化工公司供应商评价管控规定

化工公司供应商评价管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及ISO45001职业健康安全管理体系等国际标准，结合联合国全球契约原则及欧盟REACH法规等国际公约要求，并基于公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向制定。针对化工行业供应商管理存在的质量波动、安全风险、合规滞后、响应迟缓等痛点，旨在规范供应商评价流程，强化风险管控，提升供应链协同效率，保障公司业务稳健发展及可持续发展目标实现。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有业务板块（包括但不限于原材料采购、技术服务、工程建设、物流运输等）涉及供应商的选择、评价、使用及退出全生命周期管理。适用对象包括采购部、质量部、安全环保部、财务部、法务部等相关部门及岗位，以及各分子公司、事业部等运营单元。关联外包单位及合作单位参照本规定执行。例外场景包括：单项合同金额低于公司年度采购总额0.5%的非关键性采购，经总经理办公会审批可简化评价流程；但涉及危险化学品、特种设备等高风险供应商需无条件适用本规定。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：供应商选择及评价活动须严格遵循国家及所在地法律法规、行业标准及国际公约要求，禁止任何违法违规行为。

1.3.2权责对等原则：明确各部门及岗位在供应商评价中的职责权限，确保责任主体可追溯、可考核。

1.3.3风险导向原则：基于供应商风险等级动态调整评价重点及管控措施，优先防控重大安全、环保、合规风险。

1.3.4效率优先原则：通过数字化工具及标准化流程优化评价效率，关键评价节点时限不超过3个工作日。

1.3.5持续改进原则：基于评价结果及内外部环境变化定期优化评价标准及流程，实现动态管理。

1.3.6平等自愿原则：供应商选择遵循公平竞争、择优选择原则，合同签订须遵循平等自愿、公平诚信原则。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司供应商准入管理办法》等制度形成管控闭环。涉及财务审批需衔接《公司财务审批管理办法》，涉及绩效考核需衔接《公司绩效考核管理办法》。制度冲突时，以本规定为准，其他制度与本规定不一致的条款自动失效。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司供应商评价管控实行“董事会-总经理办公会-采购部牵头-相关部门协同-内部审计监督”的五级管理架构。董事会负责重大供应商战略布局审批；总经理办公会审议年度供应商评价政策及重大风险事项；采购部作为执行主体统筹评价工作；质量部、安全环保部、法务部等按专业领域实施监督；内控部及审计部实施独立监督，评价结果纳入公司全面风险管理体系。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议供应商评价管控的顶层战略及年度预算。

2.2.2董事会：审批供应商评价标准修订、重大供应商合作策略及年度评价报告。

2.2.3总经理办公会：决策重大供应商准入/淘汰、重大风险处置及评价结果应用。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：负责评价流程统筹，主导技术及商务评价，编制评价报告；技术评价需质量部配合（主责采购部），安全评价需安全环保部配合（主责采购部）。

2.3.2质量部：负责供应商质量管理体系评价，核查资质证书有效性（如ISO9001认证）。

2.3.3安全环保部：负责供应商安全环保资质及风险评价，核查REACH合规证明。

2.3.4法务部：负责供应商合同条款合规性审查，参与重大合同谈判。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入供应商评价流程的关键控制点（如供应商资质核查、评价结果分级应用），每季度开展符合性评估。

2.4.2审计部：每年至少开展一次专项审计，重点关注高风险供应商评价覆盖率及整改有效性。

2.5协调与联动机制

建立“月度供应商管理联席会议”，采购部牵头，相关部门派员参加，解决跨部门争议；涉外业务增设“属地合规协调小组”，由法务部牵头，驻外机构配合，确保评价标准适配当地法规。

第三章供应商评价专业标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：供应商综合得分率≥90%，关键物料供应商履约率≥98%，重大合规问题发生率≤0.5%，评价流程平均耗时≤3个工作日。

3.1.2核心KPI：

-供应商资质核查及时率100%；

-评价报告提交及时率98%；

-评价结果应用覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1评价维度：构建“基础信息-资质能力-运营绩效-合规表现-风险等级”五维评价体系。

3.2.2标准制定：

-基础信息：需提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等（高风险供应商需加核三证合一）；

-资质能力：要求ISO体系认证、行业准入证、实验室资质认定等（如CNAS认证）；

-运营绩效：以ERP系统数据为准，采购准时率、质量合格率、服务响应率等；

-合规表现：需提供近三年无重大环保处罚证明、安全生产记录；

-风险等级：采用风险矩阵法（见附件1），高/中/低风险供应商分别对应一级/二级/三级评价流程。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-PDCA循环：评价结果用于流程优化；

-风险矩阵：确定评价重点及管控措施；

-全生命周期管理：评价结果动态调整供应商准入/淘汰标准。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：记录评价数据及历史记录；

-OA系统：实现评价流程线上审批；

-CRM系统：管理供应商关系及评价报告。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起：采购部根据需求清单发起评价申请，同步需求部门意见；

