家具公司财务内控规范办法（规则）

家具公司财务内控规范办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范办法依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国合同法》《国际会计准则》《萨班斯法案》等相关国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合家具公司国际化经营战略与内部管理痛点，旨在通过构建科学、系统、规范的内控体系，实现财务管理的合规性、运营的高效性及价值的最大化。当前公司面临跨国业务风险分散、流程协同效率不足、信息管控滞后等管理痛点，核心目标在于规范财务业务流程、强化风险防控能力、提升财务资源使用效率，支撑企业全球化战略实施。

1.2适用范围与对象

本规范办法适用于家具公司及其下属全资、控股子公司，覆盖财务部、销售部、采购部、生产部、人力资源部等所有业务部门及岗位，包括正式员工、外包服务商、合作单位等关联方。适用范围涵盖采购管理、销售管理、成本控制、资金管理、资产管理、税务管理、内审管理等领域。例外适用场景包括紧急采购、小额费用报销等低风险业务，此类业务需经总经理办公会审批备案，审批权限可适当放宽但需明确记录。

1.3核心原则

本规范办法遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家法律法规及国际会计准则，确保财务行为合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、各岗位权责边界，确保责任到人；

（3）风险导向原则：聚焦财务高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：平衡管控力度与运营效率，避免过度内控；

（5）持续改进原则：动态优化内控体系，适应业务发展需求；

（6）国际化适配原则：结合不同国家和地区法律法规差异，实施差异化管控措施。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性内控制度，与《公司财务管理制度》《公司合同管理办法》《公司全面风险管理规定》等专项制度形成四维一体管理闭环。制度衔接遵循“基础制度主导、专项制度补充”原则，若存在冲突，以本规范办法为准，特殊情况需报董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司管理组织架构遵循“决策层—执行层—监督层”三级架构，决策层由股东会、董事会及总经理办公会组成，负责重大事项决策；执行层由各业务部门及岗位组成，负责具体业务实施；监督层由内控部、审计部、合规部组成，负责内控监督与评价。顶层设计逻辑以价值创造为核心，以风险防控为底线，以数字化赋能为手段，实现跨部门协同高效运转。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使公司最终决策权，负责审批公司章程修订、重大投资、并购重组等事项；

（2）董事会：履行战略决策与监督职责，审批年度预算、重大财务事项及内控体系评价；

（3）总经理办公会：负责日常经营决策，审批月度预算、部门间重大协同事项及内控流程优化。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：主责财务核算、资金管理、税务筹划，配合内控部开展财务内控自查；

（2）采购部：主责供应商管理、采购合同审批，配合内控部开展采购风险排查；

（3）销售部：主责客户信用管理、销售合同审批，配合内控部开展销售风险监控；

（4）生产部：主责成本控制、存货管理，配合内控部开展生产环节内控测试。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责内控体系日常管理，每季度开展内控符合性测试；

（2）审计部：负责独立审计财务及业务流程，每年开展专项审计；

（3）合规部：负责跨国业务合规管理，确保符合各国法律法规。

2.5协调与联动机制

建立跨部门协调会议制度，每月召开一次，由总经理办公会牵头，各部门主责人参与，解决业务协同问题。涉外业务增设属地合规协调机制，由合规部牵头，驻外机构配合，确保业务符合当地法律法规。

第三章财务管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现财务信息真实准确、资金使用高效安全、税务合规风险可控；

（2）核心指标：合同审批时效≤3个工作日、资金周转率≥5次/年、坏账率≤1%、税务处罚率0%。

3.2专业标准与规范

（1）采购管理：严格执行“比价采购”原则，高价值采购需经三家以上供应商比价；高风险点（如供应商资质审核、价格谈判）需双重校验，防控采购舞弊风险；

（2）销售管理：客户信用评级动态调整，赊销金额超过客户信用额度20%需额外审批；高风险点（如应收账款催收）需嵌入智能预警系统，防控坏账风险；

（3）成本控制：建立标准成本体系，偏差率超过5%需专项分析；高风险点（如原材料价格波动）需嵌入衍生品套期保值工具。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理方法，覆盖业务流程从发起到归档全阶段；

（2）管理工具：应用ERP系统实现财务业务一体化，OA系统实现审批流程数字化，CRM系统实现客户信用管理。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

