物品领用及出门证管理工作流程范本

物品领用及出门证管理工作流程范本一、引言为进一步规范公司内部物品的领用秩序，加强对公司资产的管理与控制，明确物品出门的审批权限与流程，确保公司财产安全，降低运营风险，提高工作效率，特制定本工作流程范本。本流程旨在为各部门提供清晰、可操作的指引，确保物品从领用申请到最终出门的各个环节均处于受控状态，做到有据可查、责任到人。本流程适用于公司所有部门及员工，遵循“统一管理、分级负责、凭单领用、凭证出门、及时登记、账实相符”的原则。二、适用范围本流程所指“物品”包括但不限于：公司购置的各类办公用品、劳保用品、工具设备、原材料、半成品、成品、样品、文件资料、以及其他具有一定价值或特殊性的公司财产。“出门证”特指用于证明公司物品因公务需要（如送货、维修、参展、借用等）或其他经批准的原因需携带出公司区域的正式书面凭证。三、管理职责1.行政部/综合管理部（或指定归口管理部门）：作为物品领用及出门证管理的统筹部门，负责本流程的制定、修订、解释与监督执行；负责常用办公用品、劳保用品的集中采购、入库、保管与发放管理；负责出门证的印制、发放、回收与归档。2.各需求部门：负责本部门物品领用的需求提报、领用申请的初审；指定专人负责本部门领用物品的保管、分发与登记；严格按照审批权限和实际需求办理物品出门手续。3.仓库管理部门（如设有）：负责生产物料、成品、设备等大宗或专业性物品的入库、保管、发放与台账管理，严格凭审批后的领用单据发货。4.财务部：负责对物品采购的预算控制、费用核算，以及对贵重物品、固定资产的账务管理与监督，确保账实相符。5.安保部/门卫室：负责对所有携带出公司物品的查验工作，严格核对出门证与实物是否相符，无有效出门证或证物不符的物品一律不得放行；负责出门证的核验、回收（或副联回收）与登记。四、物品领用管理流程（一）常规办公用品、劳保用品领用1.需求申请与汇总：各部门根据实际工作需要，由经办人填写《物品领用申请单》（注明物品名称、规格型号、数量、用途、领用部门、申请人、日期等信息），经部门负责人签字确认后，定期（如每周固定时间）或不定期向行政部/综合管理部提交。2.审核与发放：行政部/综合管理部物资管理员根据库存情况及领用标准对《物品领用申请单》进行审核。审核通过后，通知领用部门前来领取。领用人员在领取物品时，需在《物品领用登记表》上签字确认，物资管理员同时更新库存台账。对于超出常规领用标准或特殊需求的物品，行政部/综合管理部可要求领用部门提供更详细说明或报请上级领导审批。3.库存补充：行政部/综合管理部物资管理员应定期检查库存，当物品库存低于设定的安全库存量时，及时提出采购申请，按公司采购流程报批后进行采购，确保常用物品的供应。（二）专项物品、设备及大宗物料领用1.专项申请与审批：对于非日常消耗的专项物品、工具、设备或生产用原材料、零部件等，由领用部门经办人填写《物品领用申请单》，详细注明用途、规格、数量等，并附相关证明文件（如项目立项书、维修申请单等），经部门负责人审核签字后，根据物品价值及公司授权体系，报请相应层级领导审批。贵重物品或大额资产的领用，需总经理或其授权人审批。2.仓库发料：审批通过的《物品领用申请单》交至仓库管理部门（或行政部指定管理员）。仓库管理员核对单据审批完整性后，按照“先进先出”原则或指定批次进行备货，并在领用单上注明实发数量，由领用人签字确认。仓库管理员据此登记出库台账，更新库存。3.领用登记与跟踪：对于价值较高、可重复使用的工具或设备，领用部门应建立内部领用登记台账，明确保管人，确保资产的妥善使用与及时归还。五、出门证管理流程（一）出门证申请与审批1.申请事由确认：凡需携带公司物品出公司区域的，经办人须提前确认出门事由是否符合公司规定。常见事由包括：客户送货、外部维修、参加展会、样品寄送、公务借用、报废处置等。2.填写出门证：经办人填写《物品出门证》，详细、准确填写物品名称、规格型号、数量、单位、出门日期、出门事由、携带人姓名及联系方式、领用部门等信息，并附上相关证明文件（如销售订单、维修合同、借用协议、报废审批单等，若为领用物品直接出门，需同时提供《物品领用申请单》作为附件）。3.逐级审批：*一般物品：由部门负责人对《物品出门证》的真实性、合理性进行审核签字。*贵重物品、大额资产或涉密文件资料：在部门负责人审核后，还需报请分管领导或总经理审批。*成品、半成品、原材料等：通常需经生产部门、销售部门负责人审核，并附相应的出库单或发货通知单。审批人应对出门物品的必要性、数量准确性及相关手续的完备性负责。（二）出门证开具与使用1.凭证开具：经最终审批通过的《物品出门证》，由行政部（或指定的出门证管理部门）统一编号、登记后开具正式出门凭证。出门证一般为一式两联或三联，一联留存根，一联交携带人作为出门凭证，一联可交门卫室留存或回收。2.物品出门查验：携带人在物品出门时，须主动向门卫出示《物品出门证》及相关物品。门卫人员须严格核对以下内容：*出门证是否为公司正式印制，有无涂改、伪造痕迹；*出门证审批手续是否完整，签字是否有效；*出门证上填写的物品名称、规格、数量与实际携带物品是否一致；*携带人身份是否与出门证上登记信息相符。3.核对无误放行：经门卫查验无误后，方可放行。门卫需在出门证上注明实际出门时间，并由值班门卫签字。对于多联式出门证，门卫应回收相应联次存档。4.证物不符处理：如发现证物不符、无有效出门证或审批手续不全等情况，门卫有权拒绝放行，并及时向行政部或安保部报告，由相关部门进行核实处理。（三）出门证的回收与归档1.日常回收：门卫室每日或定期将回收的出门证副联（或存根联）整理后，交回行政部/综合管理部进行归档保存，保存期限一般不少于一年，以备查验。2.统计与分析：行政部/综合管理部可定期对出门证的使用情况进行统计分析，了解物品出门的频率、种类等，为优化管理提供数据支持。六、物品领用与出门的关联管理1.领用与出门的衔接：对于领用后需立即携带出门的物品，经办人在办理领用手续时，应同时提出出门申请，或在领用申请中注明出门需求，以便相关部门提前审核，避免重复审批。2.内部调拨与出门：公司内部不同厂区或办公地点之间的物品调拨，若涉及跨区域运输且需经过公司大门，也应参照本流程办理出门证手续，注明“内部调拨”及接收部门。3.临时借用物品归还：临时借用外出的物品归还时，原则上无需办理进门手续，但如涉及海关监管物资或有特殊规定的，需按相关规定执行。七、监督检查与责任1.定期检查：行政部/综合管理部会同财务部、安保部等相关部门，定期或不定期对物品领用台账、库存情况、出门证管理执行情况进行监督检查，确保流程得到有效执行。2.责任追究：对于违反本流程规定，如未经审批擅自领用物品、虚报冒领、私自携带公司物品出门、伪造或涂改领用单/出门证、门卫未严格履行查验职责导致公司物品流失等行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。八、附则1.本流程由公司行政部/综合管理部负责解释和修订。2.各部门可根据本流程结合自身实