卫生组联席会活动制度

PAGE卫生组联席会活动制度一、总则（一）目的为了加强卫生组的协作与沟通，规范联席会活动的组织与开展，提高卫生工作的效率和质量，保障公司/组织的正常运营和员工的健康权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及卫生工作的各部门及相关人员。（三）基本原则1.定期沟通原则：定期召开联席会，确保各部门之间及时交流卫生工作进展、问题及解决方案。2.协同合作原则：强调各部门在卫生工作中的协同配合，共同推进整体卫生水平提升。3.科学决策原则：依据相关法律法规、行业标准及实际情况，做出科学合理的决策。4.责任明确原则：明确各部门在卫生工作中的职责，确保工作落实到位。二、联席会组织架构（一）联席会成员联席会由卫生组相关部门负责人及代表组成，包括但不限于行政部门、后勤部门、各业务部门代表等。（二）联席会主席由公司/组织内负责卫生工作的高层领导担任联席会主席，负责统筹协调联席会工作，把控会议方向和决策。（三）秘书组设立秘书组，负责联席会的会议记录、资料整理、通知发布等工作。秘书组成员由行政部门相关人员组成。三、会议召开（一）会议周期1.定期会议：每月召开一次卫生组联席会，具体时间由秘书组提前通知。2.临时会议：根据卫生工作实际需要，经联席会主席或三分之一以上成员提议，可召开临时会议。（二）会议准备1.议题征集：每次会议召开前一周，各部门应将需要在联席会上讨论的议题提交至秘书组。秘书组对议题进行汇总整理后提交联席会主席审核。2.资料准备：各部门针对提交的议题，准备相关资料，包括工作进展情况、存在问题、解决方案建议等，提前发送至秘书组，由秘书组整理成册，在会议前分发给各参会人员。3.会议通知：秘书组根据联席会主席审核后的议题和参会人员名单，提前[X]天发布会议通知，明确会议时间、地点、议题等信息。（三）会议议程1.主持人开场：由联席会主席或主持人介绍会议目的、议程安排及参会人员。2.工作汇报：各部门依次汇报本部门近期卫生工作进展、重点任务完成情况、存在的问题及下一步工作计划。3.议题讨论：针对征集的议题，各部门进行充分讨论，分析问题原因，提出解决方案及建议。参会人员应积极发言，充分发表意见，确保讨论的全面性和深入性。4.决策形成：根据讨论结果，联席会进行决策，明确工作方向、任务分工及时间节点等。决策应形成会议纪要，经联席会主席审核后发布。5.总结发言：联席会主席对会议进行总结，强调工作重点和要求，明确各部门责任，确保会议决策得到有效落实。（四）会议记录1.秘书组负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果等。会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.会议记录在会议结束后[X]个工作日内整理完成，经联席会主席审核后，以电子文档和纸质文档两种形式保存。电子文档应上传至公司/组织内部指定的共享平台，供相关人员查阅；纸质文档应存档于行政部门。四、活动开展（一）活动计划制定1.根据公司/组织卫生工作目标和实际情况，卫生组每年制定年度活动计划，明确活动主题、时间、地点、参与人员、活动内容及预算等。2.年度活动计划经联席会审议通过后实施。在实施过程中，可根据实际情况进行适当调整，但需经联席会批准。（二）活动组织实施1.活动主办部门负责活动的具体组织实施，包括活动策划、物资准备、人员安排、现场布置等。2.其他部门应按照活动计划要求，积极配合主办部门开展活动，提供必要的支持和协助。3.在活动实施过程中，应严格遵守相关法律法规和公司/组织的规章制度，确保活动安全、有序进行。（三）活动宣传推广1.活动主办部门应制定活动宣传方案，通过公司内部公告、邮件、微信群、宣传栏等多种渠道，对活动进行宣传推广，提高活动知晓度和参与度。2.宣传内容应包括活动主题、时间、地点、内容、意义等，吸引员工积极参与。