软件收款财务制度

PAGE软件收款财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司软件收款业务的财务管理，确保收款流程合法、合规、准确、及时，保障公司资金安全，提高资金使用效率，促进公司业务健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有与软件销售、服务相关的收款业务，包括但不限于软件产品销售款、软件维护服务费、软件升级费用等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保收款业务的开展符合法律要求。2.准确性原则：准确记录和核算每一笔收款业务，保证财务数据真实、完整、准确。3.及时性原则：及时办理收款手续，确保款项按时足额到账，避免资金积压和流失。4.安全性原则：加强收款过程中的安全管理，防止资金被盗、挪用等风险。5.责任明确原则：明确各部门和人员在收款业务中的职责，确保各项工作有序进行。二、收款流程（一）销售合同签订1.销售部门在与客户签订软件销售或服务合同前，应仔细审核合同条款，确保合同内容明确、具体，包括软件产品或服务的名称、规格、数量、价格、付款方式、付款期限等关键信息。2.合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。（二）收款通知1.财务部门根据销售合同约定的付款方式和付款期限，在临近付款日期前向客户发送收款通知。收款通知应明确收款金额、付款账号、付款截止日期等信息。2.对于分期收款的合同，财务部门应按照合同约定的分期时间和金额，提前向客户发送相应的收款通知。（三）款项收取1.银行转账客户通过银行转账方式付款时，财务部门应及时核对收款账号信息，确保款项准确到账。收到银行到账通知后，财务人员应及时在财务系统中进行收款登记，并注明收款日期、付款单位、收款金额等详细信息。对于大额款项或异常款项，财务部门应及时与银行沟通，核实款项来源和真实性。2.支票收款客户以支票方式付款时，财务部门应在收到支票后及时进行审核。审核内容包括支票的真实性、有效性、金额大小写是否一致、出票日期是否在有效期内、付款单位名称与合同签订方是否一致等。审核无误后，财务人员应在支票背面加盖公司财务专用章和法人章，并及时将支票存入银行。在支票款项到账后，按照银行转账的收款登记要求进行处理。3.现金收款对于少量现金收款业务，如上门收取软件维护服务费等，财务人员应在收款现场与客户当面核对收款金额，并开具收款收据。收款收据应一式三联，分别为存根联、客户联和记账联。收款人员应在收款当日将现金缴存银行，并将银行现金缴款单与收款收据记账联一同交财务部门进行账务处理。财务部门应定期对现金收款业务进行盘点和核对，确保现金安全。（四）收款确认与核销1.财务部门在收到款项并完成收款登记后，应及时与销售部门进行收款确认。销售部门根据合同约定和实际收款情况，在财务系统中对已收款的合同进行核销操作，确保合同收款状态准确无误。2.对于逾期未收款的合同，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。同时，财务部门应密切关注逾期款项情况，定期向管理层汇报。三、财务核算（一）收入确认原则1.公司软件销售收入的确认应遵循《企业会计准则第14号——收入》的相关规定。对于销售软件产品的收入，在同时满足以下条件时予以确认：公司已将软件产品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的软件产品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.对于提供软件维护服务、软件升级等劳务收入，在资产负债表日根据提供劳务交易的结果能否可靠估计分别采用不同的方法确认收入：提供劳务交易的结果能够可靠估计的，采用完工百分比法确认提供劳务收入。公司按照已完工作的测量、已经提供的劳务占应提供劳务总量的比例、已经发生的成本占估计总成本的比例等方法确定提供劳务交易的完工进度。提供劳务交易的结果不能可靠估计的，若已经发生的劳务成本预计能够得到补偿，按照已经发生的劳务成本金额确认提供劳务收入，并按相同金额结转劳务成本；若已经发生的劳务成本预计不能够得到补偿，将已经发生的劳务成本计入当期损益，不确认提供劳务收入。（二）账务处理1.财务部门根据收款确认情况，按照收入确认原则及时进行账务处理。对于软件销售收入，借记“银行存款”、“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。2.对于软件维护服务、软件升级等劳务收入，根据完工进度确认收入时，借记“应收账款”、“预收账款”等科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目；同时，按照应结转的劳务成本，借记“主营业务成本”科目，贷记“劳务成本”科目。3.对于销售退回、折让等情况，财务部门应根据相关规定进行账务处理。销售退回时，冲减当期销售收入和销售成本，借记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目，贷记“银行存款”、“应收账款”等科目；同时，借记“库存商品”科目，贷记“主营业务成本”科目。销售折让时，按照折让金额冲减销售收入，借记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目，贷记“银行存款”、“应收账款”等科目。