涉外会议合规性，核查标准为《反商业贿赂法》等法规执行情况；

（3）合规部：对国际化会议进行文化适应性评估，确保符合《跨国经营合规指引》。监督结果纳入部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立“月度会议协调会”机制，由行政部牵头，各部门负责人参与，解决跨部门会议冲突。涉外业务增设“属地合规联络员”制度，由驻外机构指定专人负责协调当地法律法规适配问题，通过视频会议系统实现实时沟通。

第三章人力资源管理

3.1管理目标与核心指标

（1）会议组织合规率≥98%；

（2）决策会签通过率≥95%；

（3）会议决议执行完成率≥90%；

（4）涉外会议合规差错率≤0.5%。

统计口径通过OA系统会议管理模块自动统计，审计部定期复核。

3.2专业标准与规范

（1）会议分类标准：按议题性质分为战略类（如股东会）、经营类（如总经理办公会）、业务类（如部门例会）；

（2）风险控制点及措施：

-高风险点：涉外会议文化适配（防控措施：合规部提前介入评估）；

-中风险点：决策会签缺失（防控措施：OA系统自动推送会签任务）；

-低风险点：会议记录完整性（防控措施：行政部每日抽查）。

（3）行业适配：家居行业会议需符合《家居行业会议管理指引》，如供应商会议需附带商务条款评审。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，通过“计划-实施-检查-改进”优化会议效能；

（2）管理工具：

-ERP系统：关联合同管理模块，自动推送涉外会议签约事项；

-OA系统：会议管理模块实现议题提报、审批、通知全流程线上化；

-CRM系统：记录客户会议信息，用于销售策略调整。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）发起阶段：部门通过OA系统提交会议申请，包含议题、参会人员、时间等要素，经部门负责人审批后推送至主责部门会签；

（2）审核阶段：主责部门会签（需2/3以上签字），行政部场地确认，法务部涉外会议合规审查；

（3）执行阶段：会议召开后3个工作日内完成决议归档，OA系统自动生成督办事项；

（4）归档阶段：行政部每月整理归档纸质会议记录，电子版上传OA系统，存档期限5年。

4.2子流程说明

（1）涉外会议子流程：在主流程基础上增加“属地合规评估”环节，由驻外机构合规联络员出具评估报告，法务部复核后报总经理审批；

（2）紧急会议子流程：可跳过部分审批节点，但需在OA系统标注紧急事由，事后3个工作日内补办审批手续。

4.3流程关键控制点

（1）会前控制：议题提报需附带风险评估报告（行政部模板）；

（2）会中控制：决策事项需经“专业部门论证-法务合规审查-主要领导审批”三重校验；

（3）会后控制：决议执行情况纳入月度绩效考核，行政部每季度通报执行进度。

4.4流程优化机制

每年10月由内控部牵头开展全流程复盘，通过“访谈30人以上员工、统计200场会议数据”进行评估，提出优化建议报总经理办公会审议。优化方案需在次年3月前落地，行政部跟踪效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）业务类型：战略会议（如股东会）由董事长审批；经营会议（如总经理办公会）由总经理审批；业务会议由部门负责人审批；

（2）金额/等级：金额超100万元议题需董事会审批，金额超500万元需股东会审批；

（3）岗位层级：总监级以上可发起金额50万元以下议题，但需部门负责人会签。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：部门负责人→分管总监→总经理→董事会/股东会；

（2）审批时限：常规议题≤2个工作日，紧急议题≤1个工作日；

（3）越权处理：越权审批需在OA系统标注原因，法务部每月抽查10%进行合规性评估。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：部门负责人出差、休假时需书面授权副职代为审批；

（2）授权范围：仅限金额≤20万元的议题审批；

（3）授权备案：行政部每月汇总备案授权记录，作为年度授权评估依据。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额超1000万元议题需加急通道，由法务部出具风险评估报告后报董事长审批；

（2）补批流程：未及时审批议题需在OA系统提交补批申请，说明原因并承诺整改，内控部每月通报补批情况。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：会议记录需包含议题、决议、责任部门、完成时限；

