标准化合同审核流程操作手册

标准化合同审核流程操作手册第一章总则一、适用范围本手册适用于公司各部门在业务开展中涉及的各类合同审核工作，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、保密协议、劳动合同等。旨在通过标准化流程，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，有效防范法律风险与经营风险，保障公司合法权益。二、工作目标规范合同审核全流程，明确各环节职责分工，提高审核效率；保证合同主体资格、内容条款、法律风险等符合公司制度与法律法规要求；实现合同审核过程可追溯、结果可把控，降低合同纠纷发生概率；加强跨部门协作，保证合同业务需求与风控要求有效结合。第二章合同审核全流程操作说明一、合同提报与受理责任人：业务部门经办人、法务部/风控部接收人操作内容：材料准备：业务部门根据合同类型，准备完整审核材料，包括但不限于：合同草案（需为最终版，明确标注“合同草案”字样）；合同背景说明（如合作目的、前期沟通情况等）；对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，对方为自然人的需提供证件号码复印件）；与合同相关的附件（如技术协议、验收标准、报价单等）；其他需说明的特殊事项（如紧急审核需求、特殊条款要求等）。提报登记：通过公司OA系统或指定邮箱提交审核材料，填写《合同审核登记表》（详见第三章表单模板），注明合同名称、编号、金额、提报部门、联系人及联系方式、预计用印时间等信息。材料初审：法务部/风控部接收人核对材料完整性，若材料不齐，应在1个工作日内退回业务部门补充；材料齐全的，在系统中登记受理，并唯一审核编号，同步告知业务部门受理结果。输出物：《合同审核登记表》（电子版+纸质版）、完整审核材料清单。二、初审环节责任人：业务部门负责人、法务部/风控部初审专员操作内容：业务部门初审：业务部门负责人从业务可行性、条款完整性、数据准确性（如金额、数量、履行期限等）、是否符合部门预算及业务规划等角度进行审核，重点确认：合同内容是否真实反映双方合作意图；业务需求（如交付标准、付款方式）是否明确；合同金额与报价单、预算是否一致；是否存在明显不利于公司的条款（如违约责任不对等）。初审通过后，在《合同审核登记表》“初审意见”栏签字确认，并连同材料转交法务部/风控部；若需修改，应注明修改意见并退回业务部门调整。法务/风控初审：法务部/风控部初审专员重点审核合同主体资格、条款合法性、逻辑严密性，具体包括：主体资格：对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，法定代表人/授权代表身份是否真实（需核对授权委托书）；核心条款：合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等是否明确且合法；法律风险：是否存在无效条款（如“本合同与口头约定同等有效”）、免责条款是否合法、知识产权归属是否清晰；附件完整性：附件与主合同内容是否一致，附件条款是否独立有效。初审通过后，在《合同审核登记表》“初审意见”栏签字，转交复审；若需修改，出具《合同审核意见表》（详见第三章表单模板），列明具体修改建议及法律依据，退回业务部门或直接在草案上标注修改意见。输出物：《合同审核登记表》（初审意见）、《合同审核意见表》（若有）。三、复审环节责任人：财务部负责人、相关业务分管领导操作内容：财务部复审：财务部负责人重点审核合同中的财务相关条款，包括：价款构成是否合理（如是否包含税费、运输费等）；付款方式、节点、条件是否明确，是否符合公司资金管理规定；发票类型、开具时间及要求是否符合财务制度；涉及保证金、质保金的，是否约定退还条件和时间。复审通过后，在《合同审核登记表》“财务复审意见”栏签字；若需修改，应与业务部门、法务部沟通调整。分管领导复审：相关业务分管领导从公司战略、业务协同、风险控制等角度进行综合审核，重点确认：合同是否符合公司年度经营目标及业务规划；合作方是否为公司优先合作对象（如战略合作伙伴、合格供应商等）；合同履行过程中可能对公司声誉、品牌造成的影响是否可控；是否需提交总经理办公会或董事会审议（根据合同金额、重要性分级标准确定）。复审通过后，在《合同审核登记表》“分管领导意见”栏签字；若需调整重大条款，应组织业务、法务、财务等部门协调解决。