2026年海洋能发电公司打印复印设备使用制度

2026年海洋能发电公司打印复印设备使用制度第一章总则第一条为规范公司打印复印设备使用管理工作，提高设备使用效率，降低耗材消耗成本，保障文件打印复印安全，结合《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》及公司海洋能发电业务（含总部办公区、项目现场办公点、海上作业平台办公区）运营实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有打印复印设备（含多功能一体机、专用打印机、专用复印机、便携式打印复印设备）的使用、维护、耗材管理、安全管控等全流程管理；覆盖公司全体员工、劳务派遣人员、外包人员、来访客户等所有使用公司打印复印设备的人员。第三条打印复印设备使用遵循“合规使用、节约高效、安全保密、责任到人”四大核心原则。严格按权限和流程使用设备，严禁违规操作；按需打印复印，减少纸张和耗材浪费；加强涉密文件管控，防止信息泄露；明确设备使用、维护、管理责任，确保设备正常运行。第四条本制度需与《保密管理制度》《办公用品管理制度》《信息化设备管理制度》等制度协同执行，确保打印复印设备使用管理与保密管理、耗材管控、信息化设备管理有效衔接。第二章管理组织与职责第五条公司打印复印设备使用管理工作由行政部牵头，信息技术部、各部门及项目现场配合执行，行政部设立设备管理岗（由行政专员兼任），全面负责设备采购、分配、维护、耗材管控、使用监督等工作。第六条行政部在打印复印设备使用管理中的核心职责：（一）制定打印复印设备使用实施细则，明确设备使用权限、操作规范、耗材领用标准、涉密文件打印复印管控要求，经公司管理层审批后执行；（二）根据各部门及项目现场业务需求，合理配置打印复印设备，统筹设备采购、安装、调试、调拨工作，建立设备管理台账；（三）统一采购和管理打印复印耗材（纸张、墨盒、硒鼓、碳粉等），建立耗材领用登记制度，按月统计耗材消耗情况，分析耗材使用合理性；（四）联系专业维保单位定期维护打印复印设备，及时处理设备故障，保障设备正常运行，记录设备维修台账；（五）监督设备使用情况，核查违规打印复印行为，制止浪费耗材、损坏设备、泄露涉密信息等行为，按规定处理违规人员；（六）组织设备使用培训，指导员工掌握正确操作方法、耗材更换技巧、涉密文件打印复印管控要求；（七）每季度开展设备使用效率分析，评估各部门设备利用率、耗材消耗率，提出优化配置和节约使用的改进措施；（八）受理设备使用相关投诉与建议，及时解决设备使用过程中的问题，持续优化设备使用管理流程。第七条各相关部门及项目现场在打印复印设备使用管理中的职责：（一）部门/项目负责人：为本部门/项目现场打印复印设备使用管理第一责任人，督促本部门/项目人员遵守设备使用规定，管控耗材消耗，对本区域设备使用合规性负责；（二）信息技术部：配合行政部排查设备网络故障，设置设备使用权限，安装设备安全防护软件，防止设备被恶意攻击或信息泄露；（三）保密办：审核涉密文件打印复印申请，监督涉密文件打印复印全过程，核查涉密文件销毁情况，防范涉密信息泄露；（四）设备使用人：按规定操作打印复印设备，按需打印复印文件，节约使用耗材，发现设备故障及时上报行政部，对本人使用设备产生的信息安全负责。第三章设备使用规范第八条设备使用权限管理：（一）总部办公区设备：按部门划分使用权限，普通员工可使用部门公用设备打印复印非涉密文件，涉密文件打印复印需经保密办审批后在指定设备操作；（二）项目现场办公点设备：由项目现场负责人指定专人管理，员工使用设备需登记使用事由和打印复印页数，外来人员使用设备需经项目负责人审批；（三）海上作业平台设备：仅限打印复印作业相关非涉密文件，涉密文件严禁在海上作业平台设备打印复印，便携式设备使用后需及时收回并封存；（四）权限调整：员工岗位变动或离职时，行政部需及时调整其设备使用权限，离职人员需交回设备使用相关权限凭证。第九条日常使用操作规范：（一）开机前检查设备状态，确认电源、网络、耗材充足后再启动，严禁违规拆卸设备零部件或更改设备设置；（二）打印复印文件前需确认文件内容、页数、份数，避免重复打印复印，提倡双面打印复印，减少纸张浪费；（三）打印复印完毕后及时取走文件，防止文件丢失或泄露，废弃打印复印纸张需分类回收，可二次使用的纸张优先用于内部草稿打印；（四）设备使用完毕后及时关闭电源，长时间不使用时切断设备总电源，节约用电，延长设备使用寿命；（五）项目现场和海上作业平台设备使用后需清洁设备表面，清理纸张残留和耗材碎屑，保持设备整洁，防止海盐、湿气等腐蚀设备。第十条涉密文件打印复印规范：（一）涉密文件范围：包括海洋能发电项目核心技术资料、招投标文件、财务数据、人事档案、商业秘密等涉及公司核心利益的文件；（二）审批流程：打印复印涉密文件需填写《涉密文件打印复印申请表》，经部门负责人、保密办审批后，在指定涉密设备上由保密办专人监督操作；（三）操作要求：涉密文件打印复印需使用专用涉密纸张，打印复印完毕后立即取走文件，废弃涉密纸张需按保密规定销毁，严禁随意丢弃；（四）记录留存：保密办需登记涉密文件打印复印的份数、使用人、用途，定期核查涉密文件使用情况，确保涉密信息不泄露。