（2）表单填报：OA系统会议管理模块需完整填写“会议通知”“决议签字”等表单；

（3）痕迹留存：电子版决议通过OA系统归档，纸质版由行政部存档，电子+纸质双备份。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5场会议，核查“议题前置审核”“决策会签”两个关键内控环节执行情况；

（2）专项监督：每季度由审计部联合合规部开展“涉外会议合规性专项检查”；

（3）突击检查：每年6月、12月由总经理办公会随机抽取部门开展突击检查，检查结果纳入部门年度评级。

6.3检查与审计

（1）检查频次：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于2次；

（2）检查方法：通过OA系统数据统计、现场访谈、文件抽查相结合；

（3）审计报告：审计结果需形成《会议管理审计报告》，明确整改要求及奖惩措施。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：每月5日前由行政部提交《会议管理执行报告》，含议题完成率、审批时效等数据；

（2）报告内容：需包含会议数量、议题完成率、风险事件、改进建议；

（3）报告应用：报告作为总经理办公会决策依据，行政部每月通报排名靠后部门。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：会议组织合规率（30%）、决策执行率（30%）、审批时效达标率（20%）、风险事件发生率（20%）；

（2）评分标准：定量指标按比例评分，定性指标由内控部现场核查评分；

（3）考核对象：部门负责人及经办人员，考核结果与绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估由行政部完成，季度评估由内控部完成；

（2）评估方法：数据统计（OA系统）、现场核查（抽查10%会议记录）、员工访谈（随机抽取30人）。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现问题→责任部门提出整改方案（≤5个工作日）→内控部审核（≤3个工作日）→执行整改（一般≤7个工作日）→复核销号（≤5个工作日）；

（2）分类管理：一般问题由部门负责人整改，重大问题由总经理挂牌督办，紧急问题由总经理直接协调。

7.4持续改进流程

（1）改进建议：基于审计结果、员工满意度调查（每半年一次）收集改进建议；

（2）评估审批：行政部提出改进方案，法务部合规评估，总经理办公会审批；

（3）跟踪机制：内控部每季度跟踪改进效果，纳入年度管理评审。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前完成重大会议议题（奖励金额≤5000元）；

-发现重大会议风险并及时制止（奖励金额≤10000元）；

-优化会议流程提升效率（奖励金额≤3000元）；

（2）奖励程序：员工提交申请→部门推荐→行政部审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：会议记录缺失（罚款金额≤500元）；

（2）较重违规：越级审批金额≤50万元（罚款金额≤2000元）；

（3）严重违规：涉外会议违反属地法规（罚款金额≤10000元，并追究法律责任）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚程序：调查取证→告知当事人→听取申辩→审批处罚→执行处罚；

（2）处罚方式：罚款、通报批评、降级（对应一般/较重/严重违规）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内可提出申诉；

（2）申诉流程：提交申诉书→人力资源部受理→内控部复核→总经理复议；

（3）复议结果：5个工作日内出具复议决定，全程留痕。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由董事长担任组长的应急小组，下设技术组（IT部）、协调组（行政部）、公关组（市场部）；

（2）响应流程：紧急会议→现场处置→事后复盘→制度优化；

（3）资源保障：设立应急专项预算，确保设备、人员到位。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、高管突发疾病等；

（2）处理流程：行政部立即启动应急预案，事后10个工作日内补办审批手续；

（3）风险评估：例外处理需附风险评估报告，法务部审核。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，公关组配合，依据《危机公关预案》执行；

（2）沟通口径：由法务部制定统一口径，涉外危机需遵循属地法规；

（3）善后措施：每月复盘危机事件，优化预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5.3条；

（2）《财务审批管理办法》第3.1条；

（3）《合同管理细则》第4.2条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、业务调整等；

（2）审批权限：修订稿经法务部、内控部审核后，由董事会或总经理办公会审议；

（3）废止程序：废止制度需在OA系统