企业行政流程管理与审批规范手册

企业行政流程管理与审批规范手册前言为规范企业内部行政事务管理，明确各流程职责分工，提高工作效率，保障行政活动有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖日常行政事务的核心环节，旨在通过标准化流程实现管理规范化、操作高效化、责任清晰化。各部门应严格遵照执行，保证行政工作符合企业制度要求。一、日常费用报销管理（一）适用情形适用于员工因公开展业务产生的日常办公费用（如文具采购、邮电通讯、交通费等）、业务招待费（如客户接待用餐、活动场地租赁等）、小额服务费用（如快递费、维修费等）的报销流程。单笔报销金额原则上不超过5000元，超过标准需按专项流程审批。（二）操作流程费用发生与票据准备员工因公产生费用时，应保证费用真实、合规，取得合法有效的原始票据（如增值税发票、定额发票等），票据需注明费用明细、金额、日期及开票单位，并加盖发票专用章。电子票据需打印纸质版并由申请人签字确认。填写报销单登录企业OA系统，进入“费用报销”模块，填写《日常费用报销单》，需注明报销类型、费用发生日期、所属部门、申请人、事由说明、金额明细（分项列示）、附件票据数量等信息。报销单需经部门负责人*初审通过后提交。部门审核部门负责人*对报销单的合理性、真实性进行审核，重点核查费用是否符合部门预算、事由是否充分、票据是否合规，审核通过后在OA系统中签署意见并提交至财务部。财务复核财务审核员对报销单及附件进行复核，检查票据合法性（如发票抬头、税号是否正确）、金额计算准确性、审批流程完整性，复核通过后提交至分管财务副总审批。资金支付分管财务副总*审批通过后，财务部于5个工作日内通过银行转账方式完成支付，报销状态在OA系统中同步更新。（三）相关表单表1：日常费用报销单报销单号部门申请人报销日期费用类型□办公费□招待费□交通费□其他金额（大写）金额（小写）费用明细说明附件清单（票据张数）部门负责人意见签字：日期：财务审核意见签字：日期：分管副总审批签字：日期：（四）注意事项报销需在费用发生之日起15个工作日内提交，逾期未提交需说明原因，经分管副总*批准后方可办理。票据不得涂改、伪造，遗失票据需提供情况说明并经部门负责人及财务部审核确认后，方可按审批流程报销。业务招待费需注明招待对象、事由及参与人数，严禁虚报、多报费用。报销金额与实际票据金额需一致，多报部分将从当月工资中扣除。二、办公用品采购管理（一）适用情形适用于各部门日常办公所需的低值易耗品（如纸张、笔、文件夹等）、办公设备（如打印机、扫描仪等，单价5000元以下）的采购申请与领用流程。（二）操作流程需求提报各部门根据实际需求，填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度，经部门负责人*审核后提交至行政部。行政部审核与汇总行政部对采购申请的合理性、必要性进行审核，核查库存情况（避免重复采购），汇总各部门需求后制定采购计划，提交至行政总监审批。供应商选择与采购执行行政部根据采购金额选择采购方式：单笔金额低于1000元的，可从固定供应商处直接采购；1000-5000元的，需对比至少3家供应商报价，选择性价比最优方案；5000元以上的需启动招标流程。采购完成后，行政部负责验货，保证物品数量、质量与订单一致。入库登记验货合格后，行政部在《办公用品入库登记表》中记录物品信息（名称、规格、数量、入库日期、采购员*），并更新库存台账。领用发放员工填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品、数量、用途，经部门负责人*审批后至行政部领用。行政部发放时需在领用表上签字确认，并同步更新库存。（三）相关表单表2：办公用品采购申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格型号数量紧急程度□紧急□一般□不急部门负责人意见行政部审核意见行政总监审批表3：办公用品领用申请表领用部门领用人领用日期物品名称规格型号数量部门负责人审批保管员签字（四）注意事项采购计划需每月25日前提交，行政部次月5日前完成采购，紧急需求需标注“紧急”并说明原因，可加急处理。办公设备采购需提供设备参数要求，行政部需确认设备兼容性及售后服务条款。领用办公用品需按需申领，杜绝浪费，个人不得私自外借或挪用办公物品。库存物品每季度盘点一次，行政部需保证账实相符，盘盈盘亏需查明原因并报行政总监*审批。三、会议室使用管理（一）适用情形适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目研讨会、客户接待会等）的会议室预订、使用及后续管理流程。（二）操作流程会议室预订申请人需提前1个工作日通过OA系统“会议室预订”模块提交申请，选择会议室名称、使用日期、时间段、参会人数、会议主题及设备需求（如投影仪、麦克风、白板等）。系统将自动显示会议室占用情况，申请人需选择空闲时段提交预订申请。预订审核行政部*对预订申请进行审核，重点核查会议室资源是否冲突、会议是否符合企业规定（如非商业用途、内容合规等），审核通过后系统发送预订成功通知；若冲突，行政部需协调调整时间段或推荐其他会议室。