2026年海洋能发电公司员工档案信息管理制度

2026年海洋能发电公司员工档案信息管理制度第一章总则第一条为规范本公司员工档案信息的收集、整理、保管、使用、更新及销毁全流程管理，保障员工个人信息安全，维护员工合法权益，提升人力资源管理规范化水平，结合海洋能发电行业海上作业岗位多、涉密岗位多、安全资质要求高等特点，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、项目子公司所有在职、离职、退休员工的档案信息管理，包括纸质档案和电子档案，覆盖员工从入职到离职（退休）全生命周期的档案信息，重点规范海上作业岗位、涉密岗位、技术核心岗位员工档案的特殊管理要求。第三条员工档案信息管理遵循“合法合规、真实完整、安全保密、按需使用、全程追溯”的核心原则，兼顾海洋能发电行业对员工海上作业资质、安全培训记录、涉密背景审查等特殊档案信息的管理需求，平衡档案信息利用与员工个人信息保护。第四条公司人力资源部为员工档案信息管理归口部门，配备专职档案管理员，履行以下职责：制定档案信息管理规范、统筹档案收集与整理、负责档案保管与安全防护、审批档案查阅与使用、监督档案异动与更新、规范档案销毁流程；各部门负责人配合人力资源部提供本部门员工的岗位相关档案信息，海上作业平台负责人指定专人配合做好海上作业员工档案信息的补充与核对。第五条档案管理员需具备保密意识和专业管理能力，严格遵守本制度及相关法律法规，严禁泄露、篡改、损毁员工档案信息；全体员工有权知晓本人档案信息的收集和使用范围，对本人档案信息有异议的可向人力资源部提出核查申请。第二章员工档案信息分类与收集第一节档案信息分类标准第六条基础身份类档案：包括员工身份证复印件、学历学位证书复印件、户口本复印件、婚姻状况证明、无犯罪记录证明等，是确认员工基本身份信息的核心档案，需确保真实有效。第七条入职录用类档案：包括应聘登记表、面试评估记录、背景调查资料、录用通知书、劳动合同及补充协议、试用期考核记录等，需完整记录员工入职录用全流程信息。第八条岗位资质类档案：是海洋能发电行业重点管理档案，包括：通用资质：职业资格证书、职称证书、技能等级证书等；海上作业专项资质：海上作业安全操作证、防溺水急救证书、防爆作业资质、盐雾环境作业防护培训证书等；涉密岗位专项资质：涉密人员上岗培训证书、保密协议、涉密背景审查资料等；技术岗位专项资质：设备操作证书、技术评审资质、特种作业证书等。第九条在职管理类档案：包括员工岗位调整记录、薪酬调整记录、绩效考核报告、培训记录（含安全培训、技术培训、海上作业专项培训）、奖惩记录、考勤记录、加班审批记录等，需实时更新员工在职期间的管理信息。第十条离职/退休类档案：包括离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、离职证明、经济补偿协议、退休审批资料、社保转移记录等，需完整记录员工离职或退休的全流程信息。第十一条特殊管理类档案：包括涉密岗位员工的保密承诺书、海上作业员工的健康体检报告（含海上作业适配性评估）、核心技术岗位员工的竞业限制协议、工伤认定及处理资料等，需按特殊管理要求单独保管。第二节档案信息收集规范第十二条档案信息收集遵循“入职即收、实时补充、应归尽归”原则：员工入职当日需提交基础身份类、入职录用类档案资料，人力资源部核对原件后留存复印件；岗位资质类档案需在员工入职后15个工作日内收集齐全，海上作业专项资质需额外核验发证机构的合规性。第十三条在职管理类档案由人力资源部联合各部门实时收集：绩效考核记录在考核结束后5个工作日内归档，培训记录在培训完成后3个工作日内归档，岗位调整记录在调整审批完成后即时归档，海上作业员工的安全培训记录需在培训结束后即时归档并核对。第十四条档案信息收集需履行告知义务：收集员工个人敏感信息（如健康状况、无犯罪记录证明等）时，需向员工说明收集目的和使用范围，严禁收集与工作无关的个人信息；档案信息需由员工本人或授权人员提交，严禁通过非法渠道获取员工档案信息。第十五条人力资源部接收档案资料时，需核对资料的完整性和真实性，填写《员工档案信息收集登记表》，由档案管理员和提交人签字确认；对不符合要求的资料，需一次性告知员工补充完善，确保档案信息无缺失、无错误。第三章员工档案信息保管规范第一节保管环境与设施第十六条纸质档案保管：需存放于专用档案柜，档案柜配备防盗锁，保管区域保持干燥通风，温度控制在18-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备除湿机、防虫防鼠设施；海上作业员工的专项档案需额外做好防潮、防盐雾处理，避免档案资料损坏。第十七条电子档案保管：需存储至公司专用人力资源管理服务器，实行“分级备份”制度，分别存储至本地服务器、异地备份设备，每月检查备份完整性；电子档案需设置访问权限，仅档案管理员和指定授权人员可操作，操作记录全程留痕。第十八条涉密岗位员工档案：纸质档案存放于保密档案柜（双人双锁管理），电子档案加密存储，保管区域安装监控设备，档案管理员需签订专项保密协议，严禁非授权人员接触涉密档案。第二节保管期限与核查第十九条员工档案保管期限：在职员工档案永久保管；离职员工档案自离职之日起保管不少于2年，核心技术岗位、涉密岗位、海上作业关键岗位离职员工档案保管不少于5年；退休员工档案按国家相关规定永久保管。