行政办公物资申请与审批流程手册

行政办公物资申请与审批流程手册一、手册说明为规范公司行政办公物资的申请、审批与发放管理，保障各部门日常办公需求，提高物资使用效率，明确各环节职责，特制定本手册。本手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公物资从需求提出到最终领用的全流程管理。二、适用范围与常见场景（一）适用物资范围本手册所指行政办公物资包括但不限于：办公文具类：签字笔、笔记本、文件夹、便利贴、订书机、胶水、回形针等；办公耗材类：A4打印纸、墨盒/硒鼓、碳粉、白板笔、电池、鼠标垫等；办公设备类：U盘、键盘、鼠标、移动硬盘、计算器、台灯等（单件价值500元以下）；其他办公物资：文件夹、文件盒、会议用饮水机、简易绿植等。（二）常见申请场景新入职员工配置：员工入职时需领取基础办公文具及个人常用办公设备；日常办公消耗补充：部门现有办公物资使用完毕或不足时，需申请补充；专项活动/项目需求：部门因会议、培训、项目执行等需要临时采购特定物资；设备故障/损坏更换：办公设备因自然损坏无法使用时，需申请更换同型号物资。三、申请与审批全流程操作指南（一）第一步：需求提出与申请单填写需求确认：申请人根据实际办公需求，确认所需物资的名称、规格、数量及用途，避免盲目申请。填写申请单：通过公司OA系统或行政部领取《行政办公物资申请单》，准确填写以下信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；物资明细（名称、规格型号、单位、申请数量、预估单价、预估总价）；用途说明（需注明“日常办公”“新员工入职”“会议”等具体场景）；紧急程度（如“常规”“紧急”，紧急申请需标注原因）。注：填写时需保证信息完整、字迹清晰，避免涂改；规格型号不明确的物资（如笔记本尺寸），需注明具体需求（如“A5横线笔记本”）。（二）第二步：部门负责人审核提交审核：申请人将填写完整的《行政办公物资申请单》提交至部门负责人。内容确认：部门负责人需审核以下内容：申请物资的必要性（是否符合部门实际工作需求）；申请数量的合理性（避免过量申请造成浪费）；用途的真实性（与部门近期工作计划是否匹配）。审核结果：审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认；如不通过，需注明原因并退回申请人修改。（三）第三步：行政部复核接收申请：行政部在收到已通过部门审核的申请单后，1个工作日内完成复核。复核内容：物资是否符合公司行政办公物资采购范围（排除非办公类或高价值资产）；库存核对：如申请物资在库存范围内，可直接调配发放；如无库存或库存不足，需确认采购计划；预算核对：单次申请总金额超过500元的，需确认部门是否有对应预算。复核结果：复核通过后，行政部在“行政复核”栏签字；如需调整（如减少数量、更换替代型号），与申请人沟通后修改申请单。（四）第四步：权限审批根据申请总金额，由不同层级负责人审批，具体权限常规申请（总金额≤500元）：由行政部负责人审批；一般申请（500元＜总金额≤2000元）：由行政部负责人审批后，报分管副总审批；大额申请（总金额＞2000元）：需经行政部负责人、分管副总审批后，报总经理审批。注：审批人需在“权限审批”栏签字，审批时限为1-2个工作日（紧急申请可缩短至4小时内）。（五）第五步：物资发放与领用发放准备：审批通过后，行政部根据申请单内容准备物资，如为库存物资，1个工作日内通知申请人领用；如需采购，采购完成后及时通知。领用确认：申请人凭审批通过的《行政办公物资申请单》到行政部领用物资，与行政专员共同核对物资名称、规格、数量，确认无误后在“发放确认”栏签字。登记备案：行政部将申请单、领用记录存档，建立《行政办公物资台账》，保证物资流向可追溯。四、常用模板与填写示例（一）《行政办公物资申请单》模板申请部门申请人申请日期联系方式紧急程度□常规□紧急预估总价序号物资名称规格型号单位申请数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明1A4打印纸80g包1025250部门日常文件打印2签字笔0.5mm黑色支5210新员工入职发放……部门审核负责人签字：_________日期：_________行政复核复核人签字：_________日期：_________权限审批（≤500元）行政负责人签字：_________日期：_________（500-2000元）分管副总签字：_________日期：_________（＞2000元）总经理签字：_________日期：_________发放确认领用人签字：_________发放人签字：_________日期：_________（二）填写示例（新员工入职物资申请）申请部门：人力资源部申请人：*芳申请日期：2023年10月09日预估总价：180元物资明细：笔记本（A5横线，50页）：1本，单价8元，用途：新员工记录；签字笔（0.5mm黑色）：3支，单价2元，用途：新员工日常使用；文件夹（A4蓝色）：2个，单价5元，用途：新员工资料整理；鼠标（有线，USB接口）：1个，单价150元，用途：新员工办公设备配置。审批流程：人力资源部负责人强审核→行政部复核→分管副总审批→行政部发放。五、操作要点与常见问题提示（一）申请前注意事项库存优先：申请前可先与行政部确认库存物资，避免重复采购造成浪费；合理预估：根据实际使用需求确定数量，如打印纸可按季度用量申请，避免一次性过量申领；规范填写：物资名称、规格等信息需准确，如“墨盒”需注明打印机型号（如“HP1020墨盒”），保证采购物资适用。（二）审批时限说明常规申请：部门审核（1个工作日）→行政复核（1个工作日）→权限审批（1-2个工作日）→发放（1个工作日），总计3-5个工作日；紧急申请：各部门需在申请单上标注“紧急”及原因（如“会议急需”），审批流程可同步进行，保证4小时内完成审批并发放。（三）领用与后续管理及时领用：审批通过后，申请人需在3个工作日内到行政部领用，逾期未领用需重新申请；妥善保管：领用物资为个人或部门使用，需妥善保管，避免人为损坏或丢失；禁止挪用：严禁将办公物资挪作私用或跨部门转借，确需跨部门使用的，需提前向行政部报备。（四）常见问题处理申请被退回：如因信息不全、数量不合理等原因被退回，申请人需根据审核意见修改后重新提交；物资质