企业行政管理流程规范手册

企业日常行政管理流程规范手册前言为进一步规范企业日常行政管理行为，提高工作效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。本手册涵盖办公物资、会议、文件、固定资产、印章、差旅等六大核心管理流程，适用于公司各部门及全体员工，旨在明确操作标准、优化管理环节、降低运营风险，助力企业实现规范化、标准化管理。目录一、办公物资管理流程二、会议管理流程三、文件管理流程四、固定资产管理流程五、印章管理流程六、差旅管理流程一、办公物资管理流程适用范围与场景本流程适用于公司各部门日常办公所需物资的采购、领用、库存及管理工作，包括但不限于：文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、办公设备配件（键盘、鼠标）、清洁用品等场景。当部门或员工因工作需要申领上述物资时，需严格按照本流程执行。操作流程详解1.需求提报操作主体：各部门员工或部门指定物资管理员操作步骤：（1）员工根据实际工作需要，填写《办公物资领用申请表》（详见“相关表单模板”），注明所需物资名称、规格型号、数量、用途及预计领用时间。（2）部门负责人对申请表进行审核，确认需求的合理性与必要性后签字。关键说明：非紧急需求应提前2个工作日提报，紧急需求需在申请表上标注“紧急”字样并说明原因，由部门负责人直接审批。2.采购执行操作主体：行政部物资管理员操作步骤：（1）行政部收到审批通过的《办公物资领用申请表》后，汇总各部门需求，编制《办公物资采购计划表》。（2）按照公司采购管理规定，选择合格供应商进行询价、比价，保证物资性价比最优。（3）签订采购合同或下达采购订单，明确物资规格、数量、交付时间及质量标准。3.入库管理操作主体：行政部物资管理员、仓库管理员操作步骤：（1）物资送达后，仓库管理员与行政部物资管理员共同核对物资名称、规格、数量及质量，确认无误后办理入库手续。（2）填写《办公物资入库登记表》，登记物资入库时间、批次、数量、存放位置及经手人。（3）将物资信息录入库存管理系统，更新库存数据，保证账实相符。4.领用发放操作主体：申领员工、部门负责人、行政部物资管理员操作步骤：（1）员工凭审批通过的《办公物资领用申请表》到行政部领用物资。（2）行政部物资管理员核对申请表信息与实际领用物资，确认无误后发放物资，并要求领用人签字确认。（3）领用后，及时更新库存台账，保证库存数据实时准确。5.库存盘点操作主体：行政部、财务部、各部门物资管理员操作步骤：（1）每月最后一个工作日，行政部组织各部门物资管理员进行库存盘点。（2）核对库存物资的实有数量与系统数据，编制《办公物资盘点表》，注明盘盈、盘亏数量及原因。（3）对盘盈、盘亏情况进行分析，提出处理建议，报行政部负责人审批后执行，保证账实一致。相关表单模板表1：办公物资领用申请表申请部门申请人申请日期物资名称规格型号单位部门负责人审批意见：行政部审核意见：领用人签字：发放人签字：日期：表2：办公物资入库登记表入库日期物资名称规格型号批次数量供应商存放位置经手人执行要点提示按需申领：各部门应结合实际工作需要申领物资，避免过度囤积造成浪费。规范审批：未经部门负责人审批的申请，行政部不予受理。库存管控：行政部需定期分析库存数据，对低值易耗品设置安全库存，对长期闲置物资进行统筹调配。责任追溯：物资领用后由领用人妥善保管，因个人保管不当造成损坏或丢失的，需按公司规定承担相应责任。二、会议管理流程适用范围与场景本流程适用于公司组织各类会议的管理工作，包括但不限于：部门例会、项目推进会、公司月度/季度/年度工作会、专题研讨会、外部对接会等。所有会议的发起、筹备、召开、记录及后续跟进均需遵循本流程。操作流程详解1.会议发起与申请操作主体：会议发起部门（或申请人）操作步骤：（1）根据工作需要，填写《会议申请表》（详见“相关表单模板”），明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及预计时长。（2）按会议级别提交审批：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议由分管领导审批；公司级会议由总经理审批。2.会议通知与准备操作主体：会议发起部门（或行政部）操作步骤：（1）审批通过后，至少提前1个工作日（公司级会议提前2个工作日）通过邮件、OA系统或书面形式向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及需提前准备的资料。