四、应收账款管理（一）应收账款的设立与登记1.销售部门在与客户签订合同后，应及时将合同信息录入公司销售管理系统，并在系统中设立应收账款台账。应收账款台账应详细记录客户名称、合同编号、合同金额、收款期限、已收款金额、未收款金额、逾期情况等信息。2.财务部门应定期从销售管理系统中导出应收账款数据，与销售部门核对一致后，在财务系统中进行应收账款的登记。财务系统中的应收账款记录应与销售管理系统中的台账信息保持同步更新。（二）应收账款的跟踪与监控1.财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为不同类别，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。通过账龄分析，及时掌握应收账款的逾期情况和风险程度。2.销售部门负责对应收账款进行跟踪和催款。对于逾期未收款的客户，销售部门应在逾期后的规定时间内与客户取得联系，了解客户未付款的原因，并采取相应的催款措施。催款措施包括电话催款、邮件催款、上门拜访等。3.财务部门应协助销售部门进行应收账款的跟踪管理，及时提供应收账款的相关数据和信息支持。同时，财务部门应根据应收账款的风险状况，对可能存在的坏账损失进行预估，并按照公司相关规定计提坏账准备。（三）坏账管理1.对于确实无法收回的应收账款，销售部门应及时向公司管理层提交坏账核销申请，并提供相关证明材料，如客户破产清算文件、法院判决书、客户失踪证明等。2.财务部门收到坏账核销申请后，应进行严格审核。审核内容包括申请核销的应收账款是否符合坏账条件、相关证明材料是否真实有效等。审核通过后，报经公司管理层批准后进行坏账核销账务处理。3.已核销的坏账应建立备查账簿，继续保留对该客户的追索权。如日后发现该客户有偿还能力或有新的款项收回，应及时进行账务调整，恢复应收账款，并按照正常收款流程进行处理。五、票据管理（一）票据种类公司在软件收款业务中涉及的票据主要包括支票、银行汇票、商业汇票、发票等。（二）票据的开具与取得1.发票开具销售部门在确认软件销售收入实现后，应及时向客户开具发票。发票开具应按照国家税收法律法规的规定，如实填写发票内容，包括软件产品或服务名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具人员应确保发票开具的准确性和完整性，避免出现发票内容错误、开具金额与合同不符等情况。发票开具后，应加盖公司发票专用章，并及时将发票交付给客户。2.票据取得在收取客户款项过程中，财务部门应按照规定取得相应的票据。对于银行转账收款，应取得银行出具的收款回单；对于支票收款，应取得支票存根联和银行进账单；对于现金收款，应取得收款收据存根联等。取得的票据应妥善保管，确保票据的真实性、完整性和有效性。票据保管人员应定期对票据进行核对和盘点，防止票据丢失、损坏等情况发生。（三）票据的保管与使用1.财务部门应设立专门的票据保管岗位，负责各类票据的保管工作。票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据保管制度。2.票据应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并按照票据种类、号码顺序进行分类存放。对于空白发票，应严格按照发票管理规定进行保管，防止发票被盗用、虚开等情况发生。3.票据的使用应严格按照规定的程序进行。发票开具人员在开具发票时，应按照发票号码顺序依次开具，不得跳号、错号开具。对于作废的发票，应在发票上加盖“作废”字样，并全联次留存，不得擅自销毁。4.财务部门应定期对票据的使用情况进行检查和核对，确保票据使用的合规性和准确性。同时，应按照税务机关的要求，及时进行发票的验旧、缴销等工作。六、内部控制与监督（一）岗位分工与职责分离1.公司应建立健全软件收款业务的岗位分工制度，明确各岗位的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。2.销售部门负责软件销售合同的签订、执行和收款催款工作；财务部门负责收款业务的核算、票据管理、应收账款管理等工作；其他相关部门应按照各自职责，配合做好软件收款业务的相关工作。3.收款业务的经办人员、审核人员、记账人员等应相互分离，不得由同一人兼任。例如，销售合同的签订人员不得同时负责收款业务的核算和票据管理工作；收款款项的收取人员不得同时负责收款业务的审核和记账工作等。（二）授权审批制度1.公司应建立软件收款业务的授权审批制度，明确不同金额收款业务的审批权限和审批流程。2.对于金额较小的收款业务，可按照公司内部规定的简易审批流程进行审批；对于金额较大的收款业务，应报经公司管理层或相关授权人员审批。审批人员应严格按照规定的审批权限和审批流程进行审批，确保收款业务的合法性和合理性。3.在收款业务发生前，经办人员应填写相应的审批表单，注明收款业务的详细情况，如收款金额、收款方式、客户名称等，并提交给审批人员进行审批。审批通过后，经办人员方可按照规定的流程办理收款业务。（三）内部审计与监督1.公司内部审计部门应定期对软件收款业务进行审计监督，检查收款业务的内部控制制度执行情况、财务核算的准确性和合规性、应收账款的管理情况等。2.内部审计人员应通过查阅相关文件资料、核对财务数据、实地走访客户等方式，对收款业务进行全面审查。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决