4.1.2审核：采购部整合各专业部门评价意见，形成综合评价报告；

4.1.3执行：总经理办公会审议通过后，结果应用于供应商分级及准入管理；

4.1.4归档：评价报告及附件归档至ERP系统，保存期限不少于5年。

4.2子流程说明

4.2.1高风险供应商专项评价：安全环保部主导，需现场核查（如防爆资质），评价周期不超过10个工作日；

4.2.2合规性复核：法务部负责，对出口业务供应商需核查WTO规则符合性；

4.2.3评价结果应用：采购部根据风险等级确定合作策略（如A类供应商优先选择，C类限制合作）。

4.3流程关键控制点

4.3.1资质核查：质量部、安全环保部需在3个工作日内完成资质验证，未通过需暂停合作；

4.3.2评价数据：ERP系统数据需经财务部核对，确保准确性（内控关键点）；

4.3.3风险处置：重大合规问题需由法务部出具法律意见书（内控关键点）。

4.4流程优化机制

每年11月由采购部牵头开展流程复盘，结合数字化工具应用情况优化操作细则，次年1月完成修订报批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1供应商准入：金额≤50万元/年（含）的常规供应商由采购部审批；金额＞50万元的由分管采购副总审批；金额＞500万元的提交总经理办公会；金额＞1000万元的提交董事会。

5.1.2评价权限：基础信息核查由采购专员执行；资质审核需质量/安全部门联合签字；综合评价由采购部经理负责，金额＞100万元的需采购总监复核。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：按金额/风险等级划分三级审批（见附件2），禁止越权审批；

5.2.2审批时限：常规审批2个工作日内完成，紧急审批需加签说明；

5.2.3越权处理：发现越权审批需由上级部门在3个工作日内纠正，并追究责任。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过1年，临时代理需直属上级书面批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需加急通道审批，需附风险评估报告及总经理签字；补批需提交原审批人说明，由分管副总审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：供应商信息录入需双人核对，评价报告需经责任部门盖章；

6.1.2痕迹留存：ERP系统操作日志、OA审批记录、纸质文件扫描归档；

6.1.3执行不到位判定：评价流程超期未完成、关键资质未核查、评价结果未应用等。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查ERP数据准确性，审计部每季度核对评价报告完整性；

6.2.2专项监督：每年6月开展供应商合规专项检查，重点关注REACH合规性；

6.2.3突击检查：审计部可随时抽查评价现场操作。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：日常检查每月不少于2次，专项审计每年至少1次；

6.3.2审计内容：供应商评价覆盖率、高风险供应商整改有效性、评价流程合规性；

6.3.3审计报告：需明确整改项、责任部门及完成时限，抄送总经理。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期：月度报告由采购部于次月5日前提交至分管副总；

6.4.2报告内容：评价数据、风险趋势、改进建议；

6.4.3应用机制：报告数据用于供应商分级调整及绩效考核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：供应商评价及时率、合规问题整改率、评价结果应用有效性；

7.1.2权重分配：采购部30%、质量部20%、安全环保部20%、审计部15%、法务部15%；

7.1.3评分标准：评分与绩效奖金挂钩，连续两次不合格需降级或调岗。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度自评、季度联评、年度总评；

7.2.2评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（审计部）、第三方测评。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题（7个工作日内）、重大问题（30个工作日内）、紧急问题（24小时内）；

7.3.2责任追究：整改不力需由直属上级约谈，重大问题追究分管领导责任。

7.4持续改进流程

7.4.1建议收集：通过OA系统收集各部门优化建议；

7.4.2评估审批：采购部汇总评估，分管副总审批；

7.4.3跟踪落实：内控部跟踪执行效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：供应商评价创新、重大风险发现、流程优化成效显著等；

8.1.2奖励类型：荣誉证书、奖金（不超过当月工资30%）、晋升优先；

8.1.3程序：个人申报、部门推荐、总经理审批、公示3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：评价流程超期（如2个工作日）、资质未核对；

8.2.2较重违规：重大资质漏查（如REACH认证）、评价结果未应用；

8.2.3严重违规：明知供应商高风险仍合作、泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：警告（书面）、罚款（不超过5000元）、降级、解雇；

8.3.2程序：调查取证（法务部）、书面告知（5个工作日）、听证（严重违规）、审批（分管副总）、执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

8.4.2受理部门：人力资源部；

8.4.3复议时限：5个工作日内出具结果，全程录音录像。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案：针对供应商重大安全事故、环保处罚等，启动“采购部-安全环保部-法务部”三级响应；

9.1.2责任分工：采购部暂停合作、安全环保部现场处置、法务部评估损失。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、战时状态等不可抗力；

9.2.2处理流程：经总经理审批可简化评价，但需附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：法务部牵头，公关部配合；

9.3.2标准化方案：跨国业务需适配属地法规，如欧盟GDPR要求。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由采购部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制基本规范》（内控字〔2020〕1号）

-《公司合同管理办法》（法字〔2020〕2号）

-《公司供应商准入管理办法》（采字〔202