服装公司会议管理规范办法

服装公司会议管理规范办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范办法依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《服装行业质量管理体系标准》（GB/T19001-2016）等行业标准、《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型需求，旨在规范会议管理流程，防控运营风险，提升管理效能，支撑企业价值创造。针对当前会议管理存在的流程混乱、效率低下、决策滞后、风险隐患等问题，核心目标在于构建权责清晰、流程规范、风险可控、高效协同的会议管理体系。

1.2适用范围与对象

本规范办法适用于公司总部各部门、各子公司及关联单位的各类会议，包括但不限于股东会、董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。适用对象涵盖公司正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员。例外场景包括涉及国家秘密、商业敏感信息的会议，适用《公司保密管理制度》，需经特别审批后方可召开；临时性紧急事务协调会可简化流程，但需在会后补办手续。

1.3核心原则

（1）合规性原则：会议管理须符合国家法律法规及公司章程规定，涉外业务需遵循《跨国经营合规管理手册》要求。

（2）权责对等原则：会议发起、决策、执行、监督各环节责任主体须明确，权力与责任相匹配。

（3）风险导向原则：重点关注金额超阈值（如单笔决策金额超过500万元人民币）、涉及重大资产处置、外籍股东参与等高风险会议，实施强化管控。

（4）效率优先原则：优化流程节点，推广电子化会议平台，压缩不必要的会议时长（常规会议不超过60分钟）。

（5）持续改进原则：每年结合业务发展及内外部审计结果修订完善会议管理规范。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性管理制度，与《公司治理结构管理规范》《内部控制手册》《绩效考核管理办法》等制度形成协同，冲突时以本规范办法为准。关联制度条款对应关系如下：

-与《公司治理结构管理规范》衔接，明确董事会会议决策权限（条款2.2）；

-与《内部控制手册》衔接，嵌入“三重一大”决策内控环节（条款4.3）；

-与《绩效考核管理办法》衔接，将会议管理考核纳入部门及个人绩效指标（条款7.1）。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议管理体系分为决策层、执行层、监督层三层：

决策层由股东会、董事会及总经理办公会组成，负责重大事项决策类会议的组织与管控，其层级关系遵循《公司法》及《公司章程》。执行层由各部门及子公司按职能开展业务类会议，需报总经理办公会备案。监督层由内控部、审计部、合规部组成，对会议合规性、效率及风险进行全过程监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度重大经营事项，会议决议需经代表三分之二以上表决权的股东通过。职责由董事会秘书处承担，须提前30日发布会议通知并备案于工商部门。

（2）董事会：决策公司战略、重大投资、并购重组等，会议决议需经全体董事三分之二以上通过。职责由董事会办公室执行，需留存完整会议记录及电子签章痕迹。

（3）总经理办公会：决策月度经营计划、预算执行、部门协同事项，决议需经成员三分之二以上通过。职责由总裁办公室承担，会议纪要须次日提交总经理签发。

2.3执行机构与职责

（1）总裁办公室：负责各类会议的统筹协调，包括议程拟定、场地安排、资料分发等，对应责任岗位为会议管理员（文职6级）。

（2）各部门负责人：主责本部门例会及专项会议的组织，需在每月5日前提交下月会议计划报总裁办公室备案。

（3）财务部：主责预算类会议的核算支持，需在会议前3日提供预算执行数据，对应责任岗位为高级会计师（财务经理级）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：监督“三重一大”决策类会议的流程合规性，需在会议后10日内出具内控符合性评估报告。

（2）审计部：每年抽取20%以上会议开展专项审计，重点关注决策执行偏差及风险控制缺失。

（3）合规部：监督涉外会议的属地合规性，需提前审核会议议程及参会人员名单。

2.5协调与联动机制

建立“月度跨部门协调会”机制，由总裁办公室牵头，每月第3个周五召开，解决跨部门会议冲突。信息系统方面，需与OA系统对接实现会议预约智能排期，与ERP系统联动自动提取预算数据。涉外业务增设“属地合规协调岗”，由法务部派遣人员常驻海外子公司配合处理会议合规问题。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：会议决策准确率≥95%、议题达成率≥90%、平均决策时效≤3个工作日。

（2）核心KPI：

-董事会会议年度召开次数≤12次；

-部门例会参会率≥85%；

-会议资料电子化率100%。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：决策类会议需形成书面决议，附件材料需经2级以上审核；业务类会议需有明确主题及输出成果。

（2）合规标准：涉外会议需提前15日向当地监管机构报备，外籍股东参与需提供经公证的授权委托书。

（3）风险控制点及措施：

-高风险点：金额超过1000万元人民币的投资决策会议，需增设独立第三方评估环节（防控措施：引入外部咨询机构出具评估报告）。

-中风险点：季度经营分析会，需提前7日发布议题清单（防控措施：要求部门提供数据支撑材料）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，即Plan（议题征集）-Do（会议执行）-Check（决议跟踪）-Act（流程优化）。

（2）管理工具：

-会议管理工具：使用钉钉或企业微信会议平台，实现智能预约、电子签到、实时字幕功能。

-决策支持工具：ERP系统自动生成预算执行报告，PowerBI进行会议决策效果可视化分析。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

