人力资源档案管理规范及操作流程

人力资源档案管理规范及操作流程引言人力资源档案作为企业记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩等情况的原始资料，是企业人力资源管理的核心组成部分。科学、规范地管理人力资源档案，不仅是企业合规运营的基本要求，更是保障员工权益、防范用工风险、支撑企业战略决策的重要基础。本规范旨在明确人力资源档案管理的基本原则、具体要求及操作细则，确保档案管理工作的标准化、制度化和规范化，提升人力资源管理整体效能。一、人力资源档案管理基本原则人力资源档案管理工作应严格遵循以下基本原则，确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性：1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁伪造、篡改或虚报档案信息。归档材料需经相关负责人审核确认。2.完整性原则：档案应全面、系统地收集员工从入职到离职（或退休）全过程中形成的各类重要材料，确保档案材料的连续性和完整性，避免关键信息缺失。3.保密性原则：人力资源档案属于企业核心机密信息，管理人员及相关授权人员必须严格遵守保密纪律，不得擅自泄露、传播档案内容，严禁无关人员查阅。4.合规性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递和销毁等环节，均需符合国家及地方劳动法律法规、档案管理规定及企业内部规章制度。5.安全性原则：采取有效措施保障档案实体与电子信息的安全，防止档案材料的损坏、丢失、霉变、虫蛀，以及电子档案的非法访问、篡改和数据丢失。6.实用性原则：档案管理应服务于企业人力资源管理工作的实际需要，便于高效查询、统计和分析，为人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬福利等工作提供支持。二、人力资源档案管理规范（一）档案内容构成人力资源档案应包含员工在任职期间形成的，反映其个人基本情况、工作经历、专业素养、工作表现及奖惩等具有保存价值的各类材料。主要包括但不限于：1.入职基础材料：员工履历表、个人简历、入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与原单位解除/终止劳动合同证明或离职证明、背景调查相关材料（如有）。2.劳动关系材料：劳动合同文本及附件、岗位聘用协议、保密协议、竞业限制协议、劳动合同变更/续订/解除/终止相关文件、离职申请、离职交接清单、解除/终止劳动合同证明书等。3.薪酬福利材料：薪酬核定表、薪酬调整记录、薪资发放记录（关键节点）、社会保险及住房公积金参保缴费相关材料、福利享受记录等。4.绩效与奖惩材料：绩效考核结果记录、各类奖惩决定及相关通知、表彰文件、违纪处理记录等。5.培训发展材料：培训记录、培训合格证明、职业发展规划、晋升/降职/调岗相关文件、专业技术职务任职资格评审/聘任材料等。6.其他重要材料：如员工健康体检报告、紧急联系人信息、员工提供的其他应归档的个人材料等。（二）档案的归档要求1.及时性：员工入职后，人力资源部应在规定时限内（如一周内）开始收集整理其基础档案材料；员工在职期间形成的各类应归档材料，应在相关事件发生后及时归档。2.规范性：归档材料必须手续齐全、内容真实、字迹清楚、符合归档规格。复印件需注明“与原件核对无异”及核对人签名或盖章。外文材料应附有中文译本。3.原件优先：重要材料应尽量收集原件归档。确需使用复印件的，必须确保其真实性和有效性，并履行相应核对手续。（三）档案的分类与整理1.分类标准：可按照员工在职状态（在职、离职、退休等）结合部门或工号进行一级分类；档案内部材料可按照上述“档案内容构成”的类别进行二级分类。2.整理要求：档案材料应按照形成时间或逻辑关系有序排列，编写页码，填写卷内目录。对于纸质档案，应使用规范的档案盒或档案袋存放，注明员工姓名、工号、部门及档案编号等信息，便于检索。电子档案应建立清晰的文件夹结构和命名规则。（四）档案的保管1.保管条件：纸质档案应存放在专用档案室或带锁的档案柜中，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。档案室应配备必要的温湿度调控设备及消防器材。2.保管期限：*在职员工档案：长期保管。*离职员工档案：按照国家相关规定及企业实际情况确定保管期限，一般不低于法定期限。*对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，应按规定程序进行鉴定和销毁。3.电子档案管理：*建立电子档案管理系统，确保系统稳定、安全，具备权限控制、操作日志记录等功能。*电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。*扫描件等电子档案应保证清晰可辨，符合长期保存要求。*注意电子档案的格式兼容性和长期可读性。（五）档案的保密与安全1.专人负责：档案管理工作应由专人负责，明确岗位职责，签订保密协议。档案管理人员应具备良好的职业素养和保密意识。2.权限控制：严格限制档案查阅权限，建立查阅审批制度。非档案管理人员未经授权不得接触或翻阅档案。3.操作规范：档案的查阅、复印、借阅、转递等操作均需履行登记手续，详细记录操作人、时间、事由、内容等信息。4.信息脱敏：在档案利用过程中，如需对外提供或在内部非必要范围内流转，应对敏感个人信息进行适当脱敏处理。