企业车辆租赁管理规范与执行制度

企业车辆租赁管理规范与执行制度一、总则（一）目的与依据为进一步规范企业运营管理，优化资源配置，降低运营成本，并确保企业车辆租赁活动的有序、高效、安全进行，特制定本规范与执行制度。本制度依据国家相关法律法规及企业内部财务管理、资产管理等规定，结合企业实际运营需求制定。（二）适用范围本制度适用于企业各部门及全体员工因公务需要租赁机动车辆的所有行为。凡以企业名义租赁车辆，无论费用是否由企业承担，均须遵守本规范。（三）基本原则1.按需租赁原则：车辆租赁应严格基于实际公务需求，杜绝任何形式的私人用车或不必要的租赁。2.经济适用原则：在满足公务需求的前提下，优先选择性价比高、油耗低、车况良好的车型，控制租赁成本。3.安全第一原则：确保租赁车辆安全性能良好，驾驶员具备合法资质且遵守交通法规，保障人身与财产安全。4.严格审批原则：车辆租赁申请、使用、费用报销等环节必须履行严格的审批程序，确保合规可控。二、组织与职责（一）管理部门企业行政部（或指定专门的资产管理部门，以下统称“行政部”）为本企业车辆租赁的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查及解释工作。（二）职责分工1.行政部职责：*负责制定和修订车辆租赁管理相关制度及操作流程。*负责租赁车辆供应商的评估、选择、谈判及合同签订与管理。*负责租赁申请的审核与批准（根据权限）。*负责租赁车辆的调度、使用监控及费用核算。*组织开展驾驶员交通安全教育和培训。*协助处理租赁车辆发生的交通事故及保险理赔事宜。2.申请部门职责：*根据实际公务需求，提出真实、合理的车辆租赁申请。*对本部门租赁车辆的使用情况进行监督和管理，确保合规使用。*及时上报租赁车辆使用过程中发生的异常情况或事故。3.车辆使用人职责：*严格遵守本制度及交通法规，安全、文明驾驶。*负责租赁车辆在使用期间的日常检查和妥善保管，防止损坏、遗失。*按规定及时办理车辆交接、归还手续，并如实记录行驶情况。*承担因个人违规操作或疏忽造成的车辆损坏、违章罚款及相关责任。三、租赁管理流程（一）租赁申请与审批1.申请：因公务需要租赁车辆时，申请人须提前填写《车辆租赁申请表》，详细注明租赁事由、拟租车型、租赁期限、预计行驶里程、起始地点、乘车人数及所需特殊配置等信息，经部门负责人签字确认后，报行政部审核。2.审核与审批：行政部收到申请后，应根据公务必要性、车辆资源情况及预算控制进行审核。审核通过后，按企业审批权限逐级报批。紧急情况下，可先口头请示，事后补办书面手续。（二）供应商选择与合同管理1.供应商选择：行政部应建立合格供应商名录，优先从名录中选择信誉良好、服务优质、价格合理、车辆状况佳且具备合法运营资质的租赁公司。涉及长期或大额租赁时，应进行多家比价或招标。2.合同签订：所有车辆租赁业务均须签订书面租赁合同。合同内容应明确租赁车辆信息、租赁期限、费用标准（含保险、维修、救援等）、双方权利义务、违约责任、保险条款及争议解决方式等。合同签订前须履行企业合同审批流程。（三）车辆交接与验收1.提车：行政部或申请人（凭审批手续）按合同约定到租赁公司提车。提车时，双方应共同对车辆外观（划痕、凹陷等）、内饰、轮胎、油表、里程表、随车工具、行驶证、保险单等进行仔细检查和确认，并填写《车辆交接验收单》，双方签字存档。如有异议，应立即提出并记录，必要时更换车辆。2.信息核对：确保租赁车辆的保险险种齐全有效（至少包含交强险、车损险、第三者责任险及不计免赔险），驾驶员信息与合同约定一致。（四）车辆使用与维护1.合规使用：租赁车辆仅限用于经批准的公务活动，严禁转借、转租、抵押、质押，严禁用于非法活动或危险驾驶。不得擅自改变行驶路线或延长租赁期限。2.安全驾驶：驾驶员须持有效驾驶证，严禁无证驾驶、酒后驾驶、疲劳驾驶。遵守交通规则，确保行车安全。3.油料管理：租赁车辆油料费用一般由使用人先行垫付，凭加油发票及《车辆使用记录单》按企业报销规定报销。行政部可根据情况统一办理加油卡。4.日常维护：使用人应爱护车辆，保持车内清洁。如发现车辆有异常情况（如异响、故障灯亮等），应立即停止使用并及时向行政部及租赁公司报告，不得擅自拆卸或维修。5.停放安全：车辆应停放在安全场所，离开时务必锁好门窗，拔下钥匙，妥善保管贵重物品。（五）车辆归还与结算1.还车：租赁期满或公务结束后，使用人应及时将车辆归还至指定地点，并通知行政部。还车时，双方再次对车辆状况、里程数、油表刻度等进行检查验收，填写《车辆交接验收单》（归还联）。如有损坏或违章，应按合同约定处理。2.费用结算：行政部根据租赁合同、《车辆租赁申请表》、《车辆交接验收单》、《车辆使用记录单》及相关费用票据（租赁费、油费、路桥费、停车费等），按企业财务制度规定办理费用结算与报销手续。四、费用管理（一）费用构成车辆租赁费用主要包括：车辆租赁费、油料费、路桥通行费、停车费、洗车费（必要时）。因违章、事故等产生的罚款、维修费等额外费用，按责任划分承担。（二）费用标准各项费用报销应符合企业财务制度及本制度规定，遵循“实报实销、勤俭节约”原则。行政部可根据市场行情，定期更新并公布参考租赁价格及油耗标准。（三）报销流程使用人在车辆归还后，应及时整理相关费用票据，填写《费用报销单》，附《车辆租赁申请表》、《车辆交接验收单》、《车辆使用记录单》及有效票据，按企业费用报销审批流程办理报销。五、安全管理与责任（一）交通安全教育行政部应定期组织租赁车辆使用人进行交通安全知识、法律法规及应急处理技能的培训和教育，提高安全意识。（二）事故处理1.轻微事故：如发生轻微刮擦等小事故，驾驶员应立即停车，保护现场，拍摄事故照片，并与租赁公司联系，同时向行政部报告。2.重大事故：如发生人员伤亡或较大财产损失事故，驾驶员应立即停车，抢救伤员，保护现场，拨打报警电话（122）及租赁公司救援电话，并第一时间向行政部和企业领导报告。行政部应协助处理后续保险理赔及事故处理事宜。3.责任认定与承担：因驾驶员违反交通法规或本制度规定造成的事故责任及相关经济损失（保险赔付不足部分），由驾驶员个人承担；因车辆本身质量问题或租赁公司原因造成的事故，由租赁公司承担责任。（三）违章处理租赁期间发生的交通违章，由使用人负责在规定期限内处理完毕并承担相关费用。行政部接到违章通知后，应及时通知使用人。逾期未处理的，产生的滞纳金由使用人承担。六、监督检查与持续改进1.日常监督：行政部负责对企业车辆租赁制度的执行情况进行日常监督检查，定期核查租赁记录、费用报销、车辆使用状况等。2.违规处理：对违反本制度规定，造成车辆损坏、费用超支、发生安全事故或不良影响的，企业将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。3.制度评估与优化：行政部应定期（每年至少一次）对本制度的执行效果进行评估，广泛听取各部门意见，根据企业发展和实际情况，