公共机构档案管理规范手册

公共机构档案管理规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作服务，根据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，制定本手册。1.2适用范围本手册适用于本单位及所属各部门、派出机构（以下统称“各部门”）的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、保密和数字化等管理工作。凡本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，均适用本手册。1.3基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责的原则；遵循完整、准确、系统、安全和便于利用的原则；坚持依法管理，确保档案的真实性、完整性和可用性。第二章档案管理机构与人员2.1管理机构本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位办公室（或指定专门部门）为档案工作的职能管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导本单位及所属各部门的档案工作。各部门应明确一名负责人分管本部门档案工作，并指定专（兼）职档案员负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作。2.2档案人员档案工作人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案工作人员应定期参加专业培训，不断提高业务能力和管理水平。档案工作人员调动工作时，必须办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。2.3职责分工单位档案管理部门主要职责包括：贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；制定本单位档案管理规章制度和工作细则；组织、指导、监督和检查各部门的档案工作；负责本单位各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和保密工作；组织档案信息化建设和档案宣传教育工作。各部门专（兼）职档案员主要职责包括：负责本部门形成的各类文件材料的收集、积累、预整理和定期向单位档案管理部门归档；协助档案管理部门开展档案利用和编研工作。第三章文件材料的收集与归档3.1归档范围凡是本单位在各项工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均属归档范围。主要包括：（一）单位设立、变更、撤销、合并、分立、年检、登记等方面的文件材料；（二）单位制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等；（三）单位在行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等活动中形成的文件材料；（四）单位在各项业务活动中形成的具有凭证、依据或参考价值的文件材料；（五）上级机关和同级机关发来的与本单位工作有关的重要文件材料；（六）其他具有保存价值的文件材料。3.2归档时间各项工作活动中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的次年上半年内完成归档。对于专业性较强或形成周期较长的项目文件材料，应在项目完成后及时归档。电子文件应与纸质文件同步形成、同步归档。3.3归档要求归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。文件材料的书写和载体应符合归档要求，字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的书写材料。归档的电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与其元数据一并归档。3.4归档程序各部门专（兼）职档案员负责将本部门形成的文件材料收集齐全，按照本手册第四章的要求进行初步整理，填写《文件材料归档移交目录》，经部门负责人审核签字后，向单位档案管理部门移交。档案管理部门应对接收的档案材料进行验收，双方在移交目录上签字，各执一份备查。第四章档案的整理4.1整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应做到分类科学、排列有序、编号规范、目录清晰。4.2分类档案分类应根据本单位的性质、职能和档案特点，选择适当的分类方法。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。可采用一种或多种分类法相结合的方式进行。分类方案应保持相对稳定，如需调整，应编制新旧分类对照表。4.3排列与编号在分类的基础上，按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行排列。排列完毕后，应对每份档案或每卷档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。4.4编目档案编目是按照一定的规则和方法，对档案进行著录和编制目录的工作。主要包括编制案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。著录项目应符合国家档案著录规则的要求，力求准确、简明。第五章档案的保管与保护5.1库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。库房应保持适宜的温度和相对湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度一般控制在45%-60%）。库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品。5.2装具要求档案装具应选用符合国家标准、质地优良、经久耐用的档案柜、档案盒、档案夹等。不同载体的档案应使用相应的装具。5.3库房管理建立健全库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。档案的存放应科学排列，便于取放和管理。5.4档案保护积极采取各种有效措施，防止档案的损坏和褪变。定期对档案进行除尘、消毒。对破损、褪变的档案应及时进行修复和复制。严格执行档案“八防”制度，确保档案实体安全。5.5档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定。鉴定工作应由单位档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行。经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后予以销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案。第六章档案的利用与服务6.1利用范围与方式档案利用分为内部利用和外部利用。单位内部工作人员因工作需要可查阅本单位档案。外部单位或个人查阅本单位档案，须持有效证件和单位介绍信，经档案管理部门负责人批准。档案利用方式主要包括查阅、复制、摘录、借阅等。6.2利用程序查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、范围和方式，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，履行相应审批手续。借阅档案一般限于本单位内部，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案原则上不得带出档案库房。6.3利用要求利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。严禁在档案上批注、勾画或折叠。查阅档案时，应在指定地点进行。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。6.4保密管理严格执行档案保密制度，加强对涉密档案的管理。档案管理人员应熟悉档案内容，掌握保密范围，严格按照保密规定提供利用。利用者应遵守保密纪律，不得泄露档案中的秘密内容。第七章档案的信息化建设7.1基础设施建设根据档案信息化发展需要，配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备、扫描设备、打印设备等硬件设施，以及操作系统、数据库管理系统、杀毒软件等基础软件。7.2档案数字化按照国家和行业标准，对传统载体档案进行数字化加工，建立数字档案资源库。档案数字化应保证数字图像的质量，确保其与原件内容一致、清晰可读。数字化过程中应做好元数据的采集和著录。7.3档案管理系统建立或选用功能完善、安全可靠的档案管理系统，实现档案的接收、著录、整理、保管、利用、统计、鉴定等全过程的信息化管理。档案管理系统应具备权限管理、日志管理、检索查询等功能。7.4数据安全与备份加强档案信息数据的安全管理，建立健全数据备份和恢复机制。定期对档案数据进行备份，备份介质应异地存放。采取必要的技术措施，防止档案信息数据的丢失、泄露和篡改。第八章监督与责任追究8.1监督检查单位档案管理部门应定期对本单位及所属各部门的档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。检查结果应作为有关部门和人员工作考核的参考依据之一。8.2奖励与处罚对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本手册规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，应视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则9.1术语解释本手册所称档案，是指公共机构在各项工作活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本手册所称电子文件，是指在数字设备及环境中生成，以数码形式