（2）会议发起部门负责落实会议场地、设备（投影仪、麦克风、音响等）、签到表、会议资料等准备工作，并提前30分钟完成会场布置。3.会议召开与记录操作主体：主持人、参会人员、记录人操作步骤：（1）主持人按预定时间宣布会议开始，明确会议议程及纪律，控制会议节奏。（2）参会人员按时签到，按议程发言，围绕会议主题展开讨论，保证会议高效有序。（3）记录人负责全程记录会议要点、决议事项、责任分工及完成时限，形成《会议纪要初稿》。4.会议纪要整理与分发操作主体：记录人、会议发起部门负责人操作步骤：（1）会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》（详见“相关表单模板”），经会议发起部门负责人审核后，提交主持人审阅确认。（2）确认无误后，1个工作日内将《会议纪要》分发给所有参会人员及相关负责人，并通过OA系统进行存档。5.决事项跟进操作主体：责任部门、行政部操作步骤：（1）责任部门根据《会议纪要》中明确的分工及完成时限，推进决议事项的落实。（2）行政部负责对决议事项的执行情况进行跟踪，每周汇总进度并向分管领导汇报，保证各项工作按计划完成。相关表单模板表3：会议申请表申请部门申请人申请日期会议主题会议时间会议地点参会人员会议议程：1.2.3.预计时长所需设备资料准备部门负责人审批：分管领导/总经理审批：表4：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人参会人员记录人会议议题：1.2.3.会议内容与决议：责任分工：行政部跟进意见：执行要点提示会前充分准备：会议发起部门需提前明确会议目标，避免议题发散，保证会议高效。会中严格纪律：参会人员需按时出席，原则上不得请假，特殊情况需提前向主持人报备。会后及时跟进：决议事项需明确责任部门和时限，行政部需定期跟踪，保证“事事有回音、件件有着落”。资料规范存档：会议通知、签到表、会议纪要等资料需整理存档，保存期限不少于2年。三、文件管理流程适用范围与场景本流程适用于公司各类文件（包括但不限于：制度类、通知类、报告类、合同类、档案类等）的起草、审核、签发、分发、传阅、归档及借阅管理工作，保证文件内容准确、流转规范、保管安全。操作流程详解1.文件起草操作主体：文件起草部门（或指定人员）操作步骤：（1）根据工作需要，按照公司文件格式规范（字体、字号、页边距、标题层级等）起草文件内容，保证逻辑清晰、表述准确、数据无误。（2）文件需包含标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期等要素，涉及多个部门职责的需提前征求意见。2.文件审核操作主体：起草部门负责人、相关业务部门、法务部（涉及法律问题的文件）、行政部操作步骤：（1）起草部门负责人对文件内容、格式进行初审，保证符合部门职责和工作实际。（2）涉及跨部门业务的文件，需送相关业务部门会签，确认内容无异议后签字。（3）法务部对涉及法律风险、合同条款的文件进行合规性审核，提出修改意见。（4）行政部对文件格式、编号、发文范围等进行规范性审核。3.文件签发操作主体：公司领导（按文件签发权限）操作步骤：（1）审核通过后，按文件签发权限提交领导签发：部门文件由部门负责人签发；公司级文件由分管领导或总经理签发。（2）签发人确认文件内容无误后，在文件首页右上角签注姓名及签发日期。4.文件分发与传阅操作主体：行政部文件管理员操作步骤：（1）文件签发后，行政部文件管理员根据签发范围编制《文件分发登记表》（详见“相关表单模板”），明确分发部门/人员、份数及分发日期。（2）正式文件加盖公司公章后，按登记表进行分发，并要求接收人签字确认。（3）需传阅的文件，由行政部负责传递，传阅人需在《文件传阅单》上签字，传阅后及时收回，避免文件滞留或丢失。5.文件归档操作主体：行政部文件管理员、各部门文件管理员操作步骤：（1）文件办理完毕后，由行政部文件管理员按照“年度-类别-文号”的规则分类整理，编制《文件归档目录》。（2）纸质文件需装入档案盒，标注档案名称、年度、文号及起止页码；电子文件需至公司档案管理系统，保证存储安全。（3）档案保管期限分为：永久（如公司章程、年度工作报告）、长期（10年以上，如重要合同、制度文件）、短期（3-5年，如日常通知、会议纪要）。6.