会议管理主流程分为五个环节：

（1）发起：部门负责人在OA系统提交会议申请，需填写议题清单、参会人员、预算额度等要素，对应责任岗位为部门秘书（助理级）。

（2）审核：总裁办公室审核会议必要性，财务部审核预算合规性，内控部审核重大事项决策流程，逐级审批时限≤2个工作日。

（3）通知：会议通知需提前5个工作日发布，包含会议时间、地点、议程、资料清单等，对应责任岗位为会议管理员。

（4）执行：会议期间需指定记录人，重要决议需进行电子化签核，对应责任岗位为部门负责人。

（5）归档：会议资料需纸质+电子双备份，存档于档案管理室，对应责任岗位为档案管理员（文职8级）。

4.2子流程说明

（1）紧急会议启动流程：需在OA系统提交“紧急会议申请”，经总经理特批后方可召开，资料准备时限≤2小时。

（2）视频会议操作流程：需提前3日测试设备，使用腾讯会议或Zoom平台，会议记录需包含视频录制链接。

4.3流程关键控制点

（1）内控环节1：重大事项决策会议需经“会前议题清单+会中独立评估+会后决议签核”三重校验。

（2）内控环节2：涉外会议需嵌入“属地合规审核岗”参与流程，对应核查标准为《海外投资风险评估表》。

（3）内控环节3：预算类会议需ERP系统自动校验预算额度，异常数据触发预警。

4.4流程优化机制

建立“季度流程复盘”机制，由总裁办公室牵头，收集各部门优化建议，经内控部评估后提交总经理办公会审议，优化方案需在次季度实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“会议类型+金额等级+岗位层级”分配权限，具体如下：

（1）金额标准：

-金额≤100万元：部门负责人审批；

-100万元<金额≤500万元：分管副总裁审批；

-金额>500万元：总经理办公会审议。

（2）岗位层级：

-高级管理层（总经理及以上）主责重大决策类会议授权；

-中层管理（部门副职）主责业务类会议安排。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：

-董事会会议：需全体董事三分之二以上签字；

-总经理办公会：需成员三分之二以上签字。

（2）审批时限：常规会议≤3个工作日，紧急会议≤1个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，有效期≤1年，临时代理需提供授权委托书扫描件，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需经总经理特批，流程如下：

（1）提交“紧急会议申请”，附风险评估报告；

（2）总经理在1个工作日内审批；

（3）留存审批痕迹于OA系统。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：会议资料需提前3日发布，参会人员需在会前确认签到；

（2）表单填报：使用公司统一《会议申请表》（见附件1），需包含议题、预算、风险点等要素；

（3）痕迹留存：电子会议记录需总经理签发，纸质会议材料需归档备案。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：总裁办公室每月抽查10%会议执行情况；

（2）专项监督：内控部每季度开展“会议管理合规性评估”；

（3）突击检查：审计部每年抽取30%会议进行现场核查。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-专项审计：每年至少1次，覆盖董事会会议；

-日常检查：每月不少于1次，重点核查预算类会议。

（2）审计结果应用：形成《会议管理审计报告》，需明确整改责任及时限。

6.4执行情况报告

每月25日提交《会议管理执行报告》，内容包含：

（1）会议数量及类型统计；

（2）超时限审批案例；

（3）风险问题及整改建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核指标：

-会议决策准时率（权重30%）；

-决策执行偏差率（权重20%）；

（2）个人考核指标：

-会议组织质量（权重40%）；

-风险防控成效（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核，年度总评；

（2）评估方法：数据统计（OA系统自动生成）+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改。

（2）责任追究：整改未达标者，对应岗位降级或调岗。

7.4持续改进流程

建立“制度优化建议池”，由总裁办公室收集各部门建议，经内控部评估后提交总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提出优化建议被采纳，奖励金额1000-5000元；

-决策类会议连续3季度零偏差，奖励部门trưởng5000元。

（2）奖励程序：

-申报→部门审核→总裁办公会审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：会议材料未按时发布；

（2）较重违规：超预算召开会议；

（3）严重违规：重大决策泄露商业秘密。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-严重违规：降级或解聘。

（2）处罚程序：调查→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚通知后3个工作日内提交，由人力资源部牵头复核。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对重大舆情会议制定《危机公关预案》，明确舆情监测岗、发言人及响应流程。

（2）危机处理：外籍股东参会引发的合规风险，需立即启动属地合规协调岗介入。

9.2例外情况处理

例外场景包括自然灾害、疫情等突发情况，需在OA系统提交“例外会议申请”，经总经理审批后方可豁免部分流程。

9.3危机公关与善后

善后措施包括：

（1）会议记录电子存档；

（2）参会人员背景核查；

（3）涉外会议需在7个工作日内向当地监管机构提交补报材料。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范办法由总裁办公室负责解释，解释意见需形成书面文件。

10.2相关制度索引

-《公司治理结构管理规范》（文号：ZG-2023-015）

-《内部控制手册》