纺织公司档案管理质量办法

纺织公司档案管理质量办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》（GB/T29194）、《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及国际档案理事会《档案组织与管理指南》（ICAGuidetoRecordsandInformationManagement）等相关法律法规、行业标准及国际公约制定，适配跨国经营需求，确保公司档案管理合规、高效、安全。

1.1.2制定目的

鉴于公司档案管理存在分散存储、标准缺失、风险隐患等问题，为规范档案管理行为，防控合规与操作风险，提升档案信息利用效率，支撑业务决策与价值创造，特制定本制度。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有业务领域，包括但不限于产品研发、采购、生产、销售、财务、人力资源、法律合规等环节形成的各类档案，以及关联合作单位、外包机构的档案管理要求。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司全体员工（正式及外包）、合作单位相关人员，需履行档案管理职责的部门及岗位需严格遵守本制度。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理必须符合国家法律法规、行业规范及国际公约要求，确保档案真实性、完整性、安全性。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与权限明确匹配，责任主体需承担相应管理责任，形成权责清晰的管理体系。

1.3.3风险导向原则

聚焦高价值、高风险档案管理，实施差异化管控措施，优先防控重大风险。

1.3.4效率优先原则

优化档案管理流程，减少冗余环节，确保档案形成、归档、利用的及时性与便捷性。

1.3.5持续改进原则

基于内外部监督结果、业务变化及技术发展，定期优化档案管理制度与流程。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度地位

本制度为公司基础性专项制度，与《企业内部控制手册》《财务管理办法》《合规管理细则》等制度协同执行，冲突时以本制度为准。

1.4.2衔接关系

档案管理需与合同管理、财务管理、IT管理等制度衔接，确保信息闭环。例如，合同档案需与财务付款、法务审核等环节同步管理，形成全生命周期管控。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“决策层—执行层—监督层”三级架构。决策层由董事会负责重大档案管理事项审批；执行层由总经理办公会统筹，各部门落实具体管理职责；监督层由内控部、审计部负责日常监督，合规部负责涉外档案合规性审查。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

负责档案管理制度修订、重大档案处置（如涉密档案销毁）的最终审批权。

2.2.2董事会

负责审批年度档案管理预算、重大档案管理方案，监督制度执行情况。

2.2.3总经理办公会

统筹档案管理资源，协调跨部门档案管理事项，审批一般档案管理规范。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门（主责部门）

负责档案管理制度的制定与修订，统筹全公司档案分类、归档、保管、利用，定期开展档案质量检查。

2.3.2业务部门（执行主体）

负责本部门业务档案的形成、初验与移交，如研发部负责技术图纸档案管理，采购部负责供应商合同档案管理。

2.3.3IT部门（技术支撑）

负责档案管理系统运维，保障系统安全稳定，配合档案电子化工作。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

嵌入档案管理全流程关键控制点，如档案审批权限设置、保管期限审核，每年开展专项内控测试。

2.4.2审计部

每年至少开展一次档案管理专项审计，核查档案完整性、合规性，出具审计报告。

2.4.3合规部

审查涉外业务档案（如出口合同、国际专利）的合规性，确保符合目标国法律法规。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

建立档案管理联席会议制度，由档案管理部门牵头，每季度召开一次，解决跨部门档案协同问题。

2.5.2信息共享

2.5.3涉外业务适配

在目标国设立档案管理联络人，负责属地档案法规传递与合规性监督，如欧盟GDPR合规审查。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现档案“应归尽归、分类清晰、安全可控、高效利用”。

3.1.2核心指标

档案完整率≥99%、归档及时率≥95%、档案利用响应时≤2个工作日、电子档案可用率≥100%。

3.2专业标准与规范

3.2.1分类标准

档案按“业务类型+保管期限”分类，如研发档案（永久/30年/10年）、合同档案（永久/10年/5年）。

3.2.2归档规范

纸质档案采用无酸档案盒，电子档案需符合PDF/A标准，涉密档案需双份异地存储。

3.2.3风险控制点及措施

高风险点：

-涉密档案管理（措施：专人保管、双锁存储、访问审批）

-国际专利档案（措施：多国版本备份、知识产权部联合审核）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用“全生命周期管理”方法，覆盖档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁全流程。

3.3.2管理工具

使用ERP系统管理合同档案，OA系统管理人事档案，电子档案库统一存储，配合OCR技术实现文档自动分类。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案形成

