企业行政公文写作格式及规范手册

企业行政公文写作格式及规范手册前言为规范企业行政公文处理流程，提升公文写作效率与专业性，保证公文信息的准确传递与有效执行，特制定本手册。本手册适用于企业内部各类行政公文的撰写、审核、印发及归档管理，旨在为各部门公文处理提供统一指引，强化公文严肃性与权威性。一、适用范围与常见应用场景本手册适用于企业日常运营中各类行政公文的撰写与管理，涵盖但不限于以下场景：事务性通知：如会议安排、放假调休、工作部署、制度宣贯等；请示与报告：如事项请示（资源申请、审批事项）、工作汇报（阶段性总结、专项进展）；函件往来：如部门间协作请求、外部单位业务沟通；会议纪要：如各类工作会议（例会、专题会、决策会）的记录与决议传达；规章制度：如管理办法、实施细则、行为规范等规范性文件的发布；其他：如通报（表扬/批评）、意见（工作建议）、批复（事项答复）等。二、公文撰写与处理全流程指引公文处理需遵循“拟稿—审核—签发—印发—归档”的标准化流程，各环节具体操作（一）拟稿：内容与格式规范明确公文类型：根据发文目的确定公文类型（如通知、请示、报告等），不同类型公文结构差异较大，需严格对应格式要求。规范公文要素：应准确概括公文核心内容，一般采用“发文机关+事由+文种”格式（如“行政部关于2024年春节放假安排的通知”），标题居中排布，字体二号小标宋简体，不加书名号。主送机关：指公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号，字体三号仿宋GB2312；如涉及多个机关，用顿号分隔，同类机关间用逗号分隔。是公文的核心部分，应逻辑清晰、表述准确、语言简练。首行缩进2字符，字体三号仿宋GB2312，行距28磅；层次序号按“一、”“（一）”“1.”“（1）”顺序使用，不得逆向或混用。附件说明：如有附件，在下空一行左空2字符书写“附件：”，后加附件名称（如“附件：1.《2024年培训计划表》”），附件名称后不加标点。附件单独成页，注明“附件”及序号，置于公文版记之前。发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，字体三号仿宋GB2312，居右排布，后加冒号。成文日期：以签发日期为准，年、月、日完整书写（如“2024年3月15日”），不编虚位（不得写作“二〇二四年〇三月一五日”），字体三号仿宋GB2312，右空4字符。语言要求：使用书面语，避免口语化、网络用语；表述客观，禁用模糊词汇（如“大概”“可能”）；涉及数据、时间、地点等需准确无误。（二）审核：内容与合规性把关部门初审：拟稿完成后，先交由部门负责人审核，重点核对公文内容是否与部门职责一致、数据是否准确、流程是否符合规定，审核无误后签字确认。会签（如需）：公文内容涉及其他部门职责的，需提前发送至相关部门会签，会签部门应在1个工作日内反馈意见，避免因职责交叉导致信息遗漏。复核：由行政部（或综合管理部）对公文格式、要素完整性、语言规范性进行复核，检查标题、主送机关、附件、成文日期等是否齐全，字体、行距、页码等格式是否符合标准。（三）签发：权限与审批流程明确签发权限：根据公文重要性及企业规定，由相应领导签发——一般事务性公文由部门负责人签发；涉及跨部门协调、资源调配的公文由分管副总签发；企业重大决策、制度类公文由总经理签发。签发规范：签发人需在公文版记之上的“签发人”栏签字（手写或电子签章），签发意见应明确（如“同意印发”“修改后重报”），签发日期为公文生效日期。（四）印发：格式与分发管理排版校对：经签发的公文由行政部统一排版，再次校对内容无误后，采用A4纸张双面打印，左侧装订（骑马订或胶装）。编号与登记：公文需按“年份+序号”规则编号（如“行文〔2024〕5号”），编号标注在版记上方左侧；印发前需在《公文印发登记表》中记录公文标题、编号、印发份数、分发部门等信息。分发范围：严格按照主送机关及抄送范围分发，涉密公文需标注密级（如“秘密”“机密”），并按保密规定登记收件人；非涉密公文可通过内部系统、纸质文件或邮件分发，分发后需留存签收回执。（五）归档：整理与保存要求归档范围：所有已生效的公文（含正本、附件、签批件）均需归档，电子版与纸质版同步保存。