化工公司产品质量追溯制度

化工公司产品质量追溯制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国安全生产法》《全球化学品管理倡议》（GCI）、《欧盟化学品注册、评估、授权和限制法规》（REACH）、《联合国关于危险货物运输的建议书规则和规定》（UNOrangeBook）等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，符合企业国际化经营战略要求，同时满足ISO9001质量管理体系及ISO14001环境管理体系要求。

1.1.2制定目的

针对化工行业产品质量追溯管理中存在的信息孤岛、责任模糊、风险滞后等问题，本制度旨在通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现以下核心目标：

（1）规范产品全生命周期追溯流程，确保产品质量信息可追溯、可核查；

（2）强化风险防控能力，降低产品召回、安全事故及合规处罚风险；

（3）提升运营效率，优化资源配置，适配数字化转型需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有化工产品（含中间体、原料）的设计、采购、生产、检验、销售、运输、售后服务等环节，覆盖所有业务单元及关联单位（含外包供应商、合作研发机构等）。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行层：研发部、采购部、生产部、质检部、销售部、物流部、法务部等部门及岗位；

（3）监督层：内控部、审计部、合规部。

1.2.3例外适用场景

（1）内部研发样品（价值低于10万元人民币）可简化流程，但需符合安全规范；

（2）紧急出口物资（如自然灾害救援物资）经总经理审批可豁免部分追溯要求。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及目标市场法律法规，确保产品符合强制性标准及行业准入要求。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、各部门职责权限，确保权力运行与责任承担相匹配。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险环节（如高危化学品、出口产品），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

优化流程节点，减少不必要审批，提升追溯效率。

1.3.5持续改进原则

建立动态评估机制，定期优化制度及流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第三层级，低于《公司治理基本制度》但高于部门级操作规程。

1.4.2制度衔接

（1）与《公司内部控制手册》衔接：嵌入内控节点，如采购环节供应商准入控制（中风险）；

（2）与《财务报销制度》衔接：追溯费用归属需符合财务分摊规则；

（3）与《信息安全管理制度》衔接：产品数据传输需通过加密通道。

1.4.3冲突处理规则

若本制度与其他制度冲突，以本制度为准，重大事项由合规部协调仲裁。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司成立产品质量追溯管理委员会（以下简称“委员会”），由总经理担任主任，成员包括分管副总经理、各相关部门负责人及合规总监。委员会下设办公室于内控部，负责日常协调与监督。组织架构遵循“分层授权、垂直管理”原则，决策层负责重大事项审批，执行层负责流程落实，监督层负责独立核查。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：重大追溯标准调整（如涉及国际标准变更）、重大召回事件处置；

（2）议事规则：重大事项需三分之二以上股东出席，同意票过半。

2.2.2董事会

（1）决策范围：年度追溯预算审批、核心供应商准入标准制定；

（2）议事规则：关联交易事项需回避表决。

2.2.3总经理办公会

（1）决策范围：一般召回审批、追溯流程优化；

（2）议事规则：需经部门负责人汇报及合规部备案。

2.3执行机构与职责

2.3.1研发部

（1）职责：建立产品追溯码体系，明确编码规则（如“产品类型+批次号+工厂代码”）；

（2）责任主体：首席技术官（CTO）对追溯系统准确性负责。

2.3.2采购部

（1）职责：确保原料供应商提供完整追溯信息（含批次、检测报告）；

（2）责任主体：采购总监对供应商信息真实性负责。

2.3.3生产部

（1）职责：按批次记录生产参数，确保可追溯性；

（2）责任主体：生产厂长对生产环节数据完整性负责。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）职责：嵌入三个关键内控环节：采购合同供应商追溯条款审核（中风险）、生产过程批次核查（高）、成品入库二维码扫描核对（中）；

