爱国卫生档案管理制度

PAGE爱国卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织爱国卫生档案管理，确保爱国卫生工作相关资料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，推动爱国卫生工作规范化、科学化发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构在爱国卫生工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：爱国卫生档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映爱国卫生工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则：按照爱国卫生工作的内容和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善爱国卫生档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的爱国卫生档案，对各部门、各分支机构的档案管理工作进行监督和指导。3.负责爱国卫生档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架存储等工作。4.建立健全爱国卫生档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对爱国卫生档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理。6.负责档案库房的管理，确保档案存放环境安全、整洁。（二）各部门、分支机构职责1.负责本部门、本分支机构爱国卫生工作档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的有关爱国卫生工作的文件、通知、指示、标准等。2.公司/组织制定的爱国卫生工作计划、方案、措施、总结、报告等。3.爱国卫生工作会议记录、纪要、决议等。4.爱国卫生活动的策划方案、组织实施记录、活动照片、视频等资料。5.环境卫生检查、评比记录，包括检查标准、检查结果、整改情况等。6.健康教育工作资料，如宣传资料、培训记录、讲座记录、健康知识竞赛资料等。7.病媒生物防制工作资料，包括消杀计划、消杀记录、监测报告、防鼠防蝇设施建设资料等。8.爱国卫生工作经费预算、决算及使用情况记录。9.与爱国卫生工作相关的其他文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门、各分支机构应及时收集本部门在爱国卫生工作中形成的各类文件、资料，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。2.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于重要的文件、资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类：按照爱国卫生工作的内容，将档案分为综合管理、环境卫生、健康教育、病媒生物防制等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，如综合管理类可分为工作计划、总结、会议记录等；环境卫生类可分为检查记录、整改记录、环境卫生设施建设资料等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号的方式，如“2023001”表示2023年的第一份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订：对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的档案盒或档案夹进行存放。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.综合管理类：主要包括爱国卫生工作的规划、计划、总结、报告、会议记录、决议、规章制度等文件。2.环境卫生类：涵盖公司/组织内环境卫生检查、评比记录，环境卫生设施建设、维护、更新记录，环境卫生问题整改记录等。3.健康教育类：包含健康教育工作计划、方案、宣传资料、培训记录、讲座记录、健康知识竞赛资料、员工健康档案等。4.病媒生物防制类：涉及病媒生物防制工作计划、方案、消杀记录、监测报告、防鼠防蝇设施建设资料等。5.其他类：不属于以上四类的其他与爱国卫生工作相关的文件资料。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式，例如：“2023A001”，其中“2023”表示年份，“A”表示综合管理类，“001”表示该类别下的流水号。2.类别代码按照以下规定设置：综合管理类：A环境卫生类：B健康教育类：C病媒生物防制类：D其他类：E3.流水号从001开始，依次递增，每个类别下的流水号独立编排。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/组织爱国卫生工作重大事件、重要决策、长期规划等具有重要历史价值和凭证作用的档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和保存价值，确定保管期限为10年或30年。（二）存储方式1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。3.档案应采用密集架或档案柜进行存储，档案柜应排列整齐，标识清晰。4.对于电子档案，应进行备份存储，备份介质可采用光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.在档案库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。4.档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，检查档案的存放情况，发现问题及时处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅爱国卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的爱国卫生档案，查阅人应经公司/组织保密管理部门批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外部单位因工作需要查阅公司/组织爱国卫生档案的，应提前与公司/组织档案管理部门联系，提交查阅申请函，并说明查阅目的、范围等，经公司/组织相关领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守公司/组织的保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅手续1.公司/组织内部人员因工作需要借阅爱国卫生档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，审核通过后，向借阅人发放《档案借阅登记薄》，并将档案交借阅人签收。3.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等，如有损坏或丢失，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立《档案查阅登记薄》和《档案借阅登记薄》，详细记录查阅和借阅档案的人员姓名、部门、查阅/借阅时间、档案名称、编号、查阅/借阅期限等信息。2.查阅和借阅记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以便日后查阅和审计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对爱国卫生档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定报告，报告内容包括鉴定工作的组织情况、鉴定依据、鉴定结果等，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，清单内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，监销人应在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁完毕后，档案管理部门应将《档案销毁清单》与档案鉴定报告等资料一并归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立爱国卫生档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，统计数据应真实可靠，能够反映爱国卫生档案管理工作的实际情况。3.档案管理部门应定期向上级主管部门和公司/组织领导报送档案统计报表，为领导决策提供依据。（二）移交工作1.公司/组织内部机构调整、人员变动等原因，需要进行档案移交的，应按照档案管理规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制《档案移交清