文件借阅操作主体：借阅人、行政部文件管理员操作步骤：（1）因工作需要借阅文件时，借阅人需填写《文件借阅申请表》（详见“相关表单模板”），注明借阅文件名称、文号、用途及借阅期限。（2）经部门负责人审批后，行政部文件管理员核对无误方可借出，并要求借阅人签字。（3）借阅期限一般不超过5个工作日，确需延期的需办理续借手续；涉密文件需经总经理审批，且不得带离办公区域。相关表单模板表5：文件分发登记表文件名称文号签发日期分发部门/人员份数签收人签收日期表6：文件借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期文件名称文号借阅用途借阅期限部门负责人审批：行政部审批：归还日期：经手人：执行要点提示规范起草：文件内容需符合国家法律法规及公司制度要求，表述严谨，避免歧义。严格审核：审核部门需对文件内容负责，保证不出现职责不清、数据错误等问题。安全保管：涉密文件需单独存放，借阅需严格审批，防止信息泄露。及时归档：文件办理完毕后需在3个工作日内完成归档，保证档案完整、可追溯。四、固定资产管理流程适用范围与场景本流程适用于公司各类固定资产（包括但不限于：办公设备（电脑、打印机、复印机）、家具（办公桌、椅、文件柜）、生产设备、运输工具等）的申购、验收、领用、调拨、维护、报废及盘点管理工作，保证固定资产账实相符、高效利用。操作流程详解1.固定资产申购操作主体：使用部门、行政部、财务部操作步骤：（1）使用部门根据工作需要，填写《固定资产申购表》（详见“相关表单模板”），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及申购理由。（2）部门负责人审核后，提交行政部进行可行性评估（如是否必需、是否符合配置标准）。（3）行政部审核通过后，按金额权限报批：单笔金额5000元以下的由分管领导审批；5000元以上的由总经理审批。2.采购与验收操作主体：行政部、使用部门、财务部操作步骤：（1）行政部根据审批通过的《固定资产申购表》，通过招标、询比价等方式选择合格供应商，签订采购合同。（2）资产送达后，行政部组织使用部门、财务部共同进行验收，核对资产名称、规格型号、数量、质量及配件是否与申购一致，并填写《固定资产验收单》。（3）验收合格后，财务部根据采购合同、发票、验收单等资料办理资产入账手续，登记固定资产台账，录入资产编号、原值、使用部门、使用人等信息。3.领用与调拨操作主体：使用部门、行政部、财务部操作步骤：（1）使用部门凭审批通过的《固定资产申购表》到行政部办理领用手续，填写《固定资产领用登记表》，签字确认后领取资产。（2）资产使用人变更时，需填写《固定资产调拨申请表》，经原使用部门、新使用部门及行政部审批后，办理调拨手续，更新固定资产台账。（3）部门之间调拨资产需保证资产完好，调拨后由新使用部门负责日常管理。4.维护与保养操作主体：使用部门、行政部、外部维修服务商操作步骤：（1）使用部门负责资产的日常清洁、保养，发觉故障及时报修。（2）行政部建立《固定资产维护保养记录表》，定期对资产进行检查（如每季度一次），延长资产使用寿命。（3）大型维修或故障处理需联系外部服务商的，行政部负责比价、签订维修协议，维修完成后由使用部门确认并填写《维修记录单》。5.报废与处置操作主体：使用部门、行政部、财务部、总经理操作步骤：（1）资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门可提交《固定资产报废申请表》，注明资产名称、编号、报废原因、残值预估等信息。（2）行政部组织技术鉴定，确认符合报废条件后，报总经理审批。（3）审批通过后，财务部进行资产账务处理，行政部负责处置报废资产（如变卖、回收残值），并更新固定资产台账。6.定期盘点操作主体：行政部、财务部、各部门资产管理员操作步骤：（1）每年12月底，行政部组织财务部及各部门资产管理员进行固定资产全面盘点。（2）核对资产实物与台账信息，编制《固定资产盘点表》，注明盘盈、盘亏资产数量及原因。（3）对盘盈、盘亏情况进行分析，提出处理建议，报总经理审批后调整台账，保证账实一致。相关表单模板表7：固定资产申购表申购部门申请人申购日期资产名称规格型号单位申购理由：部门负责人审批：行政部审核意见：分管领导/总经理审批：表8：固定资产领用登记表资产名称资产编号规格型号领用日期使用部门使用人执行要点提示按需申购：固定资产申购需结合实际工作需要，避免重复购置或过度配置。