化工公司应急物资管控规定

化工公司应急物资管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《企业安全生产标准化基本规范》（GB/T33000-2016）、《国际危规》（IMDGCode）、《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，符合企业国际化经营战略要求。同时，基于公司多年应急物资管理实践经验，针对物资储备不足、管理混乱、响应滞后等管理痛点，旨在构建科学、规范、高效的应急物资管控体系。

1.1.2核心目标

（1）规范应急物资全生命周期管理，确保物资质量可靠、数量充足、调配及时；

（2）强化风险防控能力，降低突发事件对生产运营、人员安全及环境的影响；

（3）提升管理效率，通过数字化工具与协同机制优化资源配置与应急响应。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定适用于公司所有化工业务板块，包括但不限于原料采购、生产制造、仓储物流、技术研发及国际业务拓展等环节涉及的应急物资管控。

1.2.2适用对象

（1）决策层：股东会、董事会、总经理办公会；

（2）执行层：采购部、仓储部、安全环保部、生产部、财务部及各事业部；

（3）监督层：内控部、审计部、合规部；

（4）关联方：供应商、物流服务商、合作单位及外包团队。

1.2.3例外适用场景

（1）非化工业务板块的应急物资管理；

（2）金额低于公司规定标准的小型应急物资采购，经总经理办公会审批可简化流程。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家及所在地法律法规，确保物资采购、储存、使用符合GHS、REACH等国际标准。

1.3.2权责对等原则

明确各部门及岗位职责，建立责任追溯机制，确保权责边界清晰。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险物资（如易燃易爆、剧毒化学品），实施重点管控，嵌入三个关键内控环节：采购审批、库存核查、应急调拨。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

定期复盘管理流程，结合事故案例、技术发展及政策变化动态优化制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本规定为公司专项管理制度，低于《公司内部控制基本规范》，高于各业务部门实施细则。

1.4.2制度衔接

与《公司采购管理办法》《仓储管理规范》《财务报销制度》等关联制度形成管理闭环，冲突条款以本规定为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司应急物资管控体系分为决策层、执行层、监督层三层架构：

（1）决策层：由董事会安全生产委员会负责重大事项审批，包括年度物资预算、高风险物资采购计划等；

（2）执行层：采购部负责物资采购与供应商管理，仓储部负责物资存储与调拨，安全环保部负责风险监控与应急预案；

（3）监督层：内控部负责内控环节核查，审计部负责年度专项审计，合规部负责国际标准适配。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

审议应急物资管理年度预算及重大采购计划，授权董事会执行。

2.2.2董事会

（1）审批年度应急物资管理策略；

（2）授权总经理办公会处理日常采购审批权限；

（3）监督重大突发事件应急物资调拨决策。

2.2.3总经理办公会

（1）审批金额低于公司规定标准的物资采购；

（2）协调跨部门应急物资调配；

（3）批准应急预案修订。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部

（1）建立供应商准入机制，优先选择具备ISO9001认证的供应商；

（2）执行采购审批流程，高风险物资需经安全环保部联合审核；

（3）定期更新采购目录，淘汰过期物资。

2.3.2仓储部

（1）按“分区分类”原则存储物资，高危区设置独立监控；

（2）执行出入库双核对制度，留存电子与纸质痕迹；

（3）配合应急调拨，确保物资可追溯。

2.3.3安全环保部

（1）制定应急物资需求清单，嵌入风险评估矩阵；

（2）定期开展应急演练，检验物资有效性；

（3）监督废弃物处置合规性。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）核查采购审批环节的权限符合性；

（2）嵌入库存盘点内控点，要求季度抽盘比例不低于20%；

（3）评估应急调拨流程的效率。

2.4.2审计部

（1）每年开展应急物资专项审计；

（2）核查物资采购合同、验收单等关键凭证；

（3）出具审计报告并跟踪整改。

2.4.3合规部

（1）确保物资分类符合GHS/REACH标准；

（2）审核跨国调拨的属地合规性；

（3）提供国际标准培训。

2.5协调与联动机制

（1）建立应急物资管理联席会议制度，每月召开例会，由安全环保部牵头；

（2）制定信息共享机制，ERP系统实现采购、库存、调拨数据实时同步；

（3）涉外业务增设属地协调小组，由亚太区总部统筹。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标

（1）物资储备满足至少90%的突发需求；

（2）采购周期控制在5个工作日内；

（3）库存周转率不低于2次/年。

3.1.2核心指标

（1）采购审批时效≤3个工作日；

（2）物资损耗率≤1%；

（3）应急响应时间≤2小时。

3.2专业标准与规范

3.2.1分类标准

（1）按风险等级：高风险（易燃、剧毒）、中风险（腐蚀、氧化）、低风险（通用防护）；

（2）按功能：防护类（呼吸器、防护服）、灭火类、医疗类、设备类。

3.2.2风险控制点及措施

（1）高风险物资采购（高）：需经董事会审批，供应商需通过资质预审；

（2）库存超期预警（中）：系统自动提醒，3日内必须处置；

（3）跨国调拨合规（低）：需提供当地许可证明。

3.2.3技术规范

（1）消防类物资需符合NFPA标准；

（2）防护用品需通过EN388认证；

（3）存储环境温度湿度记录间隔≤4小时。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（1）全生命周期管理：从需求识别到报废处置；

