费用付款制度

费用付款制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，参照行业财务管理制度标准，结合集团母公司关于预算管理及成本控制的要求，以及本公司提升财务规范性、防控资金风险的内部管理需求，制定本制度。旨在规范公司费用支付行为，明确各层级管理职责，防范操作风险与舞弊行为，保障公司资产安全，促进经营效率提升。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位全体员工及所有涉及费用支出、报销、支付的业务场景，包括但不限于采购服务、差旅招待、项目成本、日常运营等费用管理活动。第三条本制度中下列术语定义：（一）“专项管理”指公司针对费用支付活动建立的全流程管控体系，涵盖预算控制、合规审核、风险防控、动态优化等环节，以实现费用支出的精准化、标准化、透明化管理。（二）“XX风险”指在费用支付过程中可能引发资金损失、舞弊行为、审计稽核问题的潜在风险，如审批权限滥用、虚假票据、关联交易、预算超支等。（三）“XX合规”指费用支付行为必须严格遵循国家法律法规、财务制度及公司内部规定，确保业务活动的合法性、合理性、真实性。第四条费用支付专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有费用类型、业务场景及组织层级，确保无死角管控。（二）责任到人原则：明确各级管理人员、业务人员、财务人员在费用支付各环节的职责，实行责任追究制度。（三）风险导向原则：重点防控高风险环节，实施差异化管控措施，平衡管理成本与风险控制效果。（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，根据内外部环境变化优化制度流程，提升管控水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对费用支付专项管理承担第一责任，负责审定管理制度、重大风险决策及考核结果；分管领导承担直接责任，负责组织制度落实、日常监督及跨部门协调。第六条设立费用支付专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、办公室等部门负责人为成员。领导小组负责统筹费用支付管理工作的顶层设计，协调重大事项决策，监督考核结果应用，定期召开会议研究解决重点问题。第七条财务部作为费用支付的牵头部门，职责包括：（一）制定费用支付管理制度及操作细则，并组织培训宣贯；（二）审核各部门费用报销的合规性、完整性，监督预算执行情况；（三）优化费用支付流程，推动财务信息化建设，实现自动化审批与风险预警；（四）定期汇总分析费用支出数据，提出成本控制建议。第八条审计部作为费用支付的专责部门，职责包括：（一）开展费用支付领域的专项审计，检查制度执行情况及舞弊风险；（二）提出流程优化建议，协助财务部完善控制措施；（三）独立评估重大费用支付的合理性，出具审计报告。第九条各部门及下属单位作为费用支付的业务部门，职责包括：（一）落实费用支付管理制度，确保业务活动符合预算及合规要求；（二）组织开展本领域费用风险自查，及时上报异常情况；（三）配合财务部、审计部开展审查工作，完善内部审批机制。第十条基层执行岗位（如报销人、审批人、出纳等）作为费用支付的基础责任主体，须履行以下义务：（一）严格按制度规定操作，拒绝不合理、不合规报销申请；（二）配合财务部核查票据真实性，确保附件完整；（三）主动报告可疑交易，承担岗位合规承诺责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条费用预算管控：费用支出必须以年度预算为基准，实行分级授权管理。各部门须在每月X日前提交下月预算申请，经财务部复核后报领导小组审批。预算超支需提交专项说明，重大调整必须重新报批。第十二条供应商管理：涉及采购服务的费用支付，须严格执行供应商尽职调查制度。采购前需核实对方资质、信用记录，建立合格供应商名录，避免重复招标或利益输送。第十三条招标采购：金额X万元以上的费用项目须通过公开招标或竞争性谈判，严禁私下交易。招标流程需经公证或第三方监督，中标结果公示X日无异议后方可执行。第十四条报销审核：报销人须提交完整票据及业务说明，审批人需核实用途真实性及金额准确性。财务部对大额报销实行二次复核，重点检查发票合规性及附件逻辑性。第十五条关联交易：涉及关联方的费用支付需单独列明，并提交无利益冲突声明。金额超过X万元的关联交易必须经过领导小组审批，并接受审计部专项抽查。第十六条资金审批：按费用金额设置三级审批权限，X万元以下由部门负责人审批，X-XX万元需分管领导签字，XX万元以上须报主要负责人批准。严禁越级审批或权限滥用。第十七条税务合规：所有费用支付需符合增值税抵扣政策，索取发票时核对税号一致性。财务部每月核对进项税额认证情况，确保发票合规性。第十八条虚假报销：严禁伪造票据、虚列费用等行为，一经查实将追缴款项并处罚款。财务部建立异常报销预警模型，通过大数据分析识别可疑交易。第十九条非现金支付：金额X万元以上的费用必须通过银行转账，禁止现金支付或第三方平台结算。出纳需核对付款信息与审批记录一致性，严禁代收代付行为。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新：每两年修订一次费用支付制度，重大法规变化或集团政策调整后须在X个月内完成调整。财务部负责收集内外部变化信息，形成修订建议报领导小组审定。第二十一条风险识别预警：每季度开展费用支付风险排查，重点关注异常报销、预算超支、关联交易等场景。审计部对高风险部门实施年度轮审，发布预警报告并督促整改。第二十二条合规审查嵌入业务：将费用支付审查嵌入业务决策、合同签订、支付审批等环节，实行“未经合规审查不得实施”原则。财务部建立前置审核工具，自动校验预算、权限、票据合规性。第二十三条风险分级处置：一般风险由财务部限期整改，重大风险需启动应急流程，暂停支付权限并上报领导小组。涉及舞弊的移交内审或司法机关，同时通报全公司警示。第二十四条责任追究机制：对违规行为实行分级处罚，一般情况罚款X万元至X万元，情节严重者降级或解聘。处罚结果与绩效考核挂钩，并记入员工档案。第二十五条评估改进机制：每年委托第三方机构评估费用支付管理有效性，形成改进报告。财务部根据评估结果优化流程，如简化小额报销审批、引入电子发票等。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导干部须在季度会议上汇报费用支付管理进展，领导小组对未达标部门进行约谈。财务部牵头成立专项工作组，负责日常推进及协调。第二十七条考核激励机制：将费用支付合规情况纳入部门年度考核指标，占绩效权重X%。对制度执行优秀的部门给予奖励，连续两年未发生重大问题的团队可申请评优。第二十八条培训宣传：每半年组织全员费用支付制度培训，管理层重点学习合规履职要求，一线员工重点掌握操作规范。通过内网发布典型案例，强化风险意识。第二十九条信息化支撑：建设费用支付管理平台，实现预算自动预警、票据智能核验、流程电子签批。财务部与IT部门每月更新系统规则，提升数据准确性。第三十条文化建设：编制《费用支付合规手册》，制作宣传栏解读关键条款。每年签署《费用支付承诺书》，营造“人人合规”的氛围。第三十一条报告制度：各部门每月提交费用支付情况表，重点说明预算执行率、异常交易数等指标。财务部汇总后形成月度报告，报领导小组审阅。