某纺织公司外协加工管理细则

某纺织公司外协加工管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国对外贸易法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、ISO14001环境管理体系标准及国际劳工组织《关于工作中基本原则宣言》等国际公约，结合纺织行业特性及公司国际化经营战略制定。针对外协加工管理中存在的业务流程不规范、供应商风险控制不足、产品质量不稳定、成本管理粗放等痛点，旨在通过制度化管理实现外协加工业务合规合法、风险可控、效率提升、价值优化的核心目标。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有涉及外协加工的业务单元及岗位，包括采购部、生产部、品控部、供应链管理部、财务部、内控部等部门，以及所有参与外协加工业务的正式员工、合作供应商及第三方服务机构。覆盖外协加工的供应商选择、合同签订、生产执行、质量检验、进度管理、成本核算、结算支付等全生命周期管理活动。例外适用场景包括紧急采购（金额低于公司规定标准且采购周期≤3个工作日）及政府强制委托类业务，此类业务需经总经理办公会审批后执行，并报内控部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保外协加工活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各岗位的职责权限，确保责任落实到人。

1.3.3风险导向原则：实施差异化风险管控，重点关注供应商资质、产品质量、生产安全、知识产权等高风险领域。

1.3.4效率优先原则：优化业务流程，减少审批节点，提高外协加工响应速度与交付效率。

1.3.5持续改进原则：基于内外部审计、绩效考核及业务变化定期优化制度体系。

1.3.6平等自愿原则：外协加工合同遵循平等自愿、公平诚信原则，保障双方合法权益。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司供应商管理办法》《公司财务报销管理办法》等制度构成外协加工管理协同体系。制度冲突时，以本细则为准；与上级制度要求不一致时，由内控部牵头协调，报总经理办公会审议后执行。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司外协加工管理实行董事会领导下的总经理负责制，通过董事会采购委员会审议重大事项，总经理办公会审批常规业务，各部门分工协作。决策层负责战略方向与重大风险决策；执行层负责具体业务操作与过程管控；监督层负责独立评价与风险预警。各层级通过信息化系统实现数据共享与协同联动。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议外协加工业务年度预算及重大供应商合作方案。

2.2.2董事会：批准外协加工业务整体战略及年度采购规模，制定重大风险管控政策。

2.2.3董事会采购委员会：审议金额超过500万元人民币或涉及核心技术的供应商合作方案。

2.2.4总经理办公会：审批年度外协加工预算、常规供应商准入、金额低于500万元人民币的采购合同。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部（主责部门）：负责供应商开发、资质审核、合同谈判与签订、进度监控。

2.3.2生产部：负责外协加工需求提出、工艺技术标准传递、生产过程协同。

2.3.3品控部：负责外协产品质量检验、标准制定与监督。

2.3.4供应链管理部：负责外协加工系统平台运维与数据分析。

2.3.5财务部：负责付款审核、成本核算与资金管理。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入供应商准入、合同评审、进度检查、审计等关键内控环节，实施全流程监督。

2.4.2审计部：每年至少开展一次外协加工专项审计，评价制度执行有效性。

2.4.3合规部：监督外协加工业务符合国际贸易规则及当地法律法规。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“月度外协加工联席会议”，由采购部牵头，生产部、品控部、供应链管理部、财务部、内控部派员参加，解决业务协同问题。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外机构负责人牵头，协调当地政策适配问题。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：年度外协加工合同履约率≥98%，质量合格率≥99%，成本降低率≥5%，供应商满意度≥85%。

3.1.2核心指标：合同审批时效≤3个工作日，供应商平均响应时间≤4小时，重大质量事故发生率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1供应商准入标准：需具备ISO9001认证、近三年无重大安全生产事故、符合《劳动法》要求的资质。

3.2.2合同管理标准：采用公司标准化合同模板，关键条款经法务部审核，高风险条款（如知识产权归属）需经技术部确认。

3.2.3质量管理标准：执行公司《产品质量检验手册》，外协产品需通过品控部双重检验（入库检验+抽检）。

3.2.4风险分级：供应商资质审核为高风险控制点，需实施双人复核；产品入库检验为中等风险控制点，需实施全检。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用供应商全生命周期管理（SLM）方法，结合风险矩阵评估供应商等级。

3.3.2管理工具：通过ERP系统实现合同电子化管理，利用CRM系统追踪供应商绩效，使用MES系统监控生产进度。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起：生产部提出外协需求，明确产品规格、数量、交期等要素，经品控部确认技术可行性后提交采购部。

