销售合同管理标准流程手册

销售合同管理标准流程手册前言本手册旨在规范公司销售合同的全生命周期管理，明确各环节的操作规范、责任主体及关键控制点，以最大限度降低合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，促进公司业务的健康、可持续发展。本手册适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、终止及归档等管理活动。全体相关人员须严格遵照执行。第一章合同签订前管理合同签订前的审慎准备是控制风险的第一道防线，其核心在于充分了解客户、明确合作条款并确保合同文本的合规性与严谨性。1.1客户准入与背景调查业务部门在与潜在客户建立合作意向之初，应首先进行客户准入评估与必要的背景调查。调查内容至少应包括客户的工商注册信息、经营状况、信用记录、过往合作历史（如有）及行业声誉等。对于重要或大额合同，可要求客户提供相关资质证明文件及财务报表，并通过第三方信用评估机构获取信用报告。背景调查完成后，业务部门应形成书面评估意见，作为是否继续合作的重要依据。1.2初步洽谈与意向确认在客户准入评估通过后，双方可就合作事宜进行初步洽谈。洽谈内容应围绕产品/服务范围、数量、价格、交付方式、付款条件、合作期限等核心商业条款展开。初步达成一致后，可签订《合作意向书》或《报价单》，明确双方的初步意愿，但需注明该文件的非约束性或仅对特定条款具有约束力。此阶段应注意保留相关沟通记录，包括邮件往来、会议纪要等。1.3合同文本的拟定与评审1.3.1合同文本选用公司鼓励使用经法务部门审定的标准合同文本。标准合同文本应根据业务类型（如产品销售、服务提供等）进行分类，以适应不同业务场景的需求。若客户坚持使用其提供的合同文本或对标准文本有重大修改，须启动更为严格的评审程序。1.3.2合同条款拟定要点合同文本的拟定应确保条款完整、明确、具体，避免模糊不清或易产生歧义的表述。核心条款至少应包含：*当事人基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人/授权代表等）；*标的（产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准等）；*价格与支付方式（单价、总价、付款期限、支付账户、发票类型等）；*交付（交付时间、地点、方式、运输责任、验收标准与程序等）；*双方权利与义务；*违约责任（针对不同违约情形的具体责任承担方式）；*不可抗力；*争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确仲裁机构或管辖法院）；*合同生效、变更、解除及终止条件；*其他约定事项（如保密条款、知识产权归属、通知与送达条款等）。1.3.3合同评审合同文本拟定完成后，必须经过内部评审程序。评审流程如下：1.业务部门初审：业务部门负责人对合同的商业条款（如价格、数量、交付期等）的真实性、合理性及可行性进行审核。2.法务部门评审：法务部门对合同条款的合法性、合规性、完整性、严谨性及风险点进行审查，并提出修改意见。3.财务部门评审：财务部门对合同中的付款方式、税务处理、资金安排等财务相关条款进行审核。4.其他相关部门评审：根据合同性质及涉及内容，可邀请技术、生产、供应链等相关部门进行专业评审。5.审批决策：经上述部门评审通过后，合同按公司授权权限逐级上报审批。超出部门负责人审批权限的合同，须报请更高级别领导审批。评审过程中，各部门应在规定时限内出具明确的书面评审意见（同意、修改后同意、不同意）。对修改意见，业务部门应与客户沟通并反馈修改结果，必要时重新启动评审。1.4合同谈判与修订根据评审意见，业务部门负责与客户进行合同谈判。谈判应坚持原则，维护公司核心利益，同时注重沟通技巧，力求达成双方均能接受的方案。合同条款的任何修改，均需以书面形式确认，并再次履行相应的评审和审批程序，确保修改后的合同文本依然合规有效。第二章合同签订与生效合同签订是合同生效的法定环节，必须严格遵守公司印章管理及签署授权规定，确保签署行为的合法性和严肃性。2.1合同签署合同文本经最终评审通过并获得相应审批后，方可进行签署。*签署要求：合同签署应使用公司全称，并由法定代表人或其授权的委托代理人签字。授权委托代理人须持有有效的《授权委托书》。*用印规范：签署后的合同文本，应由公司印章管理部门按照《公司印章管理规定》加盖公司合同专用章。严禁在空白合同或关键条款未明确的合同上盖章。*签署份数：合同签署份数应根据实际需要确定，一般至少为正本两份，双方各执一份，具有同等法律效力。