（2）风险矩阵法：量化评估物资重要性；

（3）PDCA循环：持续优化管理流程。

3.3.2管理工具

（1）ERP系统：实现采购、库存、财务一体化；

（2）WMS系统：智能预警库存异常；

（3）移动终端：扫码出入库，实时更新数据。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求识别：安全环保部根据风险等级编制年度清单；

（2）采购执行：采购部发起申请，经财务部复核后供应商确认；

（3）入库验收：仓储部核对数量、效期，不合格物资拒收；

（4）存储管理：按分类分区存储，系统自动生成效期预警；

（5）调拨使用：应急需求经审批后，仓储部24小时内完成配送；

（6）报废处置：合规部门监督，记录销毁过程。

4.2子流程说明

4.2.1高风险物资采购子流程

（1）安全环保部提供技术参数；

（2）采购部招标，技术标占比40%；

（3）合规部审核包装标签；

（4）总经理审批合同。

4.2.2应急调拨子流程

（1）现场负责人向安全环保部提交申请；

（2）系统自动匹配库存，需经主管级以上审批；

（3）仓储部48小时内完成配送，留存运输记录。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批：金额≥50万元需董事会审批；

（2）验收环节：双人核对，不合格物资需供应商现场处理；

（3）应急调拨：需附风险评估报告。

4.4流程优化机制

（1）每年6月由内控部牵头开展流程复盘；

（2）系统自动生成优化建议，经部门联席会议审议；

（3）重大调整需经总经理办公会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购金额≤10万元：采购部经理审批；

（2）金额10-50万元：分管副总审批；

（3）金额＞50万元：董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：2个工作日内完成；

（2）特殊审批：设置加急通道，1个工作日完成；

（3）越权审批：视为无效，责任部门承担后果。

5.3授权与代理机制

（1）授权需书面形式，明确授权范围、期限；

（2）临时代理需主管级以上签字背书；

（3）授权到期后3日内必须撤销。

5.4异常审批流程

（1）紧急采购需附《突发事件应急评估表》；

（2）权限外审批需提交补批申请；

（3）所有异常审批需记录审批意见及风险等级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）采购合同必须包含效期条款；

（2）库存盘点需填写《物资核查表》；

（3）应急调拨需留存照片、视频等电子证据。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：安全环保部每周抽查；

（2）专项监督：内控部每季度评估；

（3）突击检查：审计部不提前通知。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年6月、12月开展；

（2）核查重点：采购合规性、效期管理、应急调拨；

（3）审计报告需提交总经理办公会。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度、季度、年度；

（2）核心内容：物资存量、风险事件、处置结果；

（3）报告需经分管副总签字。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购及时率（权重30%）：考核采购周期；

（2）库存合规率（权重40%）：评估效期、分类存储；

（3）应急响应（权重30%）：考核调拨时效。

7.2评估周期与方法

（1）月度考核：系统自动生成报表；

（2）季度评估：部门联席会议审议；

（3）年度审计：审计部出具结果。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内完成；

（3）整改报告需经分管副总审批。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过ERP系统匿名提交；

（2）评估：合规部每月整理，内控部审核；

（3）审批：总经理办公会季度审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：物资管理优秀部门、创新技术应用；

（2）奖励标准：精神奖励+绩效奖金；

（3）程序：提名→审核→公示（3天）→发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：物资记录错误；

（2）较重违规：超期未处置；

（3）严重违规：导致事故。

8.3处罚标准与程序

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：主管级以下降级；

（3）严重违规：解除劳动合同。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚后3日内；

（2）受理部门：人力资源部；

（3）复议时限：5个工作日。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立应急物资指挥部，总经理任组长；

（2）响应流程：分级启动，Ⅰ级（重大）需24小时内上报；

（3）资源保障：亚太区总部设立应急库。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、供应商中断；

（2）审批权限：分管副总审批，需附《例外情况评估表》；

（3）记录要求：系统强制填写例外原因。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部、合规部联合；

（2）沟通口径：由亚太区总部统一发布；

（3）善后措施：事故后30日内完成物资补充。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司安全环保部负责解释。

10.2相关制度索引

（1）《公司采购管理办法》