整理规范：按“年度—文种—发文机关”分类排序，填写《公文归档目录》，注明公文标题、字号、成文日期、页数、保管期限等信息；纸质公文需去除装订物（如回形针），采用无酸档案盒保存，电子公文存储于企业指定服务器或云端档案系统。保管期限：根据公文价值确定保管期限——一般事务性公文保管3-5年，重要制度、会议纪要保管10年，涉及企业核心决策、产权变更的公文永久保存。三、常用公文模板与填写示例（一）通知类模板关于召开2024年度第一季度工作总结会的通知主送机关：各部门负责人为总结2024年第一季度工作情况，部署第二季度重点工作安排，经研究决定召开工作总结会，现将有关事项通知一、会议时间：2024年4月10日（星期三）14:00-17:00二、会议地点：公司总部3楼第一会议室三、参会人员：总经理、分管副总、各部门负责人及业务骨干（各部门限2人）四、会议内容：各部门汇报第一季度工作完成情况及存在问题；分管副总点评各部门工作并部署第二季度重点任务；总经理作总结讲话。请各部门于4月8日前将《第一季度工作总结报告》（含PPT）发送至行政部邮箱（Xcompany），并提前10分钟到场签到。联系人：明联系方式：发文机关：行政部成文日期：2024年3月28日（二）请示类模板关于申请采购办公设备的请示主送机关：分管副总为保障市场部日常办公需求，现有部分电脑、打印机设备因使用年限较长（已超5年），频繁出现故障，影响工作效率。经市场部统计，需采购以下设备（详见附件1）：设备名称数量（台）预算单价（元）预算总价（元）笔记本电脑56,00030,000激光打印机13,5003,500合计——33,500拟从市场部2024年度办公经费中列支，采购流程按公司《物资采购管理办法》执行。妥否，请批示。发文机关：市场部成文日期：2024年4月2日（三）会议纪要模板关于优化客户服务流程专题会议纪要会议时间：2024年3月25日9:30-11:30会议地点：总部2楼会议室主持人：*（客户服务部经理）参会人员：（运营总监）、（技术部经理）、（财务部主管）、（客户服务部专员）记录人：*会议议题：优化客户投诉处理流程，提升客户满意度一、会议内容客户服务部汇报：2023年客户投诉处理平均时长为48小时，超行业平均水平（24小时），主要原因为跨部门协作流程繁琐（需经客服、技术、财务3层审批）。技术部提议：开发客户投诉处理线上系统，实现投诉自动派单、进度实时跟踪，预计可将处理时长缩短至24小时内。财务部反馈：系统开发预算约5万元，可从年度数字化建设专项经费中列支。二、会议决议由技术部负责于2024年6月30日前完成客户投诉处理线上系统开发并上线试运行；客户服务部同步修订《客户投诉处理管理办法》，明确各部门响应时限（技术部需在接到投诉后2小时内给出初步解决方案）；项目推进过程中，每周五召开进度碰头会，由技术部牵头，相关部门配合。三、任务分工责任部门任务内容完成时限负责人技术部系统开发与测试2024年6月30日*客户服务部制度修订2024年5月15日*财务部预算审批2024年4月30日*报送：总经理、分管副总抄送：各部门发文机关：客户服务部成文日期：2024年3月25日四、公文撰写常见问题与规避要点标题不规范：问题：标题冗长（如“关于为了提高员工工作效率而决定在每周五下午开展业务培训的通知”）、缺少文种（如“2024年年度工作总结”）。规避：标题控制在20字以内，采用“发文机关+事由+文种”三要素，避免使用“为了”“关于……的”等冗余词汇。主送机关混乱：问题：主送机关不明确（如“各有关单位”“相关部门”）、抄送机关与主送机关混淆。规避：主送机关需写明具体部门或人员（如“人力资源部、财务部”），抄送机关在版记中标注，不得将抄送机关列为主送机关。逻辑不清：问题：内容前后矛盾、层次序号混用（如“1.”后直接用“（一）”）、重点不突出。规避：采用“总—分—总”结构，先明确发文目的，再分点阐述具体内容，最后提出要求或总结；层次序号严格按“一、”“（一）”“1.”“（1）”顺序使用，同一层级序号格式统一。附件标注遗漏：问题：中提及附件但未在文末标注、附件名称与实际内容不符。规避：如有附件，必须在下空一行注明“附件：”及附件名称，附件需与内容一致，单独成页并标注“附件”及序号。成文日期与签发人不一致：问题：成文日期早于签发日期、签发人未签字或签字日期缺失。规避：成文日期以领导