（四）活动效果评估1.活动结束后，主办部门应及时对活动效果进行评估，收集参与人员的反馈意见，分析活动的优点和不足之处。2.评估指标可包括参与人数、员工满意度、卫生知识普及程度、实际卫生改善效果等。根据评估结果，总结经验教训，为今后的活动改进提供参考。五、职责分工（一）行政部门1.负责联席会的组织协调工作，包括会议通知发布、场地安排、会议记录整理等。2.协助卫生组制定活动计划，提供活动所需的物资支持和后勤保障。3.负责公司/组织内公共区域的卫生管理和监督检查，定期组织卫生清洁和消毒工作。4.对各部门卫生工作进行考核评价，将考核结果纳入部门绩效考核体系。（二）后勤部门1.负责公司/组织内食堂、宿舍等生活区域的卫生管理，确保饮食安全和住宿环境整洁。2.提供卫生设施设备的维护和更新，保障卫生工作的正常开展。3.配合行政部门做好公共区域的卫生清洁和消毒工作。（三）各业务部门1.负责本部门办公区域的卫生管理，组织员工开展日常卫生清洁工作。2.积极参与卫生组组织的联席会和活动，按照要求完成各项卫生工作任务。3.加强对员工的卫生宣传教育，提高员工的卫生意识和健康素养。六、监督与考核（一）监督机制1.卫生组设立监督小组，由各部门代表组成，负责对公司/组织内卫生工作进行定期监督检查。监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、标准、频率等。每次监督检查结束后，应形成检查报告，指出存在的问题及整改建议，并提交至联席会。2.联席会对监督检查结果进行审议，针对存在的问题，及时督促相关部门进行整改落实。（二）考核办法1.建立卫生工作考核制度，对各部门卫生工作进行量化考核。考核指标包括办公区域卫生状况、公共区域卫生维护、活动参与情况、卫生知识宣传教育等方面。2.考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核结果作为部门季度绩效奖金分配的参考依据；年度考核结果作为部门年度评先评优的重要依据。3.对于卫生工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于卫生工作不达标的部门，责令限期整改，并根据情节轻重给予相应的处罚。七、经费管理（一）经费预算1.卫生组联席会根据年度活动计划和卫生工作实际需要，编制年度经费预算。经费预算应包括会议费用、活动费用、宣传费用、卫生设施设备购置及维护费用等。2.经费预算经联席会审议通过后，报公司/组织财务部门审核备案。（二）经费使用1.卫生组经费使用应严格按照预算执行，遵循专款专用、节约高效的原则。2.费用报销应按照公司/组织财务制度要求，提供真实、合法、有效的票据凭证，经审批后予以报销。3.对于重大活动或项目经费，应实行专项管理，单独核算，并定期向联席会汇报经费使用情况。（三）经费监督1.公司/组织财务部门负责对卫生组经费使用情况进行监督检查，确保经费使用合规、合理。2.联席会应定期对经费使用情况进行审议，检查经费是否按照预算用途使用，是否存在浪费、挪用等现象。对于发现的问题，及时进行整改处理。八、信息沟通与共享（一）沟通渠道1.建立卫生组内部沟通微信群，作为日常信息交流的主要平台。各部门负责人及相关人员应加入该群，及时发布卫生工作动态、通知公告、问题反馈等信息。2.定期召开卫生工作座谈会，加强各部门之间的面对面沟通与交流。座谈会可根据实际情况不定期举行，由联席会主席或指定人员主持。3.设立意见箱，收集员工对卫生工作的意见和建议。意见箱应定期开启，对收集到的信息进行整理分析，并及时反馈处理结果。（二）信息共享1.秘书组负责定期收集、整理卫生工作相关信息，包括政策法规、行业标准、工作动态、经验交流等，形成信息简报，发送至各部门及联席会成员。2.卫生组内部共享平台应及时上传卫生工作相关文件资料、会议纪要、活动方案等信息，方便各部门查阅和下载。3.对于涉及公司/组