企业合同管理及文档保存标准

企业合同管理及文档保存标准一、适用范围与典型应用场景本标准适用于企业内部各类经济合同的签订、履行、归档及全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等类型。典型应用场景包括：日常业务开展：业务部门与客户/供应商签订合作合同时需通过标准化流程保证条款合规、权责清晰；跨部门协作：法务、财务、业务部门共同参与合同审核，降低法律风险与财务漏洞；风险防控：通过合同台账与归档管理，实时跟踪合同履行状态，提前预警违约、逾期等风险；审计与追溯：在内外部审计、纠纷处理时，快速调取合同原件及关联文档，提供完整证据链。二、标准化操作流程（一）需求发起与资料准备需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、合同金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认。资料收集：业务部门向合作方获取以下资料（复印件需加盖合作方公章）：合作方主体资格证明（如营业执照、事业单位法人证书等）；授权委托书（若签约代表非法定代表人，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权文件）；合作方资质文件（如行业许可证、认证证书等，根据合同类型要求提供）。（二）合同文本起草与内部审核文本起草：业务部门根据合作需求及收集的资料，使用企业标准合同模板起草合同文本（无模板时需参考类似合同范本），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等关键条款。部门审核：业务部门审核：确认合作内容、金额、期限等与需求一致，保证业务可行性；法务部门审核：重点审核合同条款的合法性、合规性，排查法律风险（如格式条款效力、知识产权归属、争议解决约定等），提出修改意见并反馈至业务部门；财务部门审核：审核合同金额、付款方式、税费承担等财务相关条款，保证符合企业财务制度，防范资金风险。文本修订：业务部门根据法务、财务部门的审核意见修订合同文本，修订后再次提交审核，直至通过。（三）合同签署与用印最终确认：合同文本经所有审核部门确认无误后，由业务部门与合作方沟通最终版本，保证双方对条款无异议。签署用印：法定代表人或授权代表签字（需核对授权委托书范围）；加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章、财务章代替）；合作方签署并盖章后，业务部门收回合同原件（至少一式两份，双方各执一份；涉及多方的，按需增加份数）。（四）归档登记与分类存储归档登记：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同原件及相关附件（如需求申请表、审核记录、合作方资质文件等）移交至档案管理部门，填写《合同归档登记表》，注明合同编号、名称、签订日期、份数、移交人等信息。分类编号：档案管理部门按“年份-部门-合同类型-序号”规则对合同进行编号（示例：2024-销售-采购-001），保证编号唯一。分类存储：纸质档案：按合同类型（采购/销售/服务等）及年份分类存放于专用档案柜，标注清晰标签，存放环境需防火、防潮、防虫、防鼠；电子档案：扫描合同原件及附件（PDF格式，保证清晰可读），按编号命名后存储至企业指定服务器或云盘，设置访问权限，定期备份（每周增量备份+每月全量备份）。（五）日常管理与动态更新台账管理：档案管理部门建立《合同管理台账》，实时记录合同编号、名称、签订方、签订日期、金额、履行期限、履行状态（如“履行中”“已完成”“已解除”）、归档日期等信息，每月更新至企业合同管理系统。履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，如遇履行异常（如对方违约、逾期付款等），需及时书面报告部门负责人及法务部门，启动风险应对程序。借阅管理：因工作需要借阅合同档案时，借阅人需填写《合同借阅申请表》，说明借阅事由、期限，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续（借阅期限不超过5个工作日，涉密合同需经分管领导审批）。（六）到期评估与处置到期提醒：合同履行期届满前30天，业务部门通过合同管理系统或书面形式提醒相关负责人，评估是否需要续签、变更或终止。结果处置：续签/变更：按新合同流程重新发起审核、签署、归档；终止：双方协商一致后签订《合同终止协议》，明确终止日期、责任清算等事项，协议原件随原合同一并归档；履行完毕：业务部门确认无遗留问题后，在台账中标注“已完成”，档案转入长期保存管理。三、核心工具模板表1：合同管理台账模板合同编号合同名称甲方名称乙方名称签订日期合同金额（元）履行期限履行状态归档日期档案位置备注2024-采购-001办公用品采购合同*科技有限公司*商贸有限公司2024-01-1550,000.002024-02-01-2024-07-31履行中2024-01-18A柜-3层-5格季度付款2024-销售-002软件服务销售合同*集团股份有限公司*科技有限公司2024-02-20200,000.002024-03-01-2025-02-28履行中2024-02-22B柜-1层-12格年度付款表2：合同归档信息表模板档案编号合同编号合同名称归档日期密级保管期限存放位置档案内容清单保管人借阅记录（日期/借阅人/归还日期）DA2024-0012024-采购-001办公用品采购合同2024-01-18内部10年A柜-3层-5格合同原件2份、资质文件1份、审批记录1份张三-DA2024-0022024-销售-002软件服务销售合同2024-02-22秘密永久B柜-1层-12格合同原件3份、附件1份、授权委托书1份李四2024-03-10/王五/2024-03-15表3：合同借阅申请表模板申请编号借阅人部门工号借阅事由合同名称及编号预计借阅期限部门负责人审批档案管理员审批借阅日期归还日期备注JY2024-005*六销售部S0012客户审计需提供2023年度销售合同原件2023-销售-0033个工作日同意同意2024-03-012024-03-05JY2024-006*七法务部F0005处理合同纠纷，需调取2022-采购-005合同及附件2022-采购-0055个工作日同意同意2024-03-102024-03-15涉密合同四、关键风险控制点合规性风险：合同内容必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，严禁签订“阴阳合同”“虚假合同”；审核环节需保证法务、财务部门意见无遗漏，重大合同（金额超50万元或涉及核心业务）需经企业分管领导审批。完整性风险：归档资料需包含合同原件、所有附件、审核记录、签署页等关键材料，缺一不可；电子档案需与纸质档案内容一致，扫描件需清晰完整，避免模糊或缺失。保密性风险：涉密合同（如技术保密协议、重大并购合同）需单独存储，限定借阅权限，仅相关人员可申请查阅；电子档案需加密存储，严禁通过私人邮箱、网盘等非指定渠道传输。可追溯性风险：合同编号需唯一且连续，不得重复或跳号；台账信息需实时更新，保证与合同实际履行状态一致，历史记录不可随意修改（修改需备注原因并经审批）。存储安