珠宝公司报销凭证管理规定

珠宝公司报销凭证管理规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》《企业内部控制配套指引》等行业标准，并遵循《联合国国际货物销售合同公约》《世界贸易组织规则》等国际公约，结合珠宝公司跨国经营及数字化转型的战略需求制定。针对当前报销凭证管理中存在的审批效率低下、风险点分散、国际业务适配不足等痛点，核心目标在于规范报销凭证管理流程，强化风险防控，提升运营效率，实现价值创造与合规经营的有机统一。

1.2适用范围与对象

本规定适用于珠宝公司所有业务领域，包括采购、销售、仓储、物流、研发、市场等部门的正式员工、外包服务人员及合作单位（如供应商、运输商等），并覆盖所有涉及费用报销的凭证开具、审核、报销、支付等环节。例外场景包括但不限于紧急采购、境外突发性支出等特殊业务，需经总经理办公会专项审批。审批权限根据金额、业务类型及风险等级分层管理，具体划分见第五章。

1.3核心原则

（1）合规性原则：报销凭证管理须符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保业务合法合规。

（2）权责对等原则：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，实现权责统一。

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如大额支出、境外采购），实施差异化管控。

（4）效率优先原则：通过流程优化、系统联动等方式，压缩审批周期，提升报销效率。

（5）持续改进原则：基于业务发展、风险变化及数字化趋势，动态优化制度。

（6）国际化适配原则：跨国业务需遵循当地法律法规及国际惯例，确保凭证管理的全球一致性。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理制度，与《公司财务管理制度》《内控手册》《采购管理办法》《绩效管理办法》等制度构成关联体系。若存在冲突，以本规定为准，同时需与财务、内控、法务等部门制度保持一致。制度修订需经法务部合规性审查，确保不违反关联制度要求。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司报销凭证管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大事项审批；执行层由财务部、各业务部门及报销申请人构成，负责流程操作；监督层由内控部、审计部及合规部组成，负责全过程监督。各层级职责分工见2.2、2.3、2.4条。

2.2决策机构与职责

董事会负责审批年度预算内的大额支出（≥500万元）、境外采购报销政策及制度修订；总经理办公会负责审批年度预算外的重要支出（100万元-500万元）及特殊业务报销，每月召开一次审议重大审批事项。决策机构需建立议事规则，确保决策程序合法合规。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：主责统筹报销凭证全流程管理，包括凭证标准制定、系统配置、异常监控及账务处理，由财务总监直接负责。

（2）各业务部门：负责本部门员工报销申请的初审，确保业务真实性及凭证合规性，部门负责人为第一责任人。

（3）报销申请人：负责按标准开具、收集、提交凭证，并确保信息准确完整。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽取10%报销凭证进行合规性检查，嵌入“凭证合规性”“审批时效”“权限匹配”三个关键内控环节，核查标准包括：①凭证类型是否合规；②审批层级是否完整；③金额是否超权限；问题整改纳入部门考核。

（2）审计部：每季度开展专项审计，重点关注境外采购凭证、大额支出审批等高风险领域，审计结果提交董事会审议。

（3）合规部：负责跨国业务凭证的属地合规性审查，确保符合当地税法及外汇管理要求。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“报销管理联席会议”制度，每月召开一次，由财务部牵头，内控部、审计部、合规部及业务部门代表参与，解决跨部门争议及制度执行问题。涉外业务需增设属地协调机制，由驻外机构配合财务部完成凭证合规性审查。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现“凭证合规、流程高效、风险可控、数据可溯”。

（2）核心指标：

①凭证审核时效≤2个工作日；

②审批错误率≤0.5%；

③境外采购凭证合规率100%；

④报销数据准确率≥99.5%。

指标统计口径由财务部统一核算，纳入部门绩效考核。

3.2专业标准与规范

（1）凭证类型标准：规范使用发票、收据、内部凭证等，境外业务需符合当地格式要求（如欧盟电子发票指令）。高风险点包括：①境外发票的税号校验（中风险）；②大额采购的合同附件核对（高风险）；防控措施：①系统对接第三方税号验证平台；②采购凭证需附合同、验收单等完整附件。

（2）行业适配要求：黄金、钻石等高价值商品采购需附质检报告及报关单（高风险），系统需强制关联附件。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环管理，通过“计划-执行-检查-改进”持续优化。

