服装公司销售合同监督制度

服装公司销售合同监督制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》及相关行业法规（如《服装行业采购销售管理办法》）、国际公约（如《联合国国际货物销售合同公约》CISG）、ISO9001质量管理体系标准及公司《合规经营管理办法》《数字化转型战略规划》等制定。针对服装公司销售合同管理中存在的合同评审不规范、履约风险高、跨境业务合规性不足、流程效率低下等问题，旨在规范销售合同全生命周期管理，防控法律、财务、运营风险，提升合同履约效率与客户满意度，支撑公司国际化战略实施。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及销售业务的合同管理活动，覆盖部门包括销售部、市场部、采购部、财务部、法务部、内控部及各区域运营中心；岗位包括销售代表、区域经理、合同专员、法务顾问、内控专员及合同审批人。适用合同类型涵盖经销合同、批发合同、零售合同、跨境电商合同及国际采购合同等。例外场景包括金额低于人民币1万元的紧急小额合同（需部门负责人审批备案）、内部协议及劳务外包合同（参照《人力资源管理办法》执行）。重大合同（金额超过人民币500万元或涉及跨境业务）需经总经理办公会审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有合同条款符合国家法律法规及国际商业惯例，跨境业务需遵守目标市场法律及WTO规则。

1.3.2权责对等原则：合同发起、评审、审批、履行、归档各环节责任主体明确，权力与义务相匹配。

1.3.3风险导向原则：重点管控高金额、长周期、涉外业务合同，实施差异化风险分级管理。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具优化审批流程，压缩审批时限，保障业务快速响应。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、业务反馈及政策变化动态优化制度流程。

1.3.6平等自愿原则：合同条款协商一致，保护买卖双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第二层级，需与《财务报销管理办法》《内控手册》《绩效考核制度》等衔接。冲突时，优先适用本制度；若与上级制度冲突，由法务部协调后报总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理办公会-业务部门-内控监督”四级管理架构。董事会负责重大合同战略审批；总经理办公会决策金额超过人民币1000万元的合同及跨境业务规则；业务部门负责合同执行与日常管理；内控部、审计部实施全过程监督，确保制度有效落地。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度合同管理制度及重大合同风险报告。

2.2.2董事会：审批金额超过人民币2000万元或涉及海外并购的合同，制定跨境业务合规指引。

2.2.3总经理办公会：审批金额超过人民币1000万元至2000万元的合同，决策特殊条款（如付款方式、违约责任）及争议解决方式。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部：

-合同专员（主责）：负责合同模板管理、条款审核、履约跟踪；对应风险点（中）：条款遗漏需法务复核。

-区域经理（配合）：提供市场合规要求，对应风险点（高）：跨境合同需本地法务预审。

2.3.2法务部：

-合规顾问（主责）：出具合同法律意见书，对应风险点（高）：涉外合同需符合CISG及目标国法律。

-合同管理员（配合）：归档合同文本，对应风险点（低）：电子合同需符合《电子签名法》。

2.3.3财务部：

-信用管理岗（主责）：审核付款条件，对应风险点（中）：应收账款账龄超过30天需销售部说明。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：

-内控专员（主责）：抽取合同样本（每年不低于合同总量10%）进行流程合规性检查，对应内控环节（采购控制、履约控制）。

2.4.2审计部：

-审计专员（主责）：每年开展合同专项审计，出具审计报告，对应内控环节（财务报告控制）。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会”，销售、法务、内控每月首周协调争议事项。跨境业务增设“属地合规联络员”机制，驻外代表需配合本地律师预审合同。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

-合同签订及时率≥95%（统计口径：合同评审通过后3日内签订）

-合同履约率≥98%（统计口径：按合同金额计算逾期交付率）

-合同审批时效≤3个工作日（特殊审批≤5个工作日）

-法律合规差错率≤0.5%（统计口径：因条款问题导致诉讼或仲裁）

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板库建设：

-基础模板：包含质量条款、售后条款、争议解决条款，对应风险点（中）：涉外合同需调整管辖法院。

-行业适配模板：跨境电商合同需增加物流保险条款。

3.2.2风险分级管控：

-高风险合同（金额≥500万元/涉外/定制款）：需双方法务预审，对应风险点（高）。

-中风险合同（金额10-500万元）：销售部+法务部联合评审。

-低风险合同（金额＜10万元）：部门负责人审批。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-全生命周期管理：从合同意向到归档分5阶段（意向-评审-签订-履行-归档）。

-风险矩阵法：按金额（X轴）与复杂度（Y轴）划分管控等级。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：自动带出客户信用额度、付款条件。

-OA协同平台：实现合同电子签章与审批流跟踪。

-CRM系统：记录合同执行进度，对应内控环节（信息质量控制）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售部填写《合同意向书》（责任主体：销售代表，时限：2个工作日）→法务部出具法律意见（责任主体：合规顾问，时限：3个工作日，对应风险点（高）需外部律师参与）→销售部提交《合同评审单》（责任主体：区域经理，时限：1个工作日）→多级审批（总经理/部门负责人/总经理办公会）→法务部终审（责任主体：合同管理员，时限：1个工作日）→签订与归档（责任主体：销售部+法务部，时限：1个工作日）。

4.2子流程说明

4.2.1跨境合同预审流程：

-销售部提交《跨境合同预审申请》（责任主体：区域经理，时限：3个工作日）→外部律师出具意见（责任主体：本地律师，时限：5个工作日）→内控部复核（责任主体：内控专员，时限：2个工作日）。