必要时可增加副本份数，供公司内部相关部门留存。2.2合同生效与分发*生效条件：合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效，另有约定生效条件的除外（如附生效期限或生效条件的合同）。*合同分发：合同签署生效后，由业务部门负责将合同正本及副本按规定分发给客户及公司内部相关部门（如业务、法务、财务、档案管理等部门）。分发应做好记录，确保合同流转的可追溯性。第三章合同履行与监控合同的顺利履行是实现合同目的的关键，需要对履约全过程进行有效跟踪与监控，及时发现并处理履约过程中的问题。3.1建立合同台账业务部门应建立健全销售合同台账，对每份合同的基本信息（合同编号、客户名称、合同金额、签订日期、生效日期、履行期限、主要标的、付款方式等）、履行进度、收付款情况、变更情况、争议情况等进行详细记录和动态更新。合同台账应定期与财务部门进行核对，确保数据一致。3.2履约过程跟踪业务部门是合同履行的主要责任部门，应指定专人负责合同的跟踪管理：*我方履约：确保按照合同约定的质量、数量、时间和方式履行交付产品或提供服务的义务，并及时办理相关交付、验收手续。*客户履约：密切关注客户的付款进度、验收情况等履约行为，对客户未按合同约定履行义务的情况，应及时进行沟通、催告，并采取相应措施。*关键节点监控：对合同履行过程中的关键时间节点（如付款日、交付日、验收日等）进行重点监控，提前预警可能出现的风险。3.3合同变更、解除与争议处理3.3.1合同变更在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应由业务部门与客户协商一致，并签订书面的《合同变更协议》。《合同变更协议》的拟定、评审、审批及签署程序参照本手册第一章合同签订前管理的相关规定执行。3.3.2合同解除出现法定或约定的解除事由，需要解除合同的，业务部门应审慎评估，并与客户协商。协商一致解除的，应签订书面的《合同解除协议》。如协商不成，应在法务部门指导下，按照合同约定或法律规定行使解除权，并注意保存相关证据。3.3.3争议处理合同履行过程中发生争议的，业务部门应首先尝试与客户友好协商解决。协商不成的，应及时将争议情况向公司领导汇报，并知会法务部门。法务部门应根据合同约定的争议解决方式（协商、调解、仲裁或诉讼），协助业务部门制定应对方案，收集证据，维护公司合法权益。3.4合同付款与收款管理财务部门负责根据合同约定及履行情况办理收付款业务。业务部门应及时向财务部门提供合同、发货单、验收单等相关凭证，确保款项收付的准确性和及时性。对于逾期未付款项，业务部门应积极催收，财务部门予以配合。第四章合同归档与保管合同作为公司重要的法律文件和经营资料，其归档与保管至关重要，应确保合同档案的完整性、安全性和可查阅性。4.1合同归档范围所有已签订的销售合同（包括正本、副本）、合同评审记录、审批文件、补充协议、变更协议、解除协议、履约过程中的重要凭证（如订单、发货单、验收单、发票、付款凭证等）、争议处理相关文件、往来函件等均属于合同归档范围。4.2归档流程与要求*归档时限：合同履行完毕或终止后一个月内，由业务部门将上述所有合同相关文件整理齐全，移交公司档案管理部门进行归档。*归档要求：归档文件应齐全、完整、清晰，纸质文件应按照《公司档案管理规定》进行整理、装订、编号；电子文档应进行备份，并确保与纸质文件内容一致。*档案保管：档案管理部门应按照规定对合同档案进行妥善保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防泄密等措施，确保档案安全。4.3合同档案查阅与借阅公司内部因工作需要查阅或借阅合同档案的，应严格遵守《公司档案管理规定》，履行相应的审批手续。查阅或借阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经授权，严禁向公司外部单位或个人提供合同档案。4.4档案保管期限合同档案的保管期限应按照国家有关规定及公司《档案管理规定》执行，一般不少于合同有效期届满后三年，重要合同的保管期限应适当延长。第五章责任分工*业务部门：负责客户准入、初步洽谈、合同文本拟定（或对接）、合同谈判、履行跟踪、变更解除发起、争议初步处理、合同归档材料收集等工作，是合同管理的第一责任部门。*法务部门：负责标准合同文本的制定与修订、合同法律评审、提供法律意见、指导争议处理、监督合同管理流程的合规性等。*财务部门：负责合同财务条款的评审、收付款管理、税务处理、参与合同台账核对等。*档案管理部门：负责合同