（2）责任主体：内控总监对内控措施有效性负责。

2.4.2审计部

（1）职责：每年开展至少一次专项审计，核查数据一致性；

（2）责任主体：审计总监对审计独立性负责。

2.4.3合规部

（1）职责：监控目标市场合规要求变化，更新追溯标准；

（2）责任主体：合规总监对制度合规性负责。

2.5协调与联动机制

（1）建立跨部门周例会，由内控部协调；

（2）涉外业务增设属地法务协调机制，需提前15个工作日评估风险；

（3）重大追溯事件需启动应急联动，启动条件包括：产品检出有害物质浓度超标（如铅含量＞0.1%）。

第三章【专业领域管理标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）产品批次追溯准确率≥99%；

（2）出口产品合规抽检合格率≥100%；

（3）重大追溯事件响应时效≤24小时。

3.1.2核心KPI

（1）合同审批时效≤3个工作日；

（2）批次信息录入完整度≥95%；

（3）系统查询响应速度≤5秒。

3.2专业标准与规范

3.2.1编码标准

（1）原料：采用“材料编码+生产批次+供应商标识”三级码；

（2）成品：采用“产品编码+生产日期+工厂代码”三级码。

3.2.2风险控制点

（1）高风险点：

-出口产品（对应REACH法规）；

-高毒性化学品（如氰化物）；

-紧急出口订单（如医疗物资）。

（2）防控措施：

-出口产品需提前完成欧盟注册信息对接；

-高毒性化学品实施双人双锁管理；

-紧急订单需加急复核。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从研发设计阶段嵌入追溯需求；

（2）风险矩阵法：根据产品危险性、市场风险确定管控力度。

3.3.2工具应用

（1）ERP系统：实现批次信息自动流转；

（2）OA平台：固化审批流程；

（3）二维码扫描仪：生产环节数据采集终端。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1产品设计阶段

（1）研发部提交产品草案时需附追溯方案，经合规部审核（中风险）；

（2）设计文件需标注追溯关键点，如原料用量、工艺参数。

4.1.2采购阶段

（1）采购部获取供应商批次信息，经内控部校验（中风险）；

（2）原料入库前需扫描二维码核对信息，数据同步至ERP系统。

4.1.3生产阶段

（1）生产部按批次记录设备参数，每班次由质检员核对（高）；

（2）完工产品需扫描二维码生成追溯码，数据上传至MES系统。

4.1.4销售与运输

（1）销售部将产品追溯码嵌入合同条款；

（2）物流部运输前需核对批次信息，异常情况需启动应急预案。

4.1.5售后服务

（1）客服部记录客户反馈的批次信息，经质检部核查（中）；

（2）重大质量问题需追溯至原料批次。

4.2子流程说明

4.2.1追溯信息采集

（1）内容：原料供应商资质、批次检测报告、生产参数；

（2）责任主体：采购部（主责）、质检部（配合）。

4.2.2异常批次处置

（1）流程：发现异常批次→启动调查→隔离产品→追溯源头→制定措施；

（2）责任主体：生产厂长（主责）、CTO（配合）。

4.3流程关键控制点

（1）原料入库前二维码扫描（中）；

（2）成品出厂前合规性复核（高）；

（3）出口产品批次信息翻译核对（中）。

4.4流程优化机制

（1）每年11月启动复盘，由内控部牵头；

（2）优化建议需经委员会审议，重大调整需经董事会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购权限：

-金额＜10万元人民币：采购部经理审批；

-金额≥10万元：分管副总审批；

-出口产品需合规部备案。

（2）生产权限：

-批次变更：生产总监审批；

-工艺参数调整：CTO审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：不超过3个工作日；

（2）特殊审批：需附风险评估报告，审批时限延长至5个工作日。

5.3授权与代理机制

（1）授权范围：经总经理授权可授予下属部门；

（2）临时代理需经书面授权，授权期限不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）紧急情况需加急通道，但需经合规部评估；

（2）异常审批需记录原因，纳入年度审计范围。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报需完整填写“产品追溯信息采集表”；

（2）电子数据需双备份，纸质文件归档于档案室。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10个批次；

（2）专项监督：审计部每季度核查一次系统数据。

6.3检查与审计

（1）日常检查：质检部每日抽检；

（2）专项审计：每年至少一次，覆盖出口产品。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：每月5日前提交；

（2）报告内容：含数据统计、风险预警、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：

-批次追溯准确率（权重40%）；

-追溯事件响应时效（权重30%）；

-合规抽检合格率（权重30%）。

（2）考核对象：部门及岗位。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：季度考核，年度汇总；

（2）评估方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

（2）整改责任：由直接责任部门承担。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：客户投诉、审计发现、系统日志；

（2）审批权限：由委员会审议，重大调整需经董事会批准。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：如提前发现重大风险、优化流程显著提升效率等；

（2）奖励类型：精神奖励（表彰）+物质奖励（奖金）。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：系统数据错填（如批次号漏填）；

（2）较重违规：未按期提交追溯报告；

（3）严重违规：故意篡改追溯信息。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级对应罚款金额（一般违规＜1000元，较重违规1000-5000元）；

（2）程序：调查→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

（2）受理部门：人力资源部。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由总经理牵头、各部门参与的应急小组；

（2）响应流程：发现→评估→决策→处置→复盘。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害导致系统瘫痪；

（2）处理要求：启用纸质流程，事后补录数据。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部配合；

（2）沟通口径：需适配目标市场文化，如针对美国市场需强调FDA合规。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由合规