4.2.2履约变更流程：

-履约变更需签订补充协议（责任主体：销售部，时限：7个工作日）→法务部审核（责任主体：合规顾问，时限：3个工作日）。

4.3流程关键控制点

-评审环节：法务部需核查质量条款完整性（核查标准：参照《质量管理体系要求》）。

-审批环节：金额超过200万元的合同需总经理办公会审议（责任主体：总经理办秘书）。

-归档环节：电子合同需符合《电子签名法》第4条要求（责任主体：档案管理员）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部组织流程复盘，通过“流程挖掘工具+业务访谈”识别瓶颈，优化后提交总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按金额/业务类型/岗位层级分配权限：

-金额≤50万元：销售部经理审批（操作权限+审批权限）。

-50万元＜金额≤200万元：法务部+销售部双签（审批权限）。

-200万元＜金额≤500万元：总经理审批（审批权限）。

-金额＞500万元/涉外：总经理办公会审议（审批权限）。

5.2审批权限标准

审批路径按金额分级：

-50万元以下：销售部经理直接审批。

-50-200万元：销售部经理→法务部专员。

-200-500万元：销售部经理→法务部主管→总经理。

-超过500万元：销售部经理→法务部总监→总经理办公会。

禁止越权审批，审批记录需在ERP系统留痕。

5.3授权与代理机制

授权需填写《授权委托书》（责任主体：授权人，审批人：部门负责人），授权期限不超过1年。临时代理需提供授权书，授权期限不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急合同需加急通道，但金额超过100万元的需附《风险评估报告》（责任主体：内控部，时限：1个工作日）。补批合同需说明原因，审批层级提升一级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：

-合同条款必须与报价单一致（责任主体：销售代表）。

-电子合同需符合《电子签名法》第4条（责任主体：法务部）。

6.1.2痕迹留存：

-纸质合同归档于档案室，电子合同存档于OA系统。

-审批记录需完整，对应内控环节（交易记录控制）。

6.2监督机制设计

建立“三位一体”监督：

-日常监督：内控部每月抽查合同模板使用情况（检查标准：覆盖率≥90%）。

-专项监督：审计部每季度抽取履约异常合同（抽样比例：异常合同30%）。

-突击检查：内控部每月5日前检查合同归档完整性。

6.3检查与审计

6.3.1检查方式：

-文档检查：核查合同编号连续性（责任主体：档案管理员）。

-现场核查：审计部需验证合同签订真实性（责任主体：审计专员）。

6.3.2审计频次：

-专项审计每年至少1次（责任主体：审计部）。

-日常检查每月不少于1次（责任主体：内控部）。

6.4执行情况报告

销售部每月5日前提交《合同管理月报》，含：

-合同签订数量与金额（按区域、客户类型统计）。

-违约风险预警（责任主体：法务部）。

-制度执行问题（责任主体：内控部）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1销售部KPI：

-合同签订及时率（权重20%）。

-履约问题发生率（权重30%，负向指标）。

7.1.2法务部KPI：

-合同合规差错率（权重40%）。

7.2评估周期与方法

考核周期：季度考核+年度总评。方法：数据统计（ERP系统导出）+现场访谈（内控部主导）。

7.3问题整改机制

建立“五步闭环”：

-发现问题：内控部每月15日前提交《问题清单》（责任主体：内控专员）。

-立项整改：业务部门提交《整改计划》（时限≤7个工作日）。

-整改实施：责任部门按计划执行（时限≤30个工作日）。

-复核验收：内控部现场核查（责任主体：内控主管）。

-销号归档：问题销号需总经理审批。

7.4持续改进流程

基于“PDCA循环”：

-Plan：业务部门提交优化建议（每年6月30日前）。

-Do：内控部评估（时限≤15个工作日）。

-Check：总经理办公会审议（时限≤10个工作日）。

-Act：发布修订版并培训。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-提前完成高价值合同签订（奖励标准：金额×0.1%）。

-合同履约率连续季度≥99%（精神奖励+年度评优）。

8.1.2程序：申报→部门审核→法务部复核→总经理审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：合同条款遗漏（处罚：通报批评）。

8.2.2较重违规：未使用标准模板（处罚：部门通报+培训）。

8.2.3严重违规：签订无效合同（处罚：降级或解雇）。

8.3处罚标准与程序

处罚分三级：

-一般违规：书面警告（责任主体：法务部）。

-较重违规：罚款1000-5000元（责任主体：人力资源部）。

-严重违规：解除劳动合同（责任主体：总经理）。

8.4申诉与复议

员工收到处罚决定3个工作日内可向人力资源部申诉，人力资源部5个工作日内组织复议，复议结果书面通知。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定《重大合同风险应急预案》：

-组织机构：成立合同危机小组（组长：总经理，成员：销售总监、法务总监）。

-响应流程：问题上报→风险评估→启动预案。

-资源保障：设立应急法律费专项账户（额度：合同金额的5%）。

9.2例外情况处理

例外场景包括：

-不可抗力（需提供证明材料，审批人：法务总监）。

-紧急订单（金额＜5万元，审批人：销售部经理）。

9.3危机公关与善后

跨境纠纷需遵循“属地优先”原则：

-沟通口径：由驻外代表配合本地律师制定方案。

-善后措施：每月10日前提交《危机处理报告》（责任主体：法务部）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见报总经理办公会批准。

10.2相关制度索引

-《财务报销管理办法》（文号：FZ-FY-003）第5.2条

-《合规经营管理办法》（文号：FZ-CO-005）第3.3条

条款对应关系：本制度3.2.2与《合规经营管理办法》3.3条衔接。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议