财务业务主流程包括“申请—审批—执行—归档”四个环节：

（1）申请环节：由业务部门发起，需填写标准化申请表，明确业务类型、金额、时效要求；

（2）审批环节：按权限矩阵逐级审批，特殊业务需总经理办公会审议；

（3）执行环节：各部门按审批结果执行业务，财务部同步核算；

（4）归档环节：电子文件归档至ERP系统，纸质文件归档至档案室，双备份留存。

4.2子流程说明

（1）采购采购流程：拆解为供应商选择、合同谈判、订单下达、验收付款四个子流程，每个环节需嵌入风险核查点；

（2）销售流程：拆解为信用审批、合同签订、发货开票、收款核销四个子流程，高风险点（如信用审批）需双重校验。

4.3流程关键控制点

（1）采购管理：供应商准入需经合规部资质审核（高风险点，双重校验）；

（2）销售管理：赊销金额超过信用额度30%需经财务总监审批（高风险点，双重校验）；

（3）资金管理：大额资金支付需经总经理审批，并嵌入智能预警系统（高风险点，双重校验）。

4.4流程优化机制

每年11月开展全流程复盘，由内控部牵头，各部门配合，识别优化点并纳入次年预算。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）采购业务：金额≤10万元由部门经理审批，10万元-100万元由财务总监审批，>100万元由总经理办公会审批；

（2）销售业务：赊销金额≤50万元由销售总监审批，>50万元由财务总监审批；

（3）资金业务：支付金额≤50万元由财务经理审批，>50万元由财务总监审批。

5.2审批权限标准

审批层级与节点：常规业务逐级审批，紧急业务经总经理特批；审批时限：单级审批≤1个工作日，多级审批≤3个工作日。禁止越权审批，审批结果需留存电子痕迹。

5.3授权与代理机制

授权需经书面备案，授权期限≤1年，临时代理需经直属上级审批，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急审批需附风险评估报告，经财务总监审批；权限外审批需经总经理办公会审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有业务操作需参照标准化操作手册；

（2）表单填报：电子表单需实时校验，纸质表单需双人复核；

（3）痕迹留存：电子文件归档至ERP系统，纸质文件归档至档案室，双备份留存。

6.2监督机制设计

建立“日常+专项+突击”三位一体监督机制：

（1）日常监督：内控部每月抽查业务流程执行情况；

（2）专项监督：每季度开展财务内控专项检查；

（3）突击监督：每年6月、12月开展突击检查。

6.3检查与审计

专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次，审计结果需形成正式报告并明确整改要求。

6.4执行情况报告

每月5日前提交执行情况报告，含业务量、风险事件、改进建议，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：合同审批时效、资金周转率、坏账率、税务处罚率；

（2）评分标准：量化指标按完成率评分，定性指标按等级评分。

7.2评估周期与方法

考核周期：月度考核与年度考核相结合，月度考核侧重执行情况，年度考核侧重合规性。

7.3问题整改机制

建立“发现—立项—整改—复核—销号”闭环：

（1）一般问题≤7个工作日内整改；

（2）重大问题≤30个工作日内整改；

（3）整改需经内控部复核，合格后销号。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化优化制度，建议收集需经总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：内控目标达成、风险事件防控、流程优化建议采纳；

（2）奖励标准：精神奖励为主，物质奖励为辅，最高奖励金额不超过年度绩效工资的20%。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未达标的业务指标；

（2）较重违规：轻微内控缺陷；

（3）严重违规：重大财务舞弊。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：按违规等级设定处罚金额，最高不超过年度绩效工资的50%；

（2）处罚程序：调查—取证—告知—审批—执行，保障陈述权与申辩权。

8.4申诉与复议

收到处罚通知后3个工作日内可申诉，由审计部复核，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对重大财务风险制定应急预案：

（1）资金链断裂预案：启动备用融资渠道，压缩非核心支出；

（2）财务舞弊预案：立即冻结相关账户，启动调查程序。

9.2例外情况处理

例外场景需经总经理办公会审批，审批前需附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

由公关部牵头，合规部配合，制定危机公关方案，确保符合属地法律法规。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范办法由财务部负责解释，解释意见需形成书面文件。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务管理制度》（文号：财字〔2023〕1号）；

（2）《公司合同管理办法》（文号：法字〔2023〕2号）。

10