纺织公司销售合同监督准则

纺织公司销售合同监督准则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本准则依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照《纺织行业规范企业评价标准》《国际贸易术语解释通则》（Incoterms）等行业标准，结合《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等国际公约，以及公司《企业内部控制基本规范》及配套指引，为规范销售合同全生命周期管理，防控法律风险与商业风险，提升合同履约效率与价值创造能力而制定。

1.1.2制定目的

针对公司销售合同管理中存在的流程分散、审批滞后、风险识别不足、跨区域协同困难等问题，本准则旨在通过制度标准化、流程线上化、责任明确化，实现“价值创造、风险防控、效率提升”的核心目标，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体的管理闭环，支撑企业国际化经营与数字化转型需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本准则覆盖公司所有业务单元的销售合同管理活动，包括但不限于国内销售、跨境电商、ODM/OBM业务、渠道分销等场景，涉及产品出口、进口及区域分销等全链条。

1.2.2适用对象

包括但不限于销售部、法务部、财务部、内控部、供应链部等相关部门的正式员工、外包团队及授权合作单位，具体岗位包括销售代表、合同管理员、法务专员、财务审核员等。

1.2.3例外适用场景

涉及国家安全、保密协议的特殊合同或金额低于人民币10万元的标准化销售合同，可由业务部门按简化流程处理，但需报备合规部备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有合同条款及管理活动需符合国家及目标市场法律法规，不存在禁止性条款。

1.3.2权责对等原则

各岗位权限与责任明确对应，禁止越权操作，重大事项需经双层次审批。

1.3.3风险导向原则

聚焦金额超过人民币500万元的重大合同、涉及新兴市场的交易等高风险场景，强化事前识别与事中监控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年结合业务变化与审计结果修订制度，鼓励员工提出优化建议。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本准则为公司一级专项管理制度，效力高于部门级操作指引，与《财务审批管理办法》《内控手册》等制度形成支撑关系。

1.4.2衔接关系

财务部负责合同金额核算与付款节点控制，内控部嵌入合同评审环节，人力资源部负责相关岗位考核，需确保信息同步。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-业务部门”三级管理架构，其中董事会负责重大合同（金额超人民币2000万元）的最终决策，总经理办公会审议金额介于人民币500万元至2000万元的合同，业务部门执行具体管理。内控部与审计部作为独立监督机构，对全流程开展穿透式监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审议金额超过人民币2000万元的重大合同或涉及股权合作的交易，制定最终决策前需经法务部出具法律意见书。

2.2.2总经理办公会

审议金额介于人民币500万元至2000万元的合同，决策前需完成风险评估，并纳入月度经营分析会。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：合同文本拟定、商务条款谈判、履约进度跟踪；配合：法务部完成合规性校验，财务部完成金额确认。

2.3.2法务部

主责：合同法律条款审核、争议解决预案制定；配合：销售部提供交易背景材料，内控部完成流程合规性检查。

2.3.3财务部

主责：合同金额核算、付款节点监控；配合：销售部完成发票开具，内控部完成资金流向核查。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：嵌入合同评审环节，核查授权审批完整性，每季度开展专项检查；配合：审计部完成年度审计。

2.4.2审计部

主责：每年开展不低于2次的专项审计，重点覆盖金额超过人民币100万元的合同；配合：合规部完成跨境场景监管。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

每月初召开销售合同协调会，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参加，解决跨部门争议。

2.5.2国际化业务联动

设立“属地合规小组”，由法务部牵头，驻外机构法务专员参与，确保合同条款符合目标市场《消费者权益保护法》等法规。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

-合同履约率≥98%

-合同审批时效≤3个工作日

-违约事件发生率≤0.5%

3.1.2核心KPI

-金额超人民币100万元的合同需100%法务审核

-跨境合同需通过目标市场《合同法》合规性校验

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

-国内销售：采用《标准销售合同（国内）》模板，附件需包含产品检测报告

-跨境销售：采用《标准销售合同（跨境）》模板，需明确《国际贸易术语解释通则》适用条款

3.2.2风险控制点

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|--------|----------|

|高|金额超500万元合同|双层次审批+法务预审|

|中|跨境交易|目标市场律师函确认|

|低|国内小额合同|简化审批至部门负责人|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-采用全生命周期管理（合同签订-履行-归档）

