纺织公司销售合同监督制度

纺织公司销售合同监督制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》《纺织行业合同管理规范》（FZ/TXXXX-XXXX）、《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）等法律法规、行业标准及国际公约，结合公司国际化经营战略及数字化转型要求，旨在规范销售合同全生命周期管理，防范经营风险，提升合同履约效率，实现价值创造目标。鉴于公司业务范围广泛、客户类型多样、跨国业务占比高等特点，当前合同管理存在流程不统一、风险识别不足、审批效率低下、数字化支撑薄弱等问题，亟需通过制度体系建设实现精细化管理。核心目标包括：统一合同管理标准，降低合规风险；优化审批流程，提升运营效率；强化风险防控，保障公司合法权益；适配数字化需求，支撑国际化经营。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有业务部门及关联人员，包括但不限于销售部、法务部、财务部、内控部、供应链部等，覆盖国内及境外所有销售合同（含采购合同作为反向约束条款）。适用对象包括正式员工、外包团队及合作单位（如经销商、代理商等）。例外适用场景包括：金额低于公司规定标准（具体金额由总经理办公会审定）的紧急订单合同、内部协作协议等，需经总经理特批后方可豁免部分审批环节。所有合同审批权限由董事会授权总经理办公会分级管理，重大涉外合同需经董事会审议。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：合同条款及流程须符合国家法律法规及国际公约要求，确保合法经营；

（2）权责对等原则：明确各层级审批权限及责任主体，实现权责统一；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险合同，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过流程优化与数字化工具，压缩审批周期，提升响应速度；

（5）持续改进原则：定期复盘合同管理效果，动态优化制度与流程；

（6）平等自愿原则：合同条款需遵循公平诚信原则，保障交易安全。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司专项管理制度，在《企业内部控制手册》框架下实施，与《财务审批管理办法》《内控合规管理办法》《绩效考核管理办法》等制度形成协同体系。若存在冲突条款，以本制度为准，特殊情况由法务部牵头协调解决，并形成书面决议存档。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理办公会-业务部门-监督部门”四层架构。董事会负责重大合同审批及制度顶层设计；总经理办公会授权分管领导审批合同金额超出权限的业务；业务部门负责合同发起与执行；内控部、审计部、合规部负责全流程监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度重大合同战略及预算；

（2）董事会：审批金额超1000万元人民币或境外合同的框架协议及重大条款；

（3）总经理办公会：审批金额在50万元至1000万元人民币的业务合同，授权分管领导审批50万元以下合同。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同模板管理、风险识别及履约跟进；

（2）法务部：提供法律支持，审核合同合规性（高风险点）；

（3）财务部：审核付款条件及金额准确性（中风险点）；

（4）供应链部：确认交付能力及库存匹配（中风险点）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入合同审批、履约跟踪等三个关键内控环节，定期核查流程执行情况；

（2）审计部：每年开展合同专项审计，重点关注金额超500万元的业务；

（3）合规部：监督涉外合同是否符合属地法律法规。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”制度，由总经理牵头，销售、法务、内控等部门参与，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由驻外机构负责人及总部法务组成，确保合同条款适配当地法律。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同审批时效：≤3个工作日（金额≤50万元）；≤5个工作日（50万元＜金额≤500万元）；≤7个工作日（金额＞500万元）；

（2）合同履约率：≥98%；

（3）重大违约事件：0次/年。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：合同条款需包含标的物、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等法定要件；

（2）合规标准：涉外合同需符合CISG及目标国法律（如欧盟GDPR）；

（3）风险控制点：

-高风险点（如金额＞1000万元、境外业务）：法务部强制审核条款；

-中风险点（如付款条件）：财务部核对现金流匹配度；

-低风险点（如金额≤50万元）：销售部自行复核。

3.3管理方法与工具

采用“全生命周期管理”方法，利用ERP系统实现合同电子化审批，CRM系统跟踪履约进度。关键工具包括：

（1）风险矩阵：量化评估合同风险等级；

（2）PDCA循环：通过复盘持续优化流程。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售部门发起合同需求→销售初审（核对客户信用、条款合理性）→法务合规审核（高风险点）→财务付款条件复核（中风险点）→总经理审批（分级授权）→合同签署→ERP系统归档→履约跟踪→归档销毁。

4.2子流程说明

（1）涉外合同审批：增加目标国法律合规性审核环节，由合规部主导；

（2）紧急合同处理：启动“加急通道”，但金额＞300万元的需经法务部书面说明。

4.3流程关键控制点

（1）合同发起前：销售部需提供客户信用报告（高风险点）；

（2）条款审核时：法务部需标注法律风险点（高风险点）；

（3）履约跟踪中：供应链部需每月上报交付进度（中风险点）。

4.4流程优化机制

每年11月开展全流程模拟测试，由内控部牵头，收集各环节堵点，次年1月提交优化方案，经总经理办公会审议后执行。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

以“业务类型+金额+岗位层级”三维模型分配权限：

（1）销售合同：金额≤50万元，销售经理审批；50万元＜金额≤300万元，分管销售副总审批；金额＞300万元，总经理审批；

（2）涉外合同：金额≤200万元，法务部强制审核，分管法务副总审批；金额＞200万元，需董事会审议。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按金额层级逐级审批，单日累计审批时长≤2小时；

（2）特殊审批：金额＞1000万元的重大合同需经总经理办公会集体审议。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需分管领导书面批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）越权审批：需次日补办审批手续；

（2）补批情形：流程中断、人员变动等，需提供书面说明及风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：合同审批表需包含审批意见、风险等级、复核人签字等要素；

（2）痕迹留存：电子审批流程需全程留痕，纸质合同扫描归档至ERP系统。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%合同审批记录；

（2）专项监督：审计部每季度对金额＞500万元的合同开展履约跟踪；

（3）突击检查：合规部对涉外合同进行年度合规性评估。

6.3检查与审计

（1）检查频次：月度常规检查、季度重点检查；

（2）审计要求：每年至少一次合同专项审计，审计报告需提交董事会。

6.4执行情况报告

每月5日前提交《合同管理执行报告》，内容包含：审批时效统计、风险事件汇总、改进建议等，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：合同审批及时率（权重40%）、履约差错率（权重30%）；

（2）法务部：高风险合同审核通过率（权重20%）；

（3）内控部：监督整改完成率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核、季度评估、年度总评；

（2）评估方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内）、重大问题（30个工作日内）、紧急问题（立即整改）；

（2）问责机制：逾期未整改的，对责任部门负责人进行绩效考核扣分。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统开放整改建议通道；

（2）优化审批：每年6月组织流程再造，评估通过率。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提前完成审批、避免重大风险等；

（2）奖励程序：部门推荐→内控部审核→总经理审批→公示3个工作日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：流程轻微差错；

（2）较重违规：越权审批但未造成损失；

（3）严重违规：金额＞500万元的合同未经审批。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚等级：警告（书面）、罚款（金额≤500元）、降级（金额＞500元）；

（2）处罚程序：调查取证→告知当事人→审批→执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）复议流程：提交申诉书→人力资源部受理→总经理办公会审议→5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立“合同危机处置小组”，由法务部牵头；

（2）处置流程：紧急上报→启动预案→责任部门协同→事后复盘。

9.2例外情况处理

例外审批需附《例外情况说明》，内容包括：风险等级、替代方案、整改措施等。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部配合；

（2）属地适配：通过驻外机构协调沟通。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《财务审批管理办法》（文号：企财字〔2023〕XX号）；

（2）《内控合规管理办法》（文号：企内控字〔2023〕XX号）。

10.3修订与废止程序