行政工作处理流程手册含请假与报销流程

行政日常事务处理流程手册（请假与报销流程）为规范公司行政日常事务管理，明确员工请假与报销的操作标准，提高工作效率，保障员工与公司的合法权益，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工，涵盖请假流程与报销流程的核心环节，旨在为员工提供清晰、统一的操作指引。一、员工请假流程（一）适用情形与发起时机适用情形：员工因个人或家庭原因需暂时离开工作岗位，包括但不限于病假、事假、年假、婚假、产假、丧假等法定及公司规定的假期类型。发起时机：病假：原则上需提前1个工作日提交申请；突发疾病无法提前提交的，应在发病后1小时内通过电话向部门主管报备，并在病愈后2个工作日内补交申请材料。事假、年假等其他假期：应至少提前3个工作日提交申请，以便部门统筹工作安排。（二）操作流程详解1.员工提交申请操作步骤：（1）登录公司OA系统，进入“请假申请”模块，选择请假类型（如病假、事假等）。（2）填写请假信息：请假起止时间、具体事由、工作交接人（需明确姓名及联系方式）。（3）附件材料（根据请假类型提供）：病假：需二级及以上医院出具的诊断证明（含病历、检查报告等）；事假：需简要说明事由（如家庭事务、个人事务等）；年假：需确认剩余可休天数（系统自动校验）；婚假、产假等：需提供相关证明材料（如结婚证、准生证等）。（4）确认信息无误后提交申请，系统将自动流转至部门主管审批。关键说明：请假时间以工作日为单位，不足1个工作日按1天计算；跨假期类型的，需分别提交申请并注明衔接情况。2.部门主管审核操作步骤：（1）部门主管在OA系统中收到请假申请后，需在1个工作日内完成审核。（2）审核重点：请假事由是否合理、工作交接安排是否明确、假期时长是否符合部门工作需求。（3）审核结果处理：同意：“通过”，申请流转至行政部；不同意：“驳回”，注明驳回原因（如“工作未交接清楚”“假期时长超部门审批权限”等），员工需修改后重新提交。关键说明：部门主管需统筹部门工作，避免因员工休假导致工作停滞；若员工请假期间有紧急工作，需明确临时负责人及交接内容。3.行政部审批与备案操作步骤：（1）行政部在OA系统中收到审核通过的请假申请后，需在1个工作日内完成审批。（2）审批重点：请假类型是否符合公司规定、材料是否完整、假期天数是否符合法定标准（如产假天数、婚假天数等）。（3）审批结果处理：同意：“通过”，系统自动更新员工考勤记录，并将申请存档备查；不同意：“驳回”，注明原因（如“病假材料不完整”“年假天数超剩余可休天数”等），员工需补充材料后重新提交。关键说明：行政部需每月汇总员工请假数据，核对考勤系统与请假记录的一致性，保证考勤数据准确。4.结果通知与假期记录操作步骤：（1）员工可在OA系统中查看请假申请审批状态，审批通过后系统自动发送通知至员工邮箱。（2）员工休假前，需与工作交接人确认工作交接细节，保证休假期间工作正常推进。（3）员工返岗后，需在1个工作日内到行政部销假，行政部更新考勤记录。关键说明：未按规定流程请假或未经批准擅自离岗的，按旷工处理；旷工期间不享受薪酬，并可能影响绩效考核。（三）相关表单模板表1：员工请假申请表申请日期年月日请假类型□病假□事假□年假□婚假□产假□其他申请人*所在部门*联系方式*岗位*请假起止时间年月日时至年月日时共计天请假事由（详细说明，如病假需描述症状，事假需说明具体事务）工作交接人姓名：*联系方式：*交接内容：（简述主要工作及注意事项）附件材料□诊断证明□结婚证□准生证□其他：*部门主管审批意见：□同意□不同意（请注明原因：）签字：日期：年月日行政部审批意见：□同意□不同意（请注明原因：）签字：日期：年月日（四）重要提示请假申请需提前提交，紧急情况（如突发疾病）可先电话报备，但必须在规定时间内补交材料，否则按旷工处理。病假材料需真实有效，伪造诊断证明或虚假请假者，将按公司相关规定处理。年假需根据公司统筹安排优先使用，原则上不得跨年度休取；确因工作需要无法休取的，需提交书面申请，经部门主管与行政部审批后可延期至次年3月底。