输出物：《合同审核登记表》（财务复审意见、分管领导意见）。四、终审环节责任人：总经理/董事长（根据合同重要性分级确定）操作内容：终审范围：根据合同金额、风险等级（如高风险合同：标的额超1000万元、涉及重大资产重组、涉外合同等），需由总经理或董事长进行终审。终审内容：审核合同整体是否符合公司利益，是否存在重大遗漏或风险；对复审环节未解决的争议问题进行最终决策；确定合同是否可签署及签署权限（如法定代表人签署、授权代表签署）。终审通过后，在《合同审核登记表》“终审意见”栏签字；若未通过，退回相关部门重新修订流程。输出物：《合同审核登记表》（终审意见）。五、修改与反馈责任人：业务部门经办人、法务部/风控部操作内容：接收修改意见：业务部门收到《合同审核意见表》或审核人标注的修改意见后，应在2个工作日内完成合同修订，并再次提交法务部/风控部复核。闭环确认：法务部/风控部对修改后的合同进行复核，确认是否落实所有审核意见；若仍有问题，重复上述修改流程；若通过，在《合同审核意见表》“确认意见”栏签字，并同步更新《合同审核登记表》“审核状态”为“已终审，待用印”。输出物：修订版合同草案、《合同审核意见表》（确认版）。六、用印申请与审批责任人：业务部门经办人、行政部用印管理员操作内容：用印申请：业务部门持终审通过的《合同审核登记表》、最终版合同文本（纸质版需为打印件，所有审核人签字齐全），通过OA系统提交用印申请，注明合同编号、用印份数、用途等。用印审批：行政部用印管理员核对材料与用印申请的一致性，确认审核流程完整后，提交至授权审批人（如行政部负责人、总经理）审批；审批通过后，加盖公司合同专用章或公章，并在《用印登记表》记录用印信息。注意事项：合同文本需与审核通过版本完全一致，严禁擅自修改；用印后，合同文本份数需满足双方留存及公司归档要求。输出物：加盖公章/合同专用章的合同文本、《用印登记表》。七、合同归档责任人：业务部门经办人、档案管理员操作内容：材料整理：业务部门在合同签署后3个工作日内，将以下材料整理齐全，提交至档案管理部门：最终版合同文本（正本+副本，双方签字盖章页齐全）；《合同审核登记表》（含各环节审核意见）；《合同审核意见表》（含修改确认记录）；用印登记表复印件；与合同相关的附件（如背景说明、主体资格证明、技术协议等）。归档管理：档案管理员核对材料完整性，按照合同编号、类型、签署时间分类归档，建立电子与纸质档案台账，保证档案可查询、可追溯。电子档案存储于公司指定服务器，纸质档案存放于符合档案管理要求的档案室。输出物：完整的合同档案（电子+纸质）、档案台账。第三章表单模板一、合同审核登记表合同编号合同名称对方主体名称签署主体合同金额（元）履行期限提报部门提报人联系方式提报日期审核环节审核人初审（业务部门）某初审（法务/风控）某财务复审某分管领导复审某终审某审核状态□待初审□待复审□待终审□已终审待用印□已用印□已归档二、合同审核意见表合同编号合同名称审核环节审核人审核日期修改建议（可附页）修改后确认确认人：某确认日期：□已按要求修改□部分修改，需进一步说明三、合同归档清单合同编号合同名称归档部门归档人归档日期档案存放位置某某第四章操作要点与风险提示一、关键审核要点主体资格审查：严格审查对方营业执照、授权委托书等证明材料，保证签约主体与实际履约主体一致，避免“假章”“假人”风险；对方为分支机构时，需确认其总部的授权范围。核心条款明确性：合同标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款不得模糊表述（如“合理时间”“适当金额”），避免履行争议。法律合规性：禁止违反法律、行政法规的强制性规定，如“合同无效情形”“格式条款提示义务”等；涉外合同需注意适用法律及争议解决地的合法性。数据一致性：合同金额、数量、日期等数据需与附件（如报价单、订单）完全一致，避免笔误导致纠纷。二、常见风险及规避方法风险：合同条款遗漏（如保密条款、知识产权归属）。规避：使用公司标准合同模板，针对非标业务补充专项条款；审核时对照《合同条款检查清单》（可由法务部制定）逐项核对。风险：违约责任不对等（如仅约束公司，不约束对方）。规避：保证双方违约责任对等，明确违约金计算方式及上限；若对方要求降低违约责任，需评估风险并报分管领导审批。风险：审核流程倒置（如先签署后审核）。规避：严格执行“先审核、后签署”原则，禁止在未完成终审前用印；紧急合同需经总经理书面特批后方可启动签署流程，事后补全