4.1.2审核：采购部进行供应商比选，组织品控部、技术部进行资质评估，法务部审核合同条款，总经理办公会审批。

4.1.3执行：采购部签订合同，通知供应商按期交付；品控部实施驻厂检验或抽检；供应链管理部监控进度。

4.1.4归档：财务部完成结算后，采购部将合同、验收单、付款凭证等资料归档至ERP系统。

4.2子流程说明

4.2.1供应商准入子流程：采购部发布需求公告→筛选候选名单→实地考察（品控部、技术部参与）→资质审核（内控部、合规部协同）→签订准入协议。

4.2.2质量异常处理子流程：品控部发现质量问题→通知供应商→48小时内共同分析原因→制定纠正措施→3日内复检，无效则启动索赔程序。

4.3流程关键控制点

4.3.1高风险点：合同签订前需法务部出具《合同风险评估报告》（风险等级划分标准见附件A）。

4.3.2中风险点：外协产品入库检验需品控部双人签字确认。

4.3.3控制措施：重大风险点实施“双人复核+技术部门会签”制度。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由内控部牵头开展全流程复盘，重点关注系统操作效率、跨部门协同节点，经总经理办公会审议后发布优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1供应商选择：采购部负责常规供应商比选，金额超过100万元或涉及核心技术的项目需经采购委员会审议。

5.1.2合同审批：金额≤50万元由采购部经理审批，50万元＜金额≤200万元需总经理审批，金额＞200万元需董事会审批。

5.1.3付款授权：财务部根据合同约定执行付款，紧急情况需采购部提供《付款授权申请单》（附风险评估报告）。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级：采购部→部门负责人→分管领导→总经理/董事会。

5.2.2时限要求：常规审批≤2个工作日，紧急审批≤4小时。

5.2.3越权处理：禁止越权审批，越权行为需按程序补办手续。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统登记，授权书明确授权范围、期限（最长6个月），临时代理需提供授权书及工作履历证明。

5.4异常审批流程

异常审批需经总经理批准，并抄送内控部备案。紧急情况需启动加急通道，但需在事后提交《异常审批说明》，内控部核查后纳入制度优化。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有外协加工业务需通过ERP系统操作，电子流程与纸质单据同步存档。

6.1.2表单要求：供应商资质审核需填写《供应商准入评估表》（见附件B），质量检验需填写《外协产品检验单》。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽查10%的合同执行情况，重点检查付款进度、质量异常处理。

6.2.2专项监督：每年7月、12月由内控部牵头开展外协加工专项检查，审计部每年联合开展一次审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次：月度检查由品控部实施，季度检查由内控部实施。

6.3.2审计要求：审计报告需明确“发现-整改-销号”闭环，重大问题纳入绩效考核。

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部向总经理办公会提交《外协加工执行报告》，内容含合同执行进度、质量事故、成本异常等，作为下月预算调整依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：采购部（合同履约率、供应商满意度）、品控部（质量合格率）、供应商（交付准时率、质量合格率）。

7.1.2权重分配：采购部40%、品控部30%、供应商30%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度考核+季度评估+年度审计。

7.2.2评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（品控部）、供应商回访（采购部）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（立即整改）。

7.3.2责任追究：整改不力按《公司绩效考核管理办法》追责，重大问题追究部门负责人责任。

7.4持续改进流程

基于考核结果，每年1月由内控部编制《外协加工管理改进方案》，经总经理办公会审议后实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：超额完成采购成本降低、供应商合作满意度达90%以上等。

8.1.2奖励程序：采购部提交申请→部门评审→人力资源部复核→总经理审批。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未按规定流程操作（如未使用ERP系统）。

8.2.2较重违规：签订无效合同、重大质量事故未上报。

8.2.3严重违规：泄露核心商业秘密、造成重大经济损失。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：一般违规通报批评，较重违规扣减绩效分，严重违规解除劳动合同。

8.3.2处罚程序：调查取证→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉，人力资源部15个工作日内作出复议决定。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案分类：供应商突然断供、产品质量重大事故、核心供应商破产等。

9.1.2组织机构：成立由总经理挂帅的应急小组，下设替代供应商组、质量保障组、法律支持组。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、政府临时征用等不可抗力。

9.2.2处理流程：立即启动应急预案→3小时内提交《例外情况说明》→总经理审批。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，采购部、品控部配合。

9.3.2善后措施：3日内发布《事件说明》，6个月内完成供应商整改。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由公司内控部负责解释，解释意见经总经理审批后发布。

10.2相关制度索引

《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）

《公司合同管理办法》（法务字〔2023〕2号）

《公司供应商管理办法》（采购字〔2023〕3号）

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，发布后组织全员培训。与上位制度冲突时自