员工请假期间需保持通讯畅通，以便应对工作紧急事务；如需延长假期，需提前向部门主管与行政部提交书面延期申请，经批准后方可延长。二、员工报销流程（一）适用情形与发起时机适用情形：员工因公开展业务活动（如差旅、办公采购、客户接待等）发生合理支出，需由公司承担费用的报销场景。发起时机：费用发生后5个工作日内提交申请，最迟不得超过当月月底（如遇节假日可顺延至节后第一个工作日），逾期未提交的，费用由个人承担。（二）操作流程详解1.费用发生与票据准备操作步骤：（1）员工因公支出时，需提前确认费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）。（2）取得合规票据：票据需真实、合法、有效，抬头为公司全称，内容需与实际业务一致（如“办公用品”“差旅费”“交通费”等），票据上需加盖开具单位公章或财务专用章。（3）票据整理：按费用类别分类粘贴（如差旅费、办公费、招待费等），每张票据背面需注明费用发生时间、事由、地点及报销人姓名。关键说明：不合规票据（如无公章、抬头错误、内容模糊、过期票据等）不予报销；遗失票据需提交书面说明，经部门主管与行政部审批后，按公司规定处理。2.填写报销单并提交申请操作步骤：（1）登录公司OA系统，进入“报销申请”模块，选择报销费用类别（如差旅费、办公费等）。（2）填写报销信息：报销日期、费用发生时间段、报销总金额、费用明细（含每笔费用的金额、事由、票据张数）。（3）附件：将整理好的票据扫描件（或清晰照片）及费用明细表（如差旅费需附出差审批单）至系统。（4）确认信息无误后提交申请，系统将自动流转至部门主管审核。关键说明：报销单需填写规范，大小写金额一致；费用明细需与票据一一对应，不得合并填写或遗漏。3.部门主管审核操作步骤：（1）部门主管在OA系统中收到报销申请后，需在2个工作日内完成审核。（2）审核重点：费用是否与部门业务相关、报销金额是否符合标准、票据是否合规、事由是否真实。（3）审核结果处理：同意：“通过”，申请流转至财务部；不同意：“驳回”，注明原因（如“票据不合规”“费用超标准”等），员工需修改后重新提交。关键说明：部门主管需对本部门费用支出的真实性、合理性负责，不得审核虚假报销申请。4.财务部审核操作步骤：（1）财务部在OA系统中收到审核通过的报销申请后，需在3个工作日内完成审核。（2）审核重点：票据是否合规、金额计算是否准确、报销标准是否符合公司规定、附件是否完整。（3）审核结果处理：同意：“通过”，流转至出纳付款；不同意：“驳回”，注明原因（如“金额计算错误”“票据未盖章”等），员工需修改后重新提交。关键说明：财务部有权对报销申请进行抽查，如发觉虚假报销，将追回款项并追究相关人员责任。5.出纳付款与账务处理操作步骤：（1）出纳收到财务部审核通过的报销申请后，需在2个工作日内完成付款。（2）付款方式：可选择银行转账（需提供员工本人银行卡号）或现金报销（需出示员工证件号码）。（3）付款完成后，出纳在OA系统中标记“已付款”，并将报销单据交财务部存档。关键说明：银行转账需保证收款账户信息准确，因信息错误导致款项无法支付的，由员工承担相应损失；现金报销需当面点清，离柜后概不负责。（三）相关表单模板表2：员工费用报销单报销日期年月日报销部门*申请人*岗位*联系方式*费用期间年月日至年月日费用类别□差旅费□办公费□招待费□交通费□其他：*报销总金额¥（大写：*）费用明细序号费用事由发生时间1**2**………附件清单□合规票据张□出差审批单□费用明细表□其他：*部门主管审核意见：□同意□不同意（请注明原因：）签字：日期：年月日财务部审核意见：□同意□不同意（请注明原因：）签字：日期：年月日出纳付款付款方式：□银行转账□现金收款账户：（银行卡号）签字：日期：年月日（四）重要提示报销需在费用发生后5个工作日内提交，逾期未提交的，费用由个人承担；特殊情况（如出差返程延迟）需提前向财务部说明，经批准后可适当延长。合规票据是报销的前提，票据需信息完整（抬头、日期、金额、内容、公章等），不得涂改或伪造；遗失票据需提交书面说明，经部门主管与行政部审批后，按公司规定处理。报销金额需符合公司标准（如差旅住宿标准、招待费限额等），超标准部分需由个