第二十条档案核查实行“定期核对、实时修正”制度：档案管理员每月抽查10%的员工档案，核对信息完整性和准确性；每季度全面核查海上作业员工、涉密岗位员工的专项档案；每年开展一次全公司员工档案全面盘点，填写《员工档案核查台账》，对缺失、错误信息及时补充修正。第二十一条档案资料出现损毁、丢失的，档案管理员需立即向人力资源部负责人报告，启动档案补全流程：可通过员工补充提交、相关部门核实等方式补全，无法补全的需书面记录原因并存档。第四章员工档案信息查阅与使用第二十二条档案信息查阅实行“分级审批、按需查阅”制度，查阅权限划分如下：员工本人查阅：可查阅本人的基础身份类、入职录用类、岗位资质类档案，需填写《档案查阅申请表》，经人力资源部负责人审批后，在档案管理员陪同下查阅，严禁涂改、复制本人档案；公司内部查阅：部门负责人因岗位管理需要查阅本部门员工档案的，需填写申请表经人力资源部负责人审批；人力资源部因薪酬、考核、调岗等工作需要查阅的，需做好查阅记录；外部单位查阅：如监管机构、司法机关等需查阅员工档案的，需出具正式函件和有效证件，经公司总经理审批后，由档案管理员陪同查阅，仅提供与查阅事由相关的档案信息，严禁超范围提供。第二十三条档案信息使用需符合以下规范：仅可用于员工管理、岗位调整、薪酬核算、合规审查等工作用途，严禁用于与工作无关的场景；复制档案信息需经人力资源部负责人审批，复制件需标注“复印件”及使用用途，由档案管理员签字确认；涉密岗位员工档案信息严禁复制，仅可在档案保管区域查阅，查阅过程做好记录。第二十四条档案查阅和使用需填写《档案查阅/使用台账》，记录查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅内容、使用范围等信息，台账需长期保管，便于追溯核查。第五章员工档案信息异动与更新第二十五条员工档案信息异动包括信息变更、档案转移两类：信息变更指员工基础信息、资质信息、岗位信息等发生变化；档案转移指员工调至分公司、子公司或离职后档案转出。第二十六条员工信息变更的，需在信息变更后10个工作日内向人力资源部提交相关证明材料，档案管理员核对后更新档案信息，并留存变更证明材料复印件，标注变更时间和原因；海上作业员工的资质信息变更的，需在3个工作日内完成档案更新。第二十七条员工内部调岗的，档案信息由人力资源部统一保管，仅更新岗位相关档案信息，无需转移档案实体；员工调至外部单位的，需填写《档案转移申请表》，经人力资源部负责人审批后，按规定办理档案转移手续，留存转移记录和回执。第二十八条离职员工档案需单独存放，离职满保管期限后，按本制度第七章规定处理；退休员工档案需移交至公司退休人员档案管理专区，做好分类标注和安全保管。第六章档案信息保密与安全防护第二十九条档案管理员需签订《员工档案信息保密协议》，严禁向任何无关人员泄露员工档案信息，严禁私自篡改、删除、损毁档案信息；离职的档案管理员需办理保密交接手续，签订离职后保密承诺书。第三十条电子档案安全防护：服务器设置高强度密码并定期更换，安装防火墙和杀毒软件，定期进行漏洞扫描；电子档案操作日志永久留存，可追溯每一次登录、查阅、修改操作；严禁将电子档案存储至私人设备或上传至外网平台。第三十一条发生档案信息泄露、丢失、损毁等安全事件时，档案管理员需立即向人力资源部负责人和公司管理层报告，启动应急处理流程：对泄露信息采取止损措施，对丢失损毁档案及时补全，对相关责任人按本制度追责。第七章档案信息鉴定与销毁第三十二条档案销毁前需由人力资源部牵头成立鉴定小组，成员包括人力资源部负责人、档案管理员、法务人员，对保管期限届满的档案进行鉴定，区分需继续保管和可销毁的档案。第三十三条可销毁的档案需满足以下条件：离职员工档案保管期限已满，且无未了结的劳动争议、经济纠纷；档案信息已无保存价值，且不涉及公司合规审查、司法调查等事项；涉密岗位员工档案需额外经公司保密委员会鉴定，确认无保密留存必要。第三十四条档案销毁实行“严格审批”制度：鉴定小组出具《档案销毁意见书》，列明销毁档案的员工姓名、档案类别、数量、销毁原因，经人力资源部负责人审核、总经理审批后，方可执行销毁。第三十五条档案销毁规范：纸质档案由两人以上监督销毁，填写《档案销毁登记表》，记录销毁时间、地点、监督人、销毁人等信息，签字确认后留存；电子档案需彻底删除并销毁所有备份介质，确保无法恢复；严禁将需销毁的档案出售、转借或随意丢弃。第八章监督考核与责任追究第三十六条员工档案信息管理纳入人力资源部绩效考核：档案信息完整率≥99%、安全保管零事故、查阅审批合规率100%的，档案管理员在绩效考核中加1-2分；未达标的扣减1-2分，需提交整改方案。第三十七条对违反本制度的行为，按情节轻重分级追责：情节较轻的（如档案收集不及时、查阅记录不完整、电子档案备份不及时）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改；情节较重的（如泄露员工非敏感档案信息、篡改员工档案信息、违规复制档案资料）：给予通报批评，扣减当月绩效奖金的5%-10%，调离档案管理岗位；情节严重的（如泄露涉密岗位员工档案信息、故意损毁核心档案信息、非法出售员工档案信息）：扣减当月绩效奖金的20%-50%，解除劳动合同；造成员工损失的，需承担赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第三十八条因档案管理失职导致公司面临劳动仲裁、行政处罚的，除追究直接责