业务部门按档案分类标准形成档案，需经业务主管审核、部门负责人签字确认。

4.1.2档案收集

档案管理部门每月收集各部门归档材料，需双人核对档案完整性。

4.1.3档案归档

纸质档案归档需经档案管理员验收、系统登记，电子档案需同步上传电子档案库。

4.1.4档案保管

档案保管期限届满需经档案鉴定委员会审核，报总经理办公会审批后销毁。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案移交流程

业务部门完成电子档案整理后，需在3个工作日内移交档案管理部门，IT部门配合系统权限变更。

4.2.2涉外档案管理流程

涉及国际业务的档案需经合规部初审，目标国分支机构配合完成本地合规性审查。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案审批控制

重大档案（如金额超1000万的合同）需经财务部联合审核，确保档案与付款信息一致。

4.3.2电子档案校验

系统自动校验电子档案完整性，每年至少一次人工抽查，核查哈希值是否一致。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起

业务部门可基于实际需求提出流程优化建议，档案管理部门组织评估。

4.4.2复盘周期

每年12月开展全流程复盘，重点审查档案利用效率及风险控制有效性。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案查阅权限

-部门主管：可查阅本部门档案，需经档案管理员授权。

-总经理：可查阅公司级重要档案，需经档案管理部门申请。

-外部人员：需提供书面授权，经法务部审批后方可查阅。

5.1.2档案处置权限

-档案销毁：保管期限届满档案需经档案鉴定委员会审批，重大档案需董事会审批。

-档案复制：需经档案管理员登记，涉密档案需双人监督。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-一般档案：部门主管审批。

-重要档案：总经理审批。

-重大档案：董事会审批。

5.2.2审批时限

常规审批≤2个工作日，紧急审批需附书面说明，优先处理。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

部门主管需在OA系统备案授权范围，授权有效期不超过1年。

5.3.2代理规范

临时代理需经部门主管书面批准，代理期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

需经总经理特批，留存审批记录及电子痕迹。

5.4.2补批规范

越权审批需在3个工作日内补办审批手续，档案管理部门备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范

档案移交需使用统一《档案移交清单》（见附件1），纸质档案需签字盖章。

6.1.2痕迹留存

电子档案操作需记录IP地址、时间戳，纸质档案查阅需登记《档案查阅登记簿》。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

档案管理部门每周抽查各部门档案管理情况，内控部每季度开展档案流程测试。

6.2.2专项监督

每年6月开展档案管理专项检查，审计部同步核查风险控制有效性。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-日常检查：每月不少于2次。

-专项检查：每半年1次，覆盖所有业务部门。

6.3.2审计要求

审计报告需包含问题清单、整改要求及责任部门，整改期满后复核。

6.4执行情况报告

6.4.1报告内容

需含档案数量统计、风险事件、改进措施及落实情况。

6.4.2报告周期

月度报告由档案管理部门提交至总经理办公会，年度报告需经董事会审议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

-档案完整率（30%）

-归档及时率（25%）

-档案利用率（20%）

-风险控制（25%）

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

月度评估由档案管理部门实施，季度评估由内控部复核。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：7个工作日内整改。

-重大问题：30个工作日内整改，需形成专项报告。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2制度修订

经评审的改进建议需由档案管理部门修订，报总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-档案管理创新（精神奖励+奖金）

-风险防控突出贡献（物质奖励+晋升优先）

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

-一般违规：档案归档不及时。

-较重违规：涉密档案泄露。

-严重违规：档案管理导致重大损失。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

-一般违规：通报批评。

-较重违规：扣除绩效工资。

-严重违规：解除劳动合同。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉流程

员工收到处罚通知后3个工作日内可向人力资源部申诉，由合规部复核。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

针对档案火灾、水浸、系统瘫痪制定专项预案，每年9月演练。

9.1.2危机处理

涉密档案泄露需立即启动应急预案，由法务部协调公关。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

如国际业务突发变更需临时调整档案管理要求。

9.2.2风险控制

例外处理需经合规部审批，留存全程记录。

9.3危机公关与善后

9.3.1公关责任

公关部负责发布口径，需经法务部审核。

9.3.2善后措施

档案损失需形成调查报告，纳入年度风险管理分析。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由档案管理部门负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

-《企业内部控制手册》第5章

-《财务管理办法》第8节

-《合规管理细则》第10节

10.3修订与废止程序

制度修订需经总经理办公会审议，修订后10个