规范验收：资产验收需多方共同参与，保证数量、质量与申购一致，杜绝“问题资产”入账。责任到人：资产领用后需明确使用人，日常管理责任由使用部门承担，避免“重购置、轻管理”。定期盘点：每年至少进行一次全面盘点，对盘盈、盘亏资产及时处理，保证资产安全与完整。五、印章管理流程适用范围与场景本流程适用于公司各类印章（包括但不限于：公章、财务专用章、合同专用章、法人章、发票专用章等）的保管、使用、登记、变更及注销管理工作，保证印章使用规范、安全，防范法律风险。操作流程详解1.印章保管操作主体：行政部、印章保管人操作步骤：（1）公司各类印章由行政部统一管理，指定专人（印章保管人）负责保管，实行“专人专管、专柜存放”原则。（2）印章保管人需妥善保管印章，不得擅自转借、带离办公区域（特殊情况需经总经理批准并全程陪同）。（3）印章保管柜需配备防盗设施，钥匙由保管人随身携带，密码定期更换。2.印章使用申请操作主体：用印部门、用印申请人操作步骤：（1）用印申请人需填写《印章使用申请表》（详见“相关表单模板”），注明用印单位、用印事由、文件名称、份数、用印印章类型及拟用印日期。（2）按用印权限提交审批：部门内部用印由部门负责人审批；合同用印由法务部审核、分管领导审批；公司重要文件用印需经总经理审批。3.印章使用与登记操作主体：印章保管人、用印申请人操作步骤：（1）印章保管人核对《印章使用申请表》审批手续是否齐全，确认无误后，核对用印文件内容与申请事由是否一致。（2）用印文件需完整、清晰，无涂改（如有涂改需在涂改处加盖印章或由申请人签字确认）。（3）确认无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》（详见“相关表单模板”）上详细记录用印日期、用印部门、用印事由、文件名称、份数、经办人等信息，由用印申请人和保管人共同签字确认。4.印章变更与注销操作主体：行政部、财务部、总经理操作步骤：（1）印章因磨损、遗失或公司名称变更等原因需变更或注销时，由行政部提交《印章变更/注销申请表》，说明原因及处理方案。（2）报总经理审批后，在公安机关指定的报刊上公告作废（遗失时），并办理新印章刻制或旧印章销毁手续。（3）新印章刻制完成后，由行政部备案并启用，旧印章销毁时需有两名以上人员在场监督，并填写《印章销毁记录表》。相关表单模板表9：印章使用申请表用印部门用印人申请日期用印事由文件名称文号份数拟用印印章类型：□公章□合同章□财务章□法人章□其他部门负责人审批：分管领导/总经理审批：印章保管人意见：表10：印章使用登记表用印日期用印部门用印事由文件名称文号份数经办人保管人执行要点提示严格审批：未经审批或审批手续不全的，印章保管人不得用印。规范用印：用印文件需与申请事由一致，严禁在空白纸张、空白合同上用印。安全保管：印章保管人需定期检查印章完好情况，发觉异常及时上报。责任追溯：印章使用登记需真实、完整，保证每枚印章的使用轨迹可查。六、差旅管理流程适用范围与场景本流程适用于公司员工因公出差（包括但不限于：客户拜访、业务洽谈、参加会议、项目考察等）的申请、审批、差旅安排、费用报销及总结管理工作，规范差旅行为，控制差旅成本。操作流程详解1.出差申请与审批操作主体：出差员工、部门负责人、分管领导、财务部操作步骤：（1）员工出差前需填写《出差申请表》（详见“相关表单模板”），注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具、预计费用及出差目的。（2）按出差权限提交审批：部门员工出差由部门负责人审批；部门负责人及以上人员出差需经分管领导审批；跨区域或长途出差（3天以上）需经总经理审批。（3）审批通过后，《出差申请表》交行政部备案，作为差旅安排及费用报销的依据。2.差旅安排操作主体：行政部、出差员工操作步骤：（1）行政部根据审批通过的《出差申请表》，协助员工预订交通（机票、火车票）及住宿（协议酒店），优先选择经济、便捷的方式。（2）员工如需调整行程，需提前1个工作日向行政部申请，经部门负责人同意后方可变更。（3）出差期间，员工需遵守公司差旅标准（如住宿标准、交通标准），超支部分需自行承担（特殊情况需提前审批）。3.费用报销操作主体：出差员工、财务部、部门负责人操作步骤：（1）出差结束后5个工作日内，员工整理差旅费用票据（如交通票、住宿费发票、餐饮发票等），按公司费用报销规范粘贴，填写《差旅费用报销单》（详见“相关表单模板”）。（2）部门负责人对报销