（六）档案管理职责1.人力资源部：是企业人力资源档案管理的归口管理部门，负责制定和完善档案管理制度及操作流程，组织实施档案的收集、整理、保管、利用、转递和销毁等工作，监督检查档案管理工作的执行情况。2.档案管理员：具体负责档案的日常管理工作，包括材料的接收、鉴别、整理、归档、保管、借阅登记、信息维护、安全保密等。3.各部门：配合人力资源部做好本部门员工相关档案材料的及时收集与提交工作，并对提交材料的真实性负责。三、人力资源档案操作流程（一）档案的建立与接收1.入职材料收集：新员工报到时，由人力资源部招聘或入职办理人员指导其填写《员工入职登记表》等表格，并提交相关证明材料原件及复印件。2.材料审核与验证：人力资源部对员工提交的材料进行初步审核，核对原件与复印件的一致性，并对关键信息（如学历、职业资格）进行必要的查验或验证。3.档案建立：审核无误后，为员工建立个人档案，分配档案编号。将员工入职相关材料整理后归入档案。4.外部档案接收：对于需要从原单位或人才交流中心转入的档案，由人力资源部负责联系办理调档手续，档案到后应认真核对档案材料的完整性和真实性，并登记备案。（二）档案材料的归档与更新1.材料收集：员工在职期间形成的各类应归档材料（如劳动合同变更、薪酬调整、奖惩文件、培训记录等），由人力资源部各模块负责人或相关业务经办人在事件处理完毕后及时收集。2.材料整理与审核：档案管理员对收集到的材料进行整理、分类、审核，确保材料符合归档要求。3.材料入档：将审核合格的材料按规定顺序归入员工个人档案，并在档案目录中进行相应更新。对于电子档案，应及时扫描上传或录入系统。（三）档案的查阅与利用1.查阅申请：因工作需要查阅档案时，查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅范围及查阅人信息，按审批权限报请相关负责人批准。2.权限审批：一般档案材料的查阅，由人力资源部负责人审批；查阅敏感信息或高层管理人员档案，需报请更高级别领导审批。3.档案调取：档案管理员根据审批通过的《档案查阅申请表》，调取相应档案。4.查阅规范：查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。原则上不得带出档案管理室。5.复印与摘录：确因工作需要复印或摘录档案内容的，需经档案管理员同意并在《档案查阅申请表》中注明，复印件需由档案管理员加盖档案证明章或注明出处。6.归还登记：查阅完毕后，查阅人应将档案当面交还给档案管理员，档案管理员核对无误后在借阅登记本上注销。（四）档案的转递1.档案转出：员工因离职、调动等原因需要转出档案时，由人力资源部根据员工本人申请或相关通知，办理档案转出手续。*核对员工身份信息及转出单位信息。*确保档案材料齐全，并按规定整理装订。*通过机要交通或派专人送取（对于规定需通过机要方式转递的档案），严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。*填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。2.档案转入：接收外部转入档案时，档案管理员应核对《档案转递通知单》与档案材料是否相符，检查档案封口是否完好，材料是否齐全、真实。核对无误后，办理接收登记手续，并及时将档案材料归入员工个人档案或指定保管位置。（五）员工离职档案处理1.离职材料收集：员工办理离职手续时，人力资源部应收集《离职申请表》、《离职交接清单》、《解除/终止劳动合同证明书》等材料，归入员工档案。2.档案整理与封存：员工离职后，档案管理员应对其档案进行全面整理，确保材料齐全。对于不立即转出的离职档案，应进行封存管理，并与在职员工档案分区存放。3.档案转出或托管：根据员工意愿或规定，及时为离职员工办理档案转出手续或将档案委托至指定的人才服务机构进行托管。4.保管期限：对于未及时转出的离职档案，应按照国家规定的期限妥善保管，超期后按规定程序进行销毁。（六）档案的鉴定与销毁1.定期鉴定：人力资源部应定期（如每若干年）组织对保管期限已满的离职档案、已故人员档案等进行鉴定。2.销毁清单编制：对经鉴定确无继续保存价值的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，详细列明档案编号、员工姓名、销毁原因、保管期限等信息。3.审批流程：《档案销毁清册》须报请人力资源部负责人及公司分管领导审批。对于重要或大量档案的销毁，还需履行更高级别的审批程序。4.销毁执行：档案销毁应在指定地点、由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁过程应确保档案信息无法复原，严禁随意丢弃或作为废纸处理。电子档案的销毁应确保数据彻底删除且无法恢复。5.销毁记录保存：《档案销毁清册》及相关审批文件应作为永久档案保存。四、档案管理的常见问题与风险提示1.材料不齐全或不真实：可能导致用工风险，如发生劳动争议时举证困难。应加强入职材料审核，必要时进行背景调查。2.归档不及时：重要材料未及时归档，可能影响员工权益或企业管理决策。应明确各环节的时间要求，加强督办。3.查阅手续不规范：易造成档案信息泄露或滥用。必须严格执行查阅审批和登记制度。4.电子档案与纸质档案不同步：可能导致信息混乱或不一致。应建立电子档案与纸质档案的同步更新机制。5.档案保管不当：造成档案损坏、丢失。应确保保管环境安全，定期检查档案状况。6.员工个人信息保护不足：可能违反个人信息保护相关法律法规，引发法