卫生局档案室制度

PAGE卫生局档案室制度一、总则（一）目的为加强卫生局档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、下属各医疗卫生单位在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生局档案室负责集中管理全局各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本局各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案的编研工作，开发档案信息资源，为领导决策和各项工作提供服务。4.指导、监督下属医疗卫生单位的档案工作，组织档案业务培训。5.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理到期档案。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向档案室移交本科室应归档的文件材料。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，熟练掌握档案管理业务知识和技能。3.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。4.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案状况，确保档案安全。5.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、业务档案等。3.本局召开会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展各类活动形成的文件材料，如活动方案、照片、录像等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.本局工作人员在工作中形成的具有保存价值的个人材料。7.下属医疗卫生单位报送的重要文件、统计报表、工作总结等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案室登记保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.业务档案：根据业务类别进行分类整理，如医疗档案、卫生监督档案等。3.科技档案：按照项目进行分类整理，包括项目立项文件、研究报告、技术图纸等。4.会计档案：按照会计档案管理办法进行分类整理，包括会计凭证、账簿、报表等。（五）装订要求1.归档文件应按照顺序排列整齐，采用左侧装订方式，并去掉金属物。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。（六）编目要求1.编制归档文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.按照分类方案和排列顺序，逐件编写页码，并在目录中注明。3.编制全宗卷，记录本局档案管理工作的基本情况，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的材料。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案存放于相应的档案柜或档案架上，并在显著位置标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本局制定的重要法规性文件、全局性的工作计划和总结、重要会议记录、重要人事任免文件等。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般性的文件材料、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括临时性的文件材料、一般事务性文件等。（五）档案定期检查1.档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次局部检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、装具情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。（六）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门报送，并为档案管理工作提供数据支持。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和本局档案管理制度办理利用手续。2.服务大局原则：积极为卫生局各项工作服务，为领导决策提供依据，为社会公众提供信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息安全，不泄露国家机密和工作秘密。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本局档案。4.其他单位或个人因特殊情况需要查阅本局档案，经本局领导批准后可以查阅。（三）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。2.上级机关、有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经本局办公室审核后，到档案室查阅。3.司法机关、纪检监察机关等查阅档案，应出具相关法律文书或证明材料，经本局领导批准后，到档案室查阅。4.其他单位或个人查阅档案，应出具单位介绍信或个人有效身份证件，说明查阅目的、内容、范围等，经本局领导批准后，到档案室查阅。（四）利用方式1.查阅：档案利用者可以在档案室查阅档案原件，但不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还时间等，经所在科室负责人签字同意，本局办公室审核，局领导批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过一周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在科室负责人签字同意，本局办公室审核，局领导批准后，到档案室办理复制手续。复制档案应使用本局统一规定的复制设备和纸张，确保复制件与原件一致，并注明复制日期、份数等信息。（五）利用登记1.档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、内容、期限、归还情况等。2.档案利用登记应建立专门的登记簿册，由专人负责记录，确保登记信息准确、完整。（六）利用监督1.档案室工作人员应在档案利用现场进行监督，确保档案利用者遵守档案利用规定，不损坏、涂改、丢失档案。2.对于违反档案利用规定的行为，档案室工作人员应及时制止，并报告本局办公室和局领导。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本局档案实际情况，准确判定档案的保存价值。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确保鉴定结果科学合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干和相关科室负责人组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定是否需要继续保存。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、历史作用、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。（四）鉴定标准1.符合国家法律法规和本局档案管理制度规定的保管期限要求。2.反映本局主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值。3.与本局其他档案相互补充，能够构成完整的档案体系。4.已无保存价值或保管期限已满的档案。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报本局领导审批。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保销毁彻底。（六）销毁监督1.本局纪检监察部门应对档案销毁工作进行监督，确保销毁工作依法依规进行。2.对销毁过程中发现的问题，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为卫生局各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对本局现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：选用符合档案管理要求的信息化管理软件，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等全过程管理。3.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）数字化档案管理1.数字化档案应按照档案分类方案和编号顺序进行存储，建立相应的索引目录，便于检索利用。2.定期对数字化档案进行检查和维护，确保数据的完整性和准确性。3.对数字化档案的利用应严格按照档案利用规定办理手续，确保档案信息安全。（四）信息化设备管理1.配备必要的信息化设备，如计算机、