（2）管理工具：

①ERP系统：实现凭证电子化归档，嵌入审批流；

②OA系统：完成跨部门协同审批；

③OCR识别工具：自动提取凭证关键信息，减少手动录入（高风险点防控：需人工二次校验）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

报销凭证管理主流程分为“凭证收集-初审-复审-终审-支付-归档”六个环节。

（1）凭证收集：申请人按业务类型准备凭证，境外采购需同步收集当地合规凭证（责任主体：申请人）。

（2）初审：业务部门主管审核业务真实性及附件完整性（责任主体：部门主管）。

（3）复审：财务部复核审批层级及金额权限（责任主体：财务专员）。

（4）终审：总经理或授权人终审（责任主体：总经理/授权人）。

（5）支付：财务部完成付款（责任主体：出纳）。

（6）归档：电子凭证归档至ERP系统，纸质凭证按月装订（责任主体：财务档案管理员）。

4.2子流程说明

（1）境外采购凭证流程：需增加“属地合规审核”环节，由驻外机构配合财务部完成（责任主体：驻外机构+财务部）。

（2）紧急报销流程：金额＞50万元需加急通道，经财务总监特批（责任主体：财务总监）。

4.3流程关键控制点

（1）审批层级校验：系统自动校验审批层级，超权限需手动审批（高风险点防控：双重校验）。

（2）附件完整性校验：系统自动比对附件清单，缺失需退回补充（中风险）。

（3）电子留痕：所有审批节点需在ERP系统留痕，不可篡改（高风险）。

4.4流程优化机制

每年由内控部牵头，组织财务部、业务部门及信息化部门开展流程复盘，重点优化“审批节点冗余”“系统功能滞后”等问题。优化方案需经总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限，具体如下：

（1）采购报销（金额≤5万元）：部门主管审批；

（2）采购报销（5万元＜金额≤50万元）：部门主管+财务部经理；

（3）采购报销（金额＞50万元）：部门主管+财务部经理+总经理；

（4）境外采购：需经合规部前置审查（责任主体：合规部+财务部）。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：常规报销需经至少两级审批；大额支出需经三级审批。

（2）审批时效：常规审批≤2个工作日，紧急审批≤1个工作日（超时视为超权）。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需经授权人书面同意，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）越权审批：需加急通道，经总经理特批；

（2）补批：需附情况说明及风险评估，经财务总监审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）凭证格式：境内业务使用标准发票，境外业务按当地格式；

（2）信息完整：发票需包含购买方名称、税号、金额、日期等（责任主体：申请人）。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每日抽查10%凭证，核查审批合规性；

（2）专项监督：内控部每季度开展“凭证管理专项检查”，重点核查“审批权限”“电子留痕”等环节。

6.3检查与审计

（1）检查方式：现场核查+系统抽检；

（2）审计频次：专项审计每年至少一次，常规检查每月不少于一次。

6.4执行情况报告

财务部每月提交《报销凭证管理执行报告》，包含审批时效、错误率、风险事件等数据，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：审批时效、错误率、境外合规率、系统使用率；

（2）考核主体：财务部对业务部门考核，内控部对财务部考核。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度+年度；

（2）评估方法：数据统计+现场核查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题≤7个工作日整改，重大问题≤30个工作日整改；

（2）责任追究：整改不力者按《绩效考核管理办法》处罚。

7.4持续改进流程

基于审计结果、业务变化及系统升级，每半年优化一次制度，优化方案需经合规部审查。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：凭证管理优秀团队/个人；

（2）奖励程序：部门推荐→财务部审核→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：审批超时效但未超权限；

（2）较重违规：越权审批但未超权限；

（3）严重违规：伪造凭证或超权限审批。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级罚款1000-5000元；

（2）处罚程序：调查→告知→审批→执行。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服可向人力资源部申诉，人力资源部在5个工作日内完成复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对境外突发采购，制定应急预案：驻外机构同步收集合规凭证，经驻外机构+财务部双审核后加急上报。

9.2例外情况处理

例外情况需附风险评估报告，经总经理特批。

9.3危机公关与善后

境外合规问题需配合当地监管机构，由合规部制定应对方案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由财务部负责解释。

10.2相