第十一条禁止性使用规定：（一）严禁使用公司打印复印设备打印复印与工作无关的文件（如私人文档、娱乐资料、无关广告等）；（二）严禁超量打印复印文件，严禁故意浪费纸张、墨盒等耗材，严禁恶意损坏设备零部件；（三）严禁在设备上接入未经安全检测的U盘、移动硬盘等存储设备，严禁通过设备传输恶意软件或违规信息；（四）严禁擅自打印复印涉密文件，严禁将打印复印的涉密文件外传、泄露给无关人员；（五）严禁外来人员未经审批使用公司打印复印设备，严禁利用公司设备为外部单位或个人打印复印文件。第四章耗材管理规范第十二条耗材采购与存储：（一）行政部根据年度耗材使用计划统一采购耗材，优先选择环保、节能、适配性强的品牌耗材，严禁采购劣质耗材损坏设备；（二）耗材存储需符合环境要求，纸张存放于干燥、通风、无阳光直射的区域，防止受潮、变形；墨盒、硒鼓等耗材需密封存放，避免暴晒或高温环境；（三）海上作业平台和偏远项目现场需储备适量备用耗材，耗材储备量按月度使用量的1.5倍核定，确保设备正常运行。第十三条耗材领用与使用：（一）各部门领用耗材需填写《耗材领用登记表》，注明领用部门、领用日期、耗材类型、数量、领用用途，经部门负责人签字后到行政部领取；（二）员工领用纸张需按需领取，单次领用不超过500张，特殊情况需多领用的，需经部门负责人审批并说明理由；（三）墨盒、硒鼓、碳粉等耗材更换需由行政部专人或专业维保人员操作，员工不得擅自更换，更换后的废旧耗材需交回行政部统一回收处理；（四）行政部按月统计各部门耗材消耗数据，对比往期消耗情况，对耗材消耗异常的部门进行核查，排查浪费或违规使用情况。第十四条耗材节约要求：（一）提倡无纸化办公，能通过电子文档传阅的文件不打印复印，确需打印复印的优先使用双面打印复印；（二）内部使用的草稿、通知、报表等文件，优先使用回收的废弃纸张背面打印，减少新纸张消耗；（三）墨盒、硒鼓等耗材用尽后可优先选择再生耗材，降低耗材采购成本，同时减少环境污染；（四）禁止随意丢弃未用尽的耗材，禁止将公司耗材私自带出办公区域，禁止将耗材挪作他用。第五章设备维护与故障处理第十五条设备日常维护要求：（一）行政部每月对总部办公区设备进行一次清洁和基础检测，每季度联系维保单位进行一次全面保养；（二）项目现场办公点设备由现场指定专人每周清洁一次，每月向行政部报备设备运行状态；（三）海上作业平台设备需做好防潮、防盐雾处理，每次使用后清洁设备表面，每月检查设备内部零部件腐蚀情况；（四）设备维护过程中需做好记录，包括维护时间、维护内容、维护人员、设备运行状态等，形成设备维护台账。第十六条设备故障处理规范：（一）员工发现设备故障（如卡纸、无法开机、打印模糊、复印不清等），需立即停止使用并上报行政部，严禁擅自拆卸设备尝试维修；（二）行政部接到故障上报后，先排查简单故障（如更换耗材、清理卡纸），无法解决的联系维保单位上门维修；（三）设备维修期间，行政部需协调备用设备供员工使用，保障日常办公不受影响，记录故障原因、维修时间、维修费用等信息；（四）因员工违规操作导致设备故障的，维修费用由责任人承担，行政部需对责任人进行设备使用规范培训。第六章监督与考核第十七条设备使用监督机制：（一）行政部每月抽查各部门设备使用记录、耗材领用记录，每季度开展设备使用专项检查，核查违规使用行为；（二）信息技术部配合行政部监控设备网络使用情况，排查异常打印复印行为，记录设备使用日志；（三）建立设备使用违规举报渠道，接受员工举报浪费耗材、泄露涉密信息、损坏设备等行为，举报信息经核实后给予举报人适当奖励；（四）行政部每季度公示各部门耗材消耗情况、设备故障次数、违规使用情况，接受全体员工监督。第十八条考核指标与标准：（一）设备完好率：正常运行的设备数量占总设备数量的比例，考核标准不低于98%；（二）耗材节约率：实际耗材消耗低于计划消耗的比例，考核标准不低于5%；（三）违规使用发生率：违规使用设备的次数占总使用次数的比例，考核标准为0；（四）涉密文件管控合规率：涉密文件打印复印符合规定的次数占总次数的比例，考核标准为100%。第十九条奖惩机制：（一）奖励措施：年度内耗材使用最节约、无违规使用记录的部门，给予“设备使用规范部门”称号并发放专项奖励；主动举报违规使用行为、提出设备使用优化建议并被采纳的员工，给予100-300元现金奖励；（二）处罚措施：员工首次违规使用设备（如打印私人文件、浪费耗材）的，给予口头警告并责令整改；第二次违规的，给予通报批评，扣减当月绩效奖金50元；第三次及以上违规的，扣减当月绩效奖金200元；（三）管理责任处罚：部门/项目现场每月出现5次及以上违规使用行为的，扣减部门/项目负责人当月绩效奖金100-200元，取消该部门/项目年度评优资格；（四）严重违规处罚：因违规使用设备导致涉密信息泄露、设备严重损坏的，追究责任人赔偿责任，给予降职、