-运用风险矩阵法划分管控等级

3.3.2管理工具

-通过ERP系统实现合同电子签章与流程跟踪

-利用CRM系统监控客户信用评级（信用分<60需追加担保）

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1合同拟定阶段

销售代表完成客户背景核查（信用分、法律风险），法务部预审商务条款，财务部核算金额。

4.1.2合同审批阶段

金额≤50万元：部门负责人审批；50万元<金额≤500万元：总经理审批；金额>500万元：总经理办公会审议+法务部法律意见。

4.1.3合同执行阶段

签订后30日内完成合同归档（电子+纸质），销售部每月提交履约报告，财务部监控付款进度。

4.2子流程说明

4.2.1跨境合同特殊流程

除主流程外，需完成：

-目标市场《合同法》合规性校验

-外汇管理局备案（涉及金额超过人民币100万元）

4.2.2履约变更流程

变更需经原审批层级+10%金额追加审批，变更内容需书面存档。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同评审节点

-法务部需在商务条款签订后2个工作日内完成法律条款审核

-内控部需在审批完成后1个工作日内完成流程合规性检查

4.3.2付款监控节点

-财务部需在收到发票后3个工作日内完成合规性复核

-销售部需在付款前确认产品验收合格

4.4流程优化机制

每年10月开展全流程复盘，由内控部牵头，收集各环节耗时数据，优化审批路径。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1金额权限划分

|金额区间（万元）|审批层级|

|------------------|----------|

|≤50|部门负责人|

|50-200|总经理|

|>200|总经理办公会|

5.1.2岗位权限划分

-销售代表：拟定商务条款，无金额调整权限

-合同管理员：复核附件完整性，无金额调整权限

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-国内销售：部门负责人+法务部（金额超50万元）

-跨境销售：增加目标市场律师审核环节

5.2.2审批时效

-一般合同：审批节点≤1个工作日

-紧急合同：设置加急通道，审批节点≤0.5个工作日

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

-临时代理需经部门负责人书面批准，授权期限≤15个工作日

-授权需在ERP系统备案

5.4异常审批流程

5.4.1紧急场景

金额超审批权限20%的紧急合同，需附风险评估报告，由总经理特批。

5.4.2补批场景

未按流程审批的合同，需在1个工作日内补批，补批需附书面说明。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-合同条款需逐条核对，删除《标准合同》未列条款

-电子合同需通过司法鉴定机构认证的电子签章平台签署

6.1.2痕迹留存

-电子合同需同步归档至ERP系统，纸质合同扫描存档至OA系统

-审批记录需包含审批人IP地址、操作时间等信息

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

-日常监督：内控部每月抽查合同执行情况

-专项监督：审计部每季度抽取金额占比20%的合同审计

-突击监督：合规部随机抽取合同进行合规性检查

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年至少2次，覆盖金额超人民币500万元的合同

-日常检查：每月抽查10份合同，重点核查审批完整性

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

-月度报告：每月5日前提交履约率、违约事件等数据

-季度报告：每季末提交流程优化建议

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类型|具体指标|权重|

|----------|----------|------|

|定量|合同审批时效|40%|

|定量|履约率|30%|

|定性|合规检查通过率|30%|

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：人力资源部结合ERP数据统计

-年度评估：结合审计结果，由总经理办公会审议

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：7个工作日内整改

-重大问题：30个工作日内整改

-紧急问题：立即整改，24小时内书面报告

7.4持续改进流程

7.4.1优化建议收集

-设立“制度优化信箱”，每季度收集员工建议

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提前完成年度合同目标

-发现重大合同漏洞并避免损失

8.1.2奖励类型

-精神奖励：通报表扬+培训机会

-物质奖励：奖金+年度调薪倾斜

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-未按流程审批金额≤100万元的合同

8.2.2较重违规

-违反跨境合同审批规定

8.2.3严重违规

-金额超200万元合同未经法务审核

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚分级

|违规等级|处罚措施|

|----------|----------|

|一般|通报批评|

|较重|免除年度评优|

|严重|解除劳动合同|

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

-收到处罚通知后3个工作日内提出

8.4.2复议流程

-由人力资源部牵头，5个工作日内出具复议结果

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对金额超人民币1000万元的重大合同，制定《重大合同违约应急预案》，明确：

-应急小组组成：总经理担任组长，法务部、销售部、财务部主要负责人为成员

-响应流程：30小时内启动应急预案，7天内提交解决方案

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景界定

-自然灾害导致合同无法履行

-政策突变导致交易无法完成

9.2.2处理流程

-提交例外申请，附风险评估报告

-经总经理审批后执行例外条款

9.3危机公关与善后

9.3.1危机公关责任主体

-销售部负责与客户沟通

-公关部负责媒体发布

9.3.2跨境场景适配

-依据《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等当地法规处理跨境危机

第十章附则

10.1制度解释权归属

本准则由公司法务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《财务审批管理办法》（文号：企财字〔2023〕15号）第5章

-《内控手册》（文号：内控字〔2023〕08号）第3章