使用准备会议开始前30分钟，行政部根据预订需求布置会议室（调试设备、摆放桌椅、提供饮用水等）。申请人需提前到场确认设备是否正常运行。会议使用会议期间，申请人需遵守会议室使用规范，保持环境整洁，爱护设备。如需延长使用时间，需提前通过OA系统申请，经行政部*确认后方可继续使用。会后清理会议结束后，申请人需清理会场垃圾、关闭设备电源、将桌椅恢复原位，并在OA系统中“结束使用”，行政部工作人员将现场检查确认。（三）相关表单表4：会议室使用申请表申请人部门联系方式会议室名称使用日期开始时间参会人数会议主题设备需求□投影仪□麦克风□白板□其他：______行政部审核意见签字：（四）注意事项会议室仅限企业内部会议使用，未经行政部*批准不得对外出租或用于非企业活动。申请人需按时使用，超时30分钟未开会且未申请延期的，系统自动取消预订。严禁在会议室吸烟、饮酒或使用明火，设备故障需立即联系行政部处理，不得擅自拆卸。会议结束后，如造成设备损坏或物品遗失，需由申请人所在部门承担赔偿责任。四、差旅申请管理（一）适用情形适用于员工因公出差（如客户拜访、项目考察、参加会议等）的交通、住宿、餐饮等费用的申请与报销流程。出差时间超过1个工作日或单程路程超过200公里需按本流程执行。（二）操作流程出差申请员工出差前需填写《差旅申请表》，注明出差事由、目的地、出发及返回日期、交通工具（需符合企业标准，如高铁二等座、经济舱）、预估费用（交通、住宿、补贴等），经部门负责人审核后提交至分管副总审批。审批通过分管副总*审批通过后，OA系统出差审批单，申请人凭审批单办理出差相关事宜（如预订车票、酒店）。如需借款，需凭审批单至财务部办理借款手续，借款金额不超过预估费用的80%。差旅执行出差期间，员工需遵守企业纪律，按审批路线及时间出行，保存好所有相关票据（车票、住宿发票等）。如需变更行程，需及时向部门负责人及分管副总报备。费用报销出差返回后3个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附出差审批单、车票、住宿发票等原始票据，按“日常费用报销流程”提交审核。报销金额与预估费用差异超过20%的，需提交书面说明。借款核销财务部*在报销完成后，冲抵借款，多退少补。借款未在出差返回后10个工作日内核销的，财务部将从当月工资中扣除。（三）相关表单表5：差旅申请表申请人部门出差日期返回日期出差地点事由交通工具□高铁□飞机□汽车□其他：______预估交通费住宿标准□经济型□三星级□其他：______预估住宿费每日补贴预估补贴部门负责人意见分管副总审批（四）注意事项出差需优先选择公共交通工具，特殊情况需乘坐飞机的，需提前申请并经总经理*批准。住宿标准按地区分级执行（如一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚），超标部分需由个人承担。差旅期间不得擅自延长出差时间或变更目的地，如需调整，需提前1天申请并经审批。票据需与出差行程一致，跨城市、跨日期的票据需注明对应行程，避免重复报销。五、固定资产管理（一）适用情形适用于企业单价5000元以上、使用期限超过1年的办公设备（如电脑、打印机、服务器等）、家具（如办公桌、文件柜等）的采购、领用、调拨、报废管理流程。（二）操作流程采购申请各部门因工作需要新增固定资产时，填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及使用部门，经部门负责人审核、行政部复核（核查现有设备是否可满足需求）后，提交至总经理*审批。采购与验收采购部*根据审批结果进行采购，到货后由行政部、使用部门共同验收，核对物品信息、数量、质量及配件，填写《固定资产验收单》，验收合格后录入固定资产台账，标注资产编号、使用部门、责任人等信息。领用与登记使用部门填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后至行政部领用。行政部发放时需在领用表上签字确认，并将资产编号、领用日期等信息同步至台账，明确责任人。调拨管理因部门调整或人员变动需调拨固定资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，注明调拨原因、资产编号、调入/调出部门，经调出部门负责人、行政部、总经理*审批后，行政部更新台账，变更资产使用部门及责任人。报废与处置固定资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明资产编号、报废原因、残值预估，经行政部鉴定、财务部审核（评估资产净值）后，提交至总经理*审批。审批通过后，行政部负责处置报废资产（如变卖、回收），处置收入交财务部入账。（三）相关表单表6：固定资产领用申请表资产编号物品名称规格型号数量使用部门责任人领用日期部门负责人审批行政部审核表7：固定资产报废申请表资产编号物品名称购买日期使用年限报废原因□损坏□过期□技术淘汰□其他：______残值预估使用部门意见行政部鉴定财务部审核总经理审批（四）注意事项固定资产采购需严格审批，严禁未经批准擅自采购，避免资源浪费。责任人需妥善保管所使用